Если разрабатываются регламенты для устоявшихся бизнес-процессов, где сотрудники знают, как их выполнять и требуется только узаконить распределение ответственности, достаточным является простое описание процедур и ответственных за их выполнение.

Если цели регламентации требуют обеспечения соблюдения сроков, то нужно пойти дальше и указать в регламенте нормативное время выполнения бизнес-процедур.

Если в процессе используется сложный документооборот, тогда в положении целесообразно описать его подробно.

Если регламент разрабатывается для нового бизнес-процесса, который сотрудники никогда не выполняли, целесообразно включить в приложения формы документов, которые составляют документооборот процесса. При этом эти формы нужно не просто описать, но и указать порядок их заполнения.

В максимальном случае положение по одному бизнес-процессу вместе с прилагаемыми формами — это довольно объемный пакет документов, который может достигать 40–80 страниц. Поэтому, чтобы не тратить лишние усилия, в каждом конкретном случае в зависимости от ситуации и существующих проблемных мест в бизнес-процессе нужно выбрать оптимальный набор разделов, который должен войти в регламент. Минимальный формат этого процессного регламента представлен разделом IV.

В табл. 6.5. приведен фрагмент положения о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки», разработанного для компании, занимающейся торговлей сложным технологическим оборудованием.

Табл. 6.5. Фрагмент положения о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки» торговой компании

Положение о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки»

I.   Общие положения

1.1.  Назначение

Настоящее положение о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки» (далее Положение) в компании ></emphasis> (далее Компания) предназначено для распределения ответственности и регламентации внутренних взаимодействий структурных подразделений и должностных лиц при выполнении импортных торговых сделок.

1.2.  Область применения

Настоящее положение должны знать и использовать в своей работе должностные лица следующих структурных подразделений компании:

•   Коммерческий департамент;

•   Департамент логистики;

•   Финансовый департамент;

•   Юридический отдел;

•   …

1.3.  Термины, определения и сокращения

1.3.1.   Термины и определения

В настоящем положении используются следующие термины с соответствующими определениями:

Исполнитель — Старший менеджер по импорту;

Комитент — Российский потребитель, которому поставляется товар;

Инофирма — Иностранный поставщик, который поставляет товар;

Документы — Контракт, договор комиссии;

…

1.3.2.   Сокращения

В настоящем положении применены следующие сокращения:

С3 — Служебная записка;

КД — Коммерческий департамент;

ДЛ — Департамент логистики;

ФД — Финансовый департамент;

ЮО — Юридический отдел;

…

1.4.  Ограничения

1.4.1.   Настоящее положение описывает типовую схему исполнения импортной торговой сделки.

1.4.2.   При реализации нетиповых, сложных и новых торговых сделок, а также при возникновении форс-мажорных ситуаций схема реализации, распределения ответственности и взаимодействий, описанная в положении, может быть скорректирована под конкретную ситуацию.

1.4.3.   В этих случаях корректировка инициируется старшим менеджером по импорту, согласуется и в случае признания ее целесообразной утверждается директором коммерческого департамента.

II.   Границы бизнес-процесса и ответственный

2.1.  Входные границы бизнес-процесса

2.2.  Выходные границы бизнес-процесса

2.3.  Ответственный за бизнес-процесс

Директор коммерческого департамента.

III.   Процедуры бизнес-процесса

3.1.   Проработка импортной сделки;

3.2.   Заключение контракта и договора комиссии;

3.3.   Подготовка паспорта сделки и сведений о договоре;

3.4.   Организация доставки груза комитенту;

3.5.   Осуществление таможенной очистки;

3.6.   Ведение учетных карточек товара и платежей;

3.7.   Проведение расчетов с комитентом;

3.8.   Проведение расчетов с инофирмой;

3.9.   Выполнение шеф-монтажных работ;

3.10.   Обеспечение гарантийного обслуживания.

IV.   Описание процедур бизнес-процесса

4.1.  Проработка импортной сделки

После получения запроса на поставку товара старший менеджер по импорту (Исполнитель) коммерческого департамента (КД) выполняет следующие работы:

4.1.1.   Не позднее следующего дня после получения запроса дает промежуточный ответ комитенту с подтверждением получения запроса и ориентировочной даты отправки ему коммерческого предложения.

4.1.2.   Прорабатывает запрос с инофирмами, и в случае необходимости ищет новые инофирмы.

4.1.3.   Получает, согласовывает и отбирает коммерческие предложения от инофирм.

4.1.4.   Прорабатывает транспортные условия поставки с департаментом логистики (ДЛ).

4.1.5.   Прорабатывает финансовые условия поставки с финансовым департаментом (ФД).

4.1.6.   На основе отобранных коммерческих предложений от инофирм, транспортных и финансовых условий поставки исполнитель готовит коммерческое предложение для комитента.

4.1.7.   Не позднее 7-ми дней с даты получения запроса направляет подготовленное коммерческое предложение комитенту. В случае невозможности подготовить коммерческое предложение в указанный срок, исполнитель информирует об этом комитента и согласует с ним новые сроки.

4.2.  Заключение контракта и договора комиссии

После получения согласия от комитента на подписание контракта, исполнитель выполняет следующие работы:

4.2.1.   Готовит контракт с инофирмой.

4.2.2.   Одновременно, в случае выбора новой инофирмы, готовит договор комиссии с комитентом.

4.2.3.   Исполнитель передает контракт и договор комиссии (документы) на рассмотрение и визирование в юридический отдел (ЮО), ДЛ и ФД. Получив переданные документы, руководители этих структурных подразделений выполняют следующие работы:

•   Начальник ЮО рассматривает и визирует документы в части соответствия сделок действующему законодательству Российской Федерации и международным соглашениям.

•   Директор ДЛ рассматривает и визирует документы в части соответствия условиям транспортировки и страхования груза.

•   Начальник отдела валютных и экспортно-импортных операций ФД рассматривает и визирует документы в части правильности условий платежа и его гарантий. После этого в ФД документы рассматриваются и визируются финансовым директором в части использования финансовых средств компании.

Исполнитель контролирует своевременное выполнение руководителями ЮО, ДЛ и ФД работ и получает обратно рассмотренные документы в течение одного дня с момента их предоставления на визирование.

4.2.4.   В случае задержки сроков рассмотрения и визирования документов исполнитель информирует директора КД, который связывается с руководителем соответствующего структурного подразделения, выясняет причину и определяет новые сроки рассмотрения документов.

4.2.5.   После получения указанных виз исполнитель передает документы на подпись директору КД.

4.2.6.   В случае необходимости подписания документов первым руководителем, директор КД визирует документы и передает их на подпись генеральному директору.

4.2.7.   Исполнитель высылает документы, подписанные со стороны компании, на подпись контрагентам: комитенту — договор комиссии, инофирме — контракт. После чего получает от них оригиналы подписанных документов для компании.