В основанной на процессах организации все же будут существовать установленные функции для, скажем, производства, продаж и сферы дистрибуции. Но упор будет на том, каким образом эти сферы работают вместе в многофункциональных проектах, чтобы справиться с предъявляемыми требованиями, такими, как разработка продукт/рынок. Группы совместно будут решать, как можно отреагировать на требования потребителей. Качество и постоянное улучшение при этом рассматриваются как общая обязанность менеджеров и работников каждого отдела. Гладкое течение работы между отделами планируется поддерживать наличием общих важнейших целей, и организация будет работать, объединяя ресурсы различных отделов в целевые или проектные группы.

Структура организации, описанная в организационной схеме, не дает никакого реального представления о том, как организация функционирует. Чтобы понять это, необходимо рассмотреть различные процессы, которые происходят внутри структуры: процессы взаимодействия и социальных взаимосвязей, передачи информации, поведения группы, лидерства, власти, политики и конфликтов.

Организации состоят из групп людей, работающих вместе. Взаимодействия происходят внутри и между группами, и степень, в которой эти процессы формализованы, различается в зависимости от условий организации. Чтобы понимать организационное поведение и оказывать на него влияние, необходимо знать, как ведут себя группы. В частности, это означает рассмотрение характера:

• формальных групп;

• неформальных групп;

• процессов, которые происходят внутри групп;

• идеологии группы;

• сплоченности группы;

• понятия референтной группы и ее воздействия на своих членов;

• факторов, влияющих на эффективность группы;

• стадий развития группы;

• идентификации с группой.

Формальные группы создаются организацией для достижения определенной цели. В формальных группах собираются работники, имеющие навыки, необходимые для выполнения задания, при этом существует некоторая система, которая управляет, координирует и контролирует деятельность группы. Структура, состав и размер группы во многом зависят от характера задач, хотя традиции, организационная культура и стиль управления могут оказывать серьезное влияние на это. Чем более шаблонная задача ставится или чем четче она определена, тем более структурированной будет группа. В высокоструктурированной группе руководитель играет ведущую роль и может с успехом применять авторитарный стиль. Роль каждого члена группы в данном случае четко определена, и, вероятно, будет существовать иерархия власти. Чем более неопределенная задача стоит, тем труднее структурировать группу. Роль руководителя, вероятнее, сведется к поддержке: он или она будет обращать внимание на стимулирование и координацию, а не на распоряжения. Стиль работы группы будет более демократичным, а индивидуальные роли – изменчивыми и нечетко определенными.

Неформальные группы создаются работниками организации, которые имеют некоторую взаимную симпатию. Можно сказать, что формальные группы удовлетворяют потребности организации, тогда как неформальные – потребности ее членов. Одна из главных целей организационного проектирования и развития – гарантировать, насколько это возможно, что основы, на которых строится деятельность и допустимый и поощряемый образ действий группы, удовлетворяют потребности и тех и других. Ценности и нормы неформальных групп могут работать против организации. Впервые это было установлено в ходе Хоторнских экспериментов, которые показали, что группы могут управлять собственным поведением и уровнем производительности, независимо от желаний руководства. Однако понимание процессов, протекающих внутри групп, может помочь руководителю заставить их работать на потребности организации, а не против них.

Как отмечалось ранее, на способ функционирования групп влияют задачи и нормы организации. Дополнительным фактором является размер. В больших группах представлено больше разнообразных способностей, знаний и навыков, однако работникам труднее сделать свое присутствие в них ощутимым. Согласно Хэнди (1981), оптимальный размер группы в отношении наибольшей вовлеченности сотрудников и разносторонности задач – между пятью и семью. Но чтобы достичь требуемой широты знаний, иногда необходимо значительно увеличить группу, а это предъявляет повышенные требования к руководителю – он должен уметь привлекать людей к участию. Основные процессы, протекающие в группах, описаны далее. Они включают в себя взаимодействие, обязательные и вспомогательные функции, идеологию, сплоченность, развитие группы и идентификацию с группой.

Х. Ливитт (1951) определил три основных канала коммуникации внутри групп. Они показаны на рис. 20.1.

Эти типы групп характеризуются следующими признаками:

• группы-колеса – подходят для решения простых задач, работают быстрее, нуждаются в меньшей информации, чтобы решить проблему, допускают меньше ошибок, чем группы-круги, но не меняются при изменении задачи;

• группы-круги быстрее, чем группы-колеса, справляются со сложными проблемами;

• многоканальные группы самые гибкие и с успехом работают в сложных, меняющихся ситуациях.

Степень удовлетворенности работников ниже всего в группах-кругах, она достаточно высока в многоканальной группе, а в группах-колесах руководитель получает больше удовлетворения, чем рядовые члены группы.

РИСУНОК 20.1

Каналы коммуникации внутри групп

В группах должны выполняться следующие функции:

• обязательные – выдвижение инициатив, поиск информации, диагностика, опрос мнений, оценка, принятие решений;

• вспомогательные – поддержка, компромисс, сохранение мира, внесение ясности, подведение итогов, установление норм.

Именно руководитель или руководители должны гарантировать, что эти функции эффективно исполняются. Группы без руководителя могут работать, но только в специальных условиях. Руководитель – официальный или назначивший себя сам – это почти самое главное. Стиль руководства влияет на образ действий группы. Если руководителя уважают, это повышает сплоченность группы и ее способность добиваться результата. Неуместно авторитарный стиль создает напряженность и возмущения. Попустительский стиль означает, что уважение к руководителю низко и группа работает недостаточно эффективно.

В ходе взаимодействия сотрудников в группе и выполнения обязательных и вспомогательных функций группа порождает идеологию, которая влияет на отношения и действия ее членов и степень их удовлетворенности.

Сплоченность возрастет, если у группы сильная идеология и отдельные члены прочно отождествляют себя с группой. В этом случае будут развиваться групповые нормы или неписаные правила, которые определяют, какое поведение приемлемо, а какое нет. Однако сплоченность группы может приводить как к положительному, так и к отрицательному результату. Проведенное Дженисом (1972) исследование, посвященное процессу принятия решений в группах внешней политики США, установило, что сплоченная группа людей, разделяющих общую судьбу/гибель, оказывает сильное давление на отдельных членов, что ведет к конформизму. Дженис ввел термин «групповое мнение» для описания преувеличенных иррациональных тенденций, которые, по-видимому, имеют место в группах, и доказал, что окружение группы может ослаблять здравый смысл.