Чиновники, занимающиеся закупками, должны сосредоточиться на обеспечении лучшей цены за высококачественные, приоритетные продукты. Качественная система закупок должна следить за реальными (т. е. общими) покупными ценами поставщиков, включая скрытые издержки, связанные с низким качеством продукта, ненадлежащей работой поставщика или коротким сроком хранения, затраты по хранению на различных уровнях системы поставок, а также текущие расходы и потребности в капитале, связанные с управлением и администрированием системы закупок и дистрибуции. Значительные объемы закупок обычно позволяют получить хорошие цены и условия контракта для закупщиков, учитывая экономию от масштаба. Объединение потребностей множества лечебных учреждений или нескольких штатов или стран, ограничения на отбор лекарств и устранение дублирующих друг друга лекарств внутри терапевтических категорий может повышать объемы отдельных позиций и открывать возможности для снижения цен, если процесс закупок осуществляется достаточно хорошо. Но такие совместные закупки бывают эффективными, только если применяются соответствующие процедуры, гарантирующие честность процесса, точность определения количества и эффективность дистрибуции.

Для снижения риска коррупции процедуры закупок должны быть прозрачными, соответствовать формальным письменным правилам в течение всего процесса и использовать ясные критерии при выборе поставщика. В руководстве по закупкам фармацевтической продукции Всемирного банка (World Bank, 2000) предлагается хорошая модель, которую можно взять за образец. Одной из мер против сговора и взвинчивания цен на лекарства является общедоступность информации о тендере и его результатах. В Бразилии в последние годы цены на закупаемые государством медикаменты публикуются на веб-сайте с целью их снижения и предотвращения манипуляций. Риски коррупции в этой стране снизились благодаря использованию электронных торгов и распространению информации о процедурах и результатах закупок. Эти инструменты могут быть более эффективными, когда они сочетаются с параллельными усилиями, такими как обеспечение большого количества национальных и зарубежных поставщиков, конкурирующих за каждый продукт, по которому проводится тендер. Большое количество потенциальных поставщиков стимулирует ценовую конкуренцию и сокращает риск сговора или завышения цены со стороны поставщиков (Cohen and Carikeo Montoya, 2001).

Система закупок лекарственных средств должна гарантировать отбор надежных поставщиков высококачественных продуктов и применение программ обеспечения качества, включающих контроль и тестирование лекарственных средств. Процедуры предварительной и последующей квалификации помогают не допустить поставщиков, не отвечающих требованиям, к участию в тендере и таким образом обеспечить своевременное проведение тендеров. Предварительная квалификация поставщиков обычно проводится расширенным комитетом по закупкам, состоящим из менеджеров и технических работников, в том числе специалистов в области обеспечения качества.

Составление первоначального списка поставщиков, прошедших предварительный квалификационный отбор, для каждого лекарственного средства занимает много времени, но в конечном счете сберегает его. Система последующей квалификации предполагает оценку поставщиков после получения предложений и может приводить к длительным задержкам при выборе победителя, поскольку оцениваются возможности множества неизвестных поставщиков. Оценка новых поставщиков может включать официальную регистрацию, инспекцию, проверку рекомендаций, пробные закупки и сбор неофициальной информации на месте. Важным компонентом системы обеспечения качества является «прослеживаемость», т. е. поставщики должны иметь возможность свободно проследить путь продукта до производителя, а производители должны иметь возможность проследить путь ингредиентов до их производителей. В любом случае отбор поставщиков должен быть обоснованным и подтверждаться соответствующими данными.

Успешные агентства по закупкам могут следить за работой поставщиков с помощью формализованной системы мониторинга, которая отслеживает время выполнения заказа, соответствие условиям контракта, отгрузку партий товара, качество лекарств, выполнение инструкций по упаковке и этикетированию и другие этапы процесса. Хорошая информационная система также должна отслеживать количество и стоимость заключенных в результате тендеров контрактов и стоимость всех закупок у конкретного поставщика в течение года и показатели для каждого тендера.

Системы предварительного квалификационного отбора помогают не допустить к участию в тендере поставщиков, не соответствующих стандартам, но этот метод не свободен от риска коррупции, если поставщики включаются в список не в соответствии с объективными и поддающимися контролю критериями. Система последующей квалификации может, напротив, исключать подходящих участников, если агентство по закупкам хочет создать благоприятные условия определенным компаниям. В обоих случаях отдельные лица или представители компаний могут пытаться заставить правительство закупить медикаменты, не походящие с экономической или терапевтической точки зрения.

Чтобы снизить коррупционные риски, агентства по закупкам должны строго придерживаться объявленной даты окончания торгов. Должны вестись учетные записи по всем полученным предложениям. В них следует включать дату подачи предложения и имя лица, принявшего его. Невскрытые предложения следует хранить в недоступном, безопасном месте до даты окончания торгов. Все предложения должны вскрываться в официальной обстановке, желательно публично, в назначенный день, а вскрытые предложения должны регистрироваться и нумероваться для удобства работы с ними в будущем. Кроме того, сотрудники агентства по закупкам должны собирать информацию для тендерной комиссии или комитета по закупкам и давать им технические рекомендации, но ни в коем случае не принимать окончательных решений о контрактах. Принимать решение должен только комитет по закупкам или тендерная комиссия. Результаты их решения, в том числе победитель конкурса и контрактная цена, должны быть доступными для всех участников и широкой публики (например, через веб-сайт).

Агентство по закупкам должно регулярно сообщать ключевые индикаторы эффективности закупок. Стандартные индикаторы включают плановый объем закупок по сравнению с фактическим объемом потребления в течение определенного промежутка времени, полученные цены по сравнению со средними международными, среднее время выполнения заказа поставщиком и уровень обслуживания, процент основных лекарств в запасе на различных уровнях системы поставок и отчет о нехватке лекарств. Эти индикаторы также полезны тем, что позволяют сравнить фактические данные по эффективности с плановыми за различные промежутки времени. И, наконец, в агентстве по закупкам ежегодно должна проводиться аудиторская проверка третьей стороной, отобранной по уровню профессионализма. Аудитор должен предоставить официальное заключение в соответствии с законодательными требованиями конкретного государства и, кроме того, письмо с подробными комментарии для руководства организации и государственного органа надзора. Информация о результатах ежегодных аудиторских проверок должна быть доступна широкой публике на веб-сайте или в правительственном офисе общественной информации.

Государственная система распределения, независимо от того, кто ею управляет – правительственное агентство или частная компания по контракту с правительством, должна обеспечивать своевременную и безопасную поставку необходимого количества медикаментов в лечебные учреждения и аптеки, нуждающиеся в них. Затраты на дистрибуцию и хранение могут составлять внушительную часть розничной цены на лекарство, особенно когда лекарства поставляются в отдаленные районы или когда недостаточная конкуренция ведет к неадекватным наценкам со стороны оптовых и розничных продавцов. Некоторые страны ввели кодексы надлежащей практики в сфере дистрибуции, в которых стандартизированы требования к персоналу, документации, помещениям и оборудованию. Неправильные условия хранения могут вести к потерям из-за переадресования (коррупция) и порчи лекарств (неэффективность). Хорошо продуманная и управляемая система дистрибуции и хранения должна обеспечивать поддержание запасов лекарственных средств на постоянном уровне, надлежащие условия хранения в течение всего процесса дистрибуции, минимизацию потерь из-за порчи и истечения срока годности, рационализацию мест хранения лекарств и максимально эффективное использование доступных транспортных ресурсов.