Существует огромный выбор прикладных программ, начиная с простейших – по учету кадров – и заканчивая новейшими «экспертными» системами, которые настроены на принятие решений по основополагающим вопросам в сфере управления ЧР.

Основные функции автоматизированных систем управления ЧР состоят в том, чтобы:

• хранить персональные данные работника, содержащие информацию о предыдущей профессиональной деятельности, навыках и квалификации, отпусках и невыходах на работу;

• хранить информацию по должностям, включая квалификационный уровень, заработную плату и пособия, режим работы, место работы, должностную инструкцию и определение роли;

• составлять отчеты, где кратко изложены различные аспекты этой информации.

Дополнительная «функциональность», которую может воплощать система, охватывает:

• регистрацию и анализ невыходов на работу, посещаемости и текучести кадров, которые включают сопоставление различных профессий, местоположения и представление данных об отклонениях;

• организацию подбора и обучения персонала;

• оценку работ;

• новейшие средства моделирования в планировании человеческих ресурсов и управлении вознаграждением, которое дает возможность использовать систему для обеспечения принятия стратегических решений;

• подключение к Интернету (например, как часть системы поиска персонала с помощью Интернета) или внутренней информационной сети.

Очень полезно делать различие между трансакционным применением (такие процессы ЧР, как ведение документов, рекрутинг и е-обучение) и родственными системами (коммуникация, управление знаниями и укрепление бренда работодателя).

Системы могут быть полностью объединены с системами учета заработной платы либо, что более распространено, они поддерживают прямую связь. Некоторые системы автономны. Может быть одна комплексная программа или отдельное программное обеспечение для таких функций, как управление посещаемостью или оценка работ.

Эта система предоставляет информацию, необходимую для управления процессами ЧР. Она может быть в виде базы данных работников и системы начисления зарплаты и в дальнейшем расширена за счет таких продуктов, как система рекрутинга, электронного обучения, управления показателями труда и вознаграждением. Она также может представлять собой веб-систему, что облегчает доступ к ней в любое время, на расстоянии или в онлайновом режиме.

Внутренняя сеть (интранет) – это электронная сеть, облегчающая обмен данными и коммуникацию подразделений. Она сообщает информацию о политике ЧР, а также сведения о возможности обучения и преимуществах гибкого режима работы для сотрудников. Она может включать в себя ссылки, помогающие менеджерам и остальным сотрудникам организации непосредственно пользоваться прикладными программами ЧР, вносить изменения или делать запросы.

Портал B2E представляет собой отдельный экран интранета, который позволяет организации собирать и представлять информацию, делая ее легкодоступной для всех сотрудников.

Провайдер прикладных программ (ASP – application service provider) берет на себя полностью или по большей части администрирование информационных систем человеческих ресурсов. Мелкие или средние организации могут воспользоваться ASP на основе аутсорсинга, возложив ношу по управлению этой системой на сторонние организации, специализирующиеся в этой области.

В исследовании, проведенном Институтом персонала и развития (ИПР) и Институтом исследований занятости (ИИЗ) в 1999 г., было установлено, что организации высоко оценили следующие параметры системы:

• данные о работниках;

• учет заработной платы;

• исчисление оплаты больничных листов и декретных отпусков;

• контроль равенства возможностей;

• создание стандартных писем и договоров;

• регистрация и контроль невыходов на работу;

• данные о ежегодных отпусках;

• запросы;

• регистрация присутствующих;

• регистрация дисциплинарных нарушений.

Параметрами, которые оценили не так высоко, были:

• психометрическое тестирование;

• оценка интеллекта и личностных качеств;

• составление графика смен или дежурств;

• построение структуры организации;

• планирование преемственности;

• моделирование «что, если...»;

• определение навыков, соответствующих должности;

• планирование рабочей силы;

• анализ потребностей в обучении;

• документирование аттестаций;

• моделирование системы оплаты труда.

В руководстве ИПР по использованию автоматизированных систем управления персоналом (1999) утверждается, что эффективная система будет обладать следующими качествами:

• удовлетворение потребности организации;

• удобство в использовании;

• достаточные возможности составления отчетов;

• гибкость;

• соответствие цены и качества;

• серьезная поддержка со стороны поставщика;

• надежность.

В руководстве ИПР 1999 г. перечислен ряд типичных проблем и предложены способы их решения. Проблемы и решения изложены в табл. 57.1.

Таблица 57.1. Проблемы с компьютерными системами и способы их решения

С распространением персональных компьютеров (ПК) и развитием распределенной обработки данных в локальных и глобальных сетях стало возможным использование линейными менеджерами данных, пересылаемых из центра (обычного компьютера, мини-компьютера или системы UNIX). Менеджеры также могут хранить свои данные и работать с цифрами, используя электронные таблицы, например, при рассмотрении альтернативных способов распределения бюджета с целью увеличить фонд заработной платы своих работников. Конечно, все данные будут тщательно защищены, чтобы они поступали только к тем, кто имеет допуск, а некоторые данные могут предоставляться в режиме «только для чтения».

Ясно, что стратегия привлечения линейных менеджеров к пользованию системой целиком зависит от политики организации в отношении передачи им полномочий принимать решения по вопросам управления персоналом. Однако если организация придерживается именно такой политики, то та будет наверняка реализована при условии, что менеджеры имеют доступ к требующейся информации.

При разработке компьютеризированной системы человеческих ресурсов необходимо принять решения относительно типа и доли оказываемых услуг, оптимальных способах их предоставления и использования системы, принадлежащей нескольким сервисным центрам ЧР. При этом возникают следующие задачи (Кеттли и Рейли, 2003):

• обеспечение учета инвестиций в создание компьютеризированной системы человеческих ресурсов в стратегии компании;

• учет потребностей разнообразной рабочей силы, включая их знакомство с технологией и доступ к ней;

• учет индивидуальных требований заказчика при создании компьютеризированной системы человеческих ресурсов;