• необходимость избежать информационной перегрузки;

• учет влияния компьютеризированной системы человеческих ресурсов на ЧР и показатели труда организации.

Кеттли и Рейли подчеркивают важность недопущения простой компьютеризации существующих процессов. Необходимо «мыслить процессами», т. е. переработать процессы и лишь потом компьютеризировать их. Это может включать в себя серьезную рационализацию уже существующих процессов.

Далее перечислены типичные этапы разработки информационной системы в сфере управления ЧР:

• Определить текущие и будущие потребности предприятия, то, каким образом они отражаются на ЧР, и их значение для информационной системы.

• Определить, какие продукты в виде информации и отчетов требуются от системы.

• Сформулировать потребности на высоком уровне.

• Выявить варианты, доступные для удовлетворения потребностей организации, связанных с ЧР.

• Подготовить рекомендации о том, как внедрить эту систему, для утверждения руководителем компании и покупки. Они должны быть подвержены как финансовой оценке, так и анализу преимуществ, которые получит организация, и любых вызванных ими изменений в практике ведения дела. Потребуется план перехода, где будет подробно изложена последовательность действий, позволяющих организации быстро и эффективно перейти к любой новой системе с минимальными потрясениями.

Таковыми являются:

• прямой ввод данных в исходную программу;

• системы, в которых может работать «опытный пользователь», а не только специалист, посвятивший себя этому;

• программы, способные осуществлять процессы управления, а не просто управленческие информационные системы;

• базы, которые предоставляют линейным менеджерам необходимую информацию в хорошо понятной форме.

Набор прикладных программ определит информационная стратегия. Особенно важно гарантировать, что аппаратное обеспечение соответствует потребностям организации в том, что ПК и терминалы находятся там, где надо, и объединены в сеть должным образом.

Не менее важно гарантировать, что система спроектирована так, чтобы содержать все основные данные, необходимые для предоставления управленческой информации. Система должна быть удобной для пользования с учетом того, что ввод данных при работе в системе занимает больше всего времени и процедуру запросов для получения информации необходимо сделать как можно легче для изучения и пользования.

Конкретные вопросы, которые рассматриваются при разработке системы, – это:

• выбор аппаратного обеспечения;

• выбор программного обеспечения;

• управление базами данных;

• степень, в которой система объединена с системой учета заработной платы;

• план разработки.

Выбора аппаратного обеспечения может не быть – немногие системы все еще привязаны к обычным компьютерам. Как правило, особенно в крупных организациях, используются сетевые системы персональных мини-компьютеров или микрокомпьютеров.

В основе системы должна лежать база данных – автоматически описывающая совокупность комплексных данных о работниках. Особое внимание нужно обратить на систему управления базами данных (СУБД), программу или пакет программ, которые создают и используют базы данных или прикладные программы для баз данных. Не меньше внимания следует уделять проектированию форм базы данных: формы ввода данных, которые разрабатываются по заказу, видеодисплеи, используемые для ввода и изменения данных, запросы, применяющие стандартный язык запросов (SQL), и формы отчетов, которые представляют собой текстовой вывод данных. База данных наверняка имеет намного более высокое качество, если она используется в таких повседневных процессах, как подбор и наем персонала, организация обучения и оценка работ.

Хотя многие организации используют разные программы для учета заработной платы и управления персоналом (первые обычно находятся в ведении бухгалтерии), многое можно сказать в пользу комплексной системы. Она делает пользование одной общей базой данных экономически выгодным и создает возможности для таких процессов, как действие системы гибкой оплаты труда (с вариантами для выбора работниками).

Существует огромный, почти сбивающий с толку выбор пакетов прикладных программ, обеспечивающих хранение данных и создание отчетов. Компании, производящие программное обеспечение, постоянно изменяют и развивают свои продукты и между делом создают что-то для общего пользования. Однако если организация имеет собственные ресурсы системного анализа и программирования, у нее есть преимущество, состоящее в разработке программных средств специального применения. Но систему будет необходимо очень тщательно отладить, особенно если это распределенная система, включающая линейных менеджеров.

Как показал опрос IRSI (2004), посвященный использованию информационных систем управления человеческими ресурсами, несмотря на то что рынок прикладных программ ЧР сильно фрагментирован, большинство организаций пользуется внешними поставщиками. Существует два базовых подхода. Во-первых, это «интегрированная оптимальная модель», дающая ссылки на прикладные программы различных специализированных провайдеров и создающая то, что на самом деле представляет собой сделанную на заказ систему. Во-вторых, это модель «набора прикладных программ», когда один торговец предлагает группу модулей, связанных ссылками. Если необходимо прибегнуть к услугам внешнего поставщика, то выбор следует делать следующим образом:

• исследовать рынок компьютерных программ по ЧР посредством посещения торговых выставок и изучения печатных изданий;

• пересмотреть процессы и существующие системы ЧР;

• разработать спецификацию требований к системе;

• послать извещение о тендере нескольким поставщикам;

• собрать отзывы от их нынешних покупателей, не забыв сходить на сайты;

• проанализировать и оценить программные продукты в баллах, сравнив их со спецификацией.

Вот десять шагов, которые требуются, чтобы разработать и внедрить информационную систему:

1. Определить цели – сокращение управленческих расходов, повышение скорости обработки данных, получение новейшей системы, обеспечивающей принятие решений, или какая-то их комбинация?

2. Подготовить коммерческую аргументацию в пользу системы, которая подробно излагает выгоды и затраты.

3. Провести исследование осуществимости проекта и рассмотреть программы, их возможную стоимость и преимущества. Это исследование организация может провести самостоятельно либо с привлечением внешних консультантов или производителей программного обеспечения, предоставляющих консалтинговые услуги. При исследовании осуществимости проекта провести полный анализ, определить потребности пользователя и дать гарантию, что все, кто связан с проектом, информированы о том, что планируется, какие преимущества он даст и какой вклад в разработку и применение системы от них ожидается. Следует уточнить, какие данные система должна будет содержать и обрабатывать и как они будут использоваться. Необходимо принять во внимание положения Закона о защите данных (1998).

4. Подготовить перечень требований, в котором будет подробно указано, что система предположительно будет делать и каким образом компания хотела бы ее использовать. Этот перечень можно представить как инструкцию поставщикам аппаратного и программного обеспечения, прежде чем выбрать систему.

5. Выбрать нужные аппаратные и программные составляющие системы. К этому этапу может относиться принятие решения о том, в какой степени будут использоваться имеющиеся аппаратные и программные средства (например, системы учета заработной платы). Требуется также рассмотреть необходимость прокладывания сети, т. е. соединения пользователей посредством терминалов, и ее размер.