• регламент бизнес-процесса;
• стандарт бизнес-процесса;
• технологическая карта процесса;
• положение о процедуре;
• инструкция о выполнении операции;
• и т. д.
Положение о бизнес-процессе аналогично положению о процессной системе управления за тем исключением, что вместо агрегированного описания процессов всей компании, детально описывается один бизнес-процесс. Другим отличием положения о бизнес-процессе является то, что в него включены такие дополнительные разделы как: цели бизнес-процесса, ключевые показатели процесса, права и полномочия ответственного за процесс и пр.
Типовая структура положения о бизнес-процессе с максимальным перечнем разделов, которые этот регламент может содержать, приведена в табл. 6.4.
Табл. 6.4. Типовая структура положения о бизнес-процессе с максимальным перечнем разделов
I. Общие положения
1.1. Назначение (цели) положения;
1.2. Область применения положения (процессы, структурные подразделения и должности, деятельность которых регламентируется положением);
1.3. Внутренние и внешние документы, регламентирующие бизнес-процесс (законы, уставы, положения, приказы, акты, распоряжения, стандарты и т. д.);
1.4. Термины, определения и сокращения, используемые в положении;
1.5. Ограничения применения положения;
1.6. Прочее.
II. Границы бизнес-процесса и ответственный
2.1. Назначение (цели) бизнес-процесса;
2.2. Входные границы процесса: входы и поставщики;
2.3. Выходные границы процесса: выходы и клиенты;
2.4. Ответственный за бизнес-процесс.
III. Процедуры бизнес-процесса
3.1. Процедура 1 (подпроцесс);
3.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень процедур (подпроцессов) из которых состоит бизнес-процесс
IV. Описание процедур бизнес-процесса и ответственных
4.1. Процедура 1 (подпроцесс, операция);
— Входные границы процедуры: входы и поставщики;
— Выходные границы процедуры: выходы и клиенты;
— События и даты, запускающие процедуру;
— События и даты, наступающие после завершения процедуры;
— Ответственный за процедуру;
— Структурные подразделения и должности, участвующие в выполнении процедуры;
— Временная взаимосвязь процедуры с другими процедурами (указываются предшествующие и последующие процедуры);
— Длительность процедуры;
— Требования, нормативы, критерии и ограничения выполнения процедуры.
4.2. …
Примечание: В этом разделе по каждой процедуре (подпроцессу, операции), входящей в состав бизнес-процесса, указываются: ответственный за процедуру, ее границы, а также прочая важная информация, приведенная выше.
V. Ключевые показатели бизнес-процесса
5.1. Ключевой показатель 1;
— Конечное целевое значение показателя;
— Промежуточные целевые значения показателя.
5.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень ключевых показателей бизнес-процесса и по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения.
VI. Права и полномочия ответственного за бизнес-процесс
6.1. …;
6.2. ….
Примечание: В этом разделе приводится перечень прав и полномочий, которые предоставляются ответственному за бизнес-процесс руководителю для эффективного управления своим процессом и выполнения его ключевых показателей.
VII. Контроль и ответственность
7.1. Процедура контроля исполнения настоящего положения;
7.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего положения.
VIII. Порядок внесения изменений в положение
…
Примечание: В этом разделе описывается порядок внесения изменений в положение или, другими словами, описывается процедура его актуализации.
IX. Приложения
9.1. Графические схемы бизнес-процесса;
9.2. Графические схемы информационных и материальных потоков процесса;
9.3. Графические схемы документооборота и ресурсооборота процесса;
9.4. Графические схемы взаимодействий структурных подразделений и должностей, участвующих в бизнес-процессе;
9.5. Формы документов, составляющих документооборот бизнес-процесса.
Структура первого раздела «Общие положения» аналогична подобному разделу положения о процессной системе управления.
Во втором разделе регламента описываются назначение и цели регламентируемого бизнес-процесса, его входные и выходные границы с указанием входов, выходов, клиентов и поставщиков процесса, а также указывается должностное лицо, ответственное за него.
Третий раздел положения о бизнес-процессе содержит перечень подпроцессов (процедур, операций), которые входят в состав регламентируемого бизнес-процесса.
В четвертом разделе по каждой процедуре указываются ее ответственный, участники, входные и выходные границы. При максимальной регламентации бизнес-процесса также указываются события, запускающие процедуру, и события, наступающие после ее завершения. Указывается временная последовательность процедур, их длительность, даты начала и завершения, а также различные требования, нормативы и ограничения, существующие при их выполнении.
Пятый раздел положения содержит перечень ключевых показателей бизнес-процесса. Для процессов первого уровня количество ключевых показателей составляет 7-15. Для процессов нижних уровней ввиду их меньшей разнородности количество показателей уменьшается и для мелких процедур составляет 3–5.
Часто на практике ключевые показатели процессов выносятся в отдельный документ, который является приложением к положению о бизнес-процессе. Этот документ называется счетной картой процесса. В ней по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения. Причина вынесения этой информации в отдельный документ связана с тем, что перечень ключевых показателей и их целевые значения актуализируются намного чаще, чем остальные разделы положения. В результате такого подхода при изменении показателей не нужно переутверждать весь регламент целиком.
В шестом разделе положения о бизнес-процессе перечисляются права и полномочия, которые предоставляются ответственному за процесс владельцу для эффективного управления своим процессом и выполнения его ключевых показателей.
Из возможных полномочий, которыми владелец процесса может наделяться, четкой формализации поддаются легитимные и финансовые механизмы управления процессом. Именно эти полномочия подробно описываются в этом разделе.
Структуры седьмого и восьмого разделов положения о бизнес-процессе «Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в положение» аналогичны подобным разделам положения о процессной системе управления.
По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.
В последнем девятом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы бизнес-процесса, схемы информационных и материальных потоков, диаграммы документооборота и ресурсооборота, схемы взаимодействий структурных подразделений и должностей, задействованных в процессе, а также формы документов, составляющих документооборот.
Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение о бизнес-процессе. В каждом конкретном случае необходимо выбрать перечень основных разделов, наиболее актуальных для текущих целей регламентации.
