V.   Контроль и ответственность

5.1.   Процедура контроля исполнения настоящего положения;

5.2.   Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего положения.

VI.   Порядок внесения изменений в положение

6.1.   …

Примечание: В этом разделе описывается порядок внесения изменений в положение или, другими словами, описывается процедура его актуализации.

VII.  Приложения

7.1.   Графические схемы дерева и сети бизнес-процессов первого уровня;

7.2.   Графические схемы окружений процессов первого уровня с указанием целей, границ и ответственных.

Первый раздел положения о процессной системе управления называется «Общие положения» и в нем указывается зачем нужен этот регламент, каковы его цель и область применения. В этом разделе указывается, какие должности должны его знать и руководствоваться им при выполнении своей деятельности, а также приводятся определения специальных терминов и описываются сокращения, которые используются в документе.

Второй раздел положения содержит перечень бизнес-направлений первого уровня, существующих в компании и приносящих прибыль. Каждое бизнес-направление, выделяемое при разработке стратегии компании, обладает своей спецификой и имеет свою продуктово-рыночную стратегию. В зависимости от стратегии компании бизнес-направления могут быть представлены либо стратегическими продуктовыми группами, либо стратегическими рынками или клиентскими группами, с которыми компания решила работать в долгосрочной перспективе.

Перечень бизнес-направлений определяет набор основных бизнес-процессов верхнего уровня предприятия, которые вместе с двумя другими группами обеспечивающих и управленческих процессов перечисляются в третьем разделе.

В четвертом разделе документа по каждому бизнес-процессу первого уровня указываются ответственный, назначение (цели) и границы процесса, которые делятся на входные и выходные. Входные границы представляют перечень входов процесса и их поставщиков, а выходные границы представляют выходы и их клиентов.

В пятом разделе положения «Контроль и ответственность» указывается, кто будет контролировать исполнение этого регламента и какова ответственность должностных лиц за его несоблюдение. Другим словами, здесь указываются санкции за нарушения этого положения. Если это будет наказание в виде штрафов, то должны быть указаны их размеры и методы начисления. Часто на практике это описание выносится в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них.

Шестой раздел положения о процессной системе управления описывает порядок внесения изменений в документ. Так как внешняя среда и стратегия компании меняются, бизнес-процессы и оргструктура тоже, то вслед за ними должен меняться и регламент. Здесь описывается — кто инициирует изменение, кто согласует, кто его вносит и кто утверждает. По аналогии с предыдущим разделом это описание в большинстве случаев выносится в отдельный документ, который регламентирует процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентов, существующих в компании.

В последнем седьмом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы дерева и сети процессов первого уровня, а также схемы их окружения с указанием целей, границ и ответственных. Эти графические схемы являются наглядным визуальным дополнением к регламенту, они удобны для использования различными сотрудниками. Их намного удобнее и быстрее читать, нежели текст, так как графическая информация более быстро и эффективно осознается и запоминается сотрудниками.

Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение о процессной системе управления. В каждом конкретном случае необходимо применить принцип целесообразности использования всех разделов положения, согласно которому неактуальные для текущих целей регламентации разделы нужно опустить.

Существует минимальный перечень разделов этого положения, которые должны быть всегда в любой компании, иначе этот процессный регламент не будет иметь смысла — это раздел III.

В табл. 6.2. приведен фрагмент положения о процессной системе управления производственного предприятия.

Табл. 6.2. Фрагмент положения о процессной системе управления производственного предприятия

Положение о процессной системе управления производственного предприятия

I. Общие положения

1.1. Назначение

Настоящее положение о процессной системе управления (далее Положение) в компани></emphasis> (далее Предприятие) регламентирует перечень бизнес-процессов предприятия верхнего (первого) уровня, их границы и ответственных за их выполнение.

1.2  Область применения

Настоящее положение должны знать и использовать в своей работе все руководители верхнего уровня.

II. Бизнес-процессы предприятия верхнего уровня

2.1. Основные бизнес-процессы

•   Закупка сырья;

•   Производство продукции;

•   Продажа продукции.

2.2. Обеспечивающие бизнес-процессы

•   Обеспечение безопасности;

•   Инженерно-техническое обеспечение;

•   Информационное обеспечение.

2.3.Управленческие бизнес-процессы

•   Стратегическое управление;

•   Управление финансами;

•   Управление персоналом.

III. Границы бизнес-процессов предприятия верхнего уровня и ответственные

3.1. Бизнес-процесс «Закупка сырья»

Входные границы бизнес-процесса:

Выходные границы бизнес-процесса:

Ответственный за бизнес-процесс: Директор по закупкам.

3.2. Бизнес-процесс «Производство продукции»

Входные границы бизнес-процесса:

Выходные границы бизнес-процесса:

Ответственный за бизнес-процесс: Директор по производству.

3.3. Бизнес-процесс «Продажа продукции»

Входные границы бизнес-процесса:

Выходные границы бизнес-процесса:

Ответственный за бизнес-процесс: Директор по продажам.

3.4. Бизнес-процесс «…»

На практике для малых и средних предприятий часто разрабатываются упрощенные варианты положения о процессной системе управления. Эти варианты представляют обыкновенную матрицу распределения ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня, которые рассматривались в главе, посвященной анализу и оптимизации оргструктуры.

Пример такого упрощенного положения о процессной системе управления производственного предприятия приведен в табл. 6.3.

Табл. 6. 3. Упрощенное положение о процессной системе управления производственного предприятия

Положение о процессной системе управления производственного предприятия

6.3.2. Положения о бизнес-процессах

В положении о процессной системе управления перечисляются процессы первого уровня компании. Их детальное описание содержится в процессных регламентах следующего уровня, которые называются положениями о бизнес-процессах. При максимальной широте регламентации компании по каждому бизнес-процессу первого уровня разрабатывается положение.

В положении о бизнес-процессе перечисляются подпроцессы (процедуры, операции), входящие в состав регламентируемого процесса, указываются ответственные за них должностные лица, информационные и материальные потоки, а также прочая важная информация, определяемая целями регламентации.

Положения о бизнес-процессах могут иметь различные названия в зависимости от уровня процесса, для которого они разрабатываются. Среди прочих названий этого документа на практике часто встречаются следующие: