4.2.8.   Подписанные документы исполнитель передает на хранение заместителю финансового директора.

4.3.  …

На практике для малых и средних компаний часто разрабатываются упрощенные варианты положений о бизнес-процессах. Эти варианты представляют обыкновенную матрицу распределения ответственности за процедуры регламентируемого бизнес-процесса.

Пример такого упрощенного положения о процессе «Подбор и прием персонала» приведен в табл. 6.6.

Табл. 6.6. Упрощенное положение о процессе «Подбор и прием персонала»

Положение о бизнес-процессе «Подбор и прием персонала»

Ответственный за бизнес-процесс: Начальник отдела подбора персонала.

6.4. Структурные регламенты

Структурные регламенты регламентируют оргструктуру компании и выполняемые ею процессы. Этот тип документов регламентирует компанию с точки зрения оргструктуры — в них прописываются сначала структурные единицы, а потом указываются процессы, которые они выполняют.

Существуют три вида структурных регламентов. Первый вид представлен регламентом верхнего уровня и называется положением об организационной структуре компании. Второй вид представляет группу документов среднего уровня, регламентирующих структурные подразделения. Эти регламенты называются положениями о структурных подразделениях, и их количество определяется широтой и глубиной регламентации предприятия. И последний третий вид структурных регламентов представляет группу документов, регламентирующих самый нижний уровень оргструктуры — персонал. Эти регламенты называются должностными инструкциями, и их количество также определяется широтой и глубиной регламентации компании.

Различия между тремя видами структурных регламентов определяются уровнем описания оргструктуры. Если положение об оргструктуре описывает всю структуру предприятия агрегировано, то положение о подразделении описывает только структуру отдела, а должностная инструкция используется на самом нижнем уровне и детально описывает должностные обязанности сотрудников.

6.4.1. Положение об организационной структуре компании

Положение об организационной структуре описывает структуру предприятия на верхнем уровне, показывая, из каких структурных единиц состоит компания и какие процессы они выполняют.

Помимо этого положение об оргструктуре имеет и другие важные разделы, такие как: общие положения, порядок внесения изменений, приложения и пр.

Типовая структура положения об оргструктуре с максимальным перечнем разделов, которые этот документ может содержать, приведена в табл. 6.7.

Табл. 6.7. Типовая структура положения об оргструктуре с максимальным перечнем разделов

I.   Общие положения

1.1.   Назначение (цели) положения;

1.2.   Область применения положения (структурные подразделения, должности и процессы, деятельность которых регламентируется положением);

1.3.   Внутренние и внешние документы, регламентирующие оргструктуру компании (законы, уставы, положения, приказы, акты, распоряжения, стандарты и т. д.);

1.4.   Термины, определения и сокращения, используемые в положении;

1.5.   Прочее.

II.   Организационная структура компании первого уровня

2.1.   Структурная единица 1;

2.2.   …

Примечание: В этом разделе приводится описание оргструктуры компании первого уровня.

III.   Бизнес-направления компании первого уровня

3.1.   Бизнес-направление 1;

3.2.   …

Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-направлений (продуктовых групп, рынков) компании первого уровня.

IV.   Бизнес-процессы компании верхнего уровня

4.1.   Бизнес-процесс первого уровня 1;

•   Бизнес-процесс второго уровня 1.1 (процедура);

•   …

4.2.   …

Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-процессов компании первого-второго уровня.

V.   Распределение бизнес-направлений и бизнес-процессов по оргструктуре

5.1.   Структурная единица;

•   Бизнес-направления, в которых задействована структурная единица;

•   Бизнес-процессы, в которых задействована структурная единица.

5.2.   …

Примечание: В этом разделе приводится описание распределения бизнес-направлений и бизнес-процессов по оргструктуре первого уровня. Здесь для каждой структурной единицы указываются бизнес-направления и бизнес-процессы, в которых структурная единица задействована.

VI.   Контроль и ответственность

6.1.   Процедура контроля исполнения настоящего положения;

6.2.   Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего положения.

VII.  Порядок внесения изменений в положение

Примечание: В этом разделе описывается порядок внесения изменений в положение или, другими словами, описывается процедура его актуализации.

VIII. Приложения

8.1.   Графические схемы оргструктуры компании до первого уровня;

8.2.   Графические схемы распределения бизнес-направлений и бизнес-процессов по оргструктуре первого уровня;

8.3.   Графические схемы основных взаимодействий структурных единиц первого уровня.

Структура первого раздела «Общие положения» аналогична подобным разделам процессных регламентов.

Во втором разделе положения описывается оргструктура компании до первого уровня. При ее описании перечисляются структурные единицы первого уровня — департаменты или отделы предприятия, для которых разрабатывается положение.

В третьем разделе положения об оргструктуре перечисляются бизнес-направления деятельности компании, которые представляют продуктовые группы или рынки, на которых компания работает и получает прибыль.

Четвертый раздел регламента содержит иерархический перечень основных, обеспечивающих и управленческих бизнес-процессов компании как первого, так и второго уровней. Причиной детализации процессов до второго уровня является то, что процессы первого уровня являются сквозными и в их выполнении участвуют различные подразделения первого уровня. В результате этого каждое подразделение первого уровня полностью выполняет только процессы второго уровня. Именно поэтому их и нужно указать для того, чтобы описание распределения процессов по оргструктуре было достаточно информативным.

Пятый раздел положения содержит информацию о распределении бизнес-направлений, основных, обеспечивающих и управленческих бизнес-процессов по оргструктуре первого уровня. Здесь для каждого подразделения указываются бизнес-направления и бизнес-процессы первого уровня, за которые они отвечают, а также бизнес-процессы второго уровня, исполнителями которых они являются.

Структуры шестого и седьмого разделов положения об оргструктуре «Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в положение» аналогичны подобным разделам процессных регламентов.

По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.

В последнем восьмом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы оргструктуры компании, схемы распределения бизнес-направлений и процессов по структурным единицам и графические схемы основных взаимодействий этих структурных единиц.

Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение об оргструктуре компании. По аналогии с процессными регламентами в каждом конкретном случае необходимо выбрать перечень основных разделов, наиболее актуальных для текущих целей регламентации. Минимальный формат этого структурного регламента представлен разделом V.