Пример применения матрицы выбора процессов, разработанной для описания деятельности компании «Эврика», имеющей функциональную организационную структуру, показан на рис. 3.31.
Рис. 3.31. Модель «Матрица выбора процессов — PSM»
Модель «Диаграмма типов информационных систем — ASTD» используется для описания структуры информационных систем, используемых в компании.
Рис. 3.32. Модель «Диаграмма типов информационных систем — ASTD»
На ней показываются типы и модули информационных систем, программные продукты, взаимосвязь между ними и процессами, которые они автоматизируют. На рис. 3.32 приведен пример диаграммы типов информационных систем, разработанной для описания деятельности производственно-торговой компании.
Модель «Расширенная цепочка процессов, управляемая событиями — еЕРС» является аналогом классического WFD-стандарта и используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня.
Рис. 3.33. Модель «Расширенная цепочка процессов, управляемая событиями — еЕРС»
Отличием еЕРС-модели от классической WFD-схемы является наличие на модели объекта, называемого событием. С помощью событий изображаются факт или время, инициирующие начало выполнения подпроцесса, а также факт или время его завершения.
На рис. 3.33 приведен фрагмент модели «еЕРС», разработанной для описания процесса «Подача транспортного средства к складу поставщика», который является составной частью процесса «Закупка сырья» торговой компании.
Модель «Организационная структура — ОС» используется для описания организационной структуры компании и отражает структурные подразделения, группы, должности, роли и прочие элементы, а также связи между ними. На рис. 3.34 приведен фрагмент модели, разработанной для описания деятельности производственной компании.
Рис. 3.34. Модель «Организационная структура — ОС»
3.3.10. Нотация BPMN
Нотация BPMN (Business Process Model and Notation) включила в себя ключевые возможности вышерассмотренных методологий и нотаций моделирования бизнес-процессов. Она применяется как для моделирования процессов верхнего, так и нижнего уровней и часто используется для решения задач автоматизации процессов.
Нотация BPMN содержит следующие ключевые элементы: процесс, события трех видов, логические операторы, которые называются шлюзами, а также связи предшествования, связи потоков сообщений и ассоциативные связи. В табл. 3.8 приведены, наиболее часто применяемые для разработки схем бизнес-процессов, элементы нотации BPMN.
Табл. 3.8. Элементы нотации BPMN
На рис. 3.35 и 3.36 приведены примеры применения нотации BPMN для описания процессов верхнего и нижнего уровней.
Рис. 3.35. Пример описания процесса верхнего уровня в нотации BPMN
Рис. 3.36. Пример описания процесса нижнего уровня в нотации BPMN
В отличие от рассмотренных в этом разделе методологий бизнес-моделирования, нотация BPMN имеет значительный перечень дополнительных атрибутов для элементов процессов, событий и шлюзов (логических операторов). Использование этих атрибутов позволяет отобразить все аспекты бизнес-процесса для его последующего выполнения в информационной системе.
При этом необходимо отметить, что такие схемы с большим количеством атрибутов являются сложными для чтения и поэтому на практике используются только ИТ-специалистами.
Тем не менее, есть случаи, когда компании эффективно используют нотацию BPMN для задач регламентации и улучшения процессов, при решении которых необходимо, чтобы все сотрудники и руководители компании с легкостью читали и понимали схемы процессов.
В таких случаях всегда используется ограниченный набор элементов нотации BPMN, а дополнительные атрибуты процессов, событий и шлюзов (логических операторов) не применяются — см. рис. 3.35 и 3.36.
3.3.11. Технология быстрого описания процессов — БОП
Технология быстрого описания процессов (БОП) предназначена для одновременного описания всех или большого количества процессов предприятия в короткие сроки и с минимальными трудозатратами.
Основой этой технологии является использовании упрощенной методики описания процессов по сравнению с обычными современными методологиями бизнес-моделирования. В рамках последних описываются такие элементы процесса как:
• перечень подпроцессов и их вертикальная иерархия;
• входы и выходы подпроцессов;
• последовательность подпроцессов.
В этом случае процессная модель наряду с вертикальными иерархическими связями содержит горизонтальные связи между подпроцессами. Такой подход процессного моделирования часто называют «горизонтальным» описанием (см. рис. 3.37).
Рис. 3.37. Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов
При «вертикальном» (быстром) описании процессов описываются только перечень подпроцессов, их вертикальная иерархия, а также распределение ответственности организационных единиц, которое часто удобно представлять в виде матрицы ответственности — см. рис. 3.38.
Как показала практика, техника «вертикального» (быстрого) описания процессов на порядок более быстрая и менее затратная по сравнению с техникой «горизонтального» описания и достаточна для решения следующих задач:
• Обеспечение прозрачности и наведение порядка в целом по компании;
• Устранение «провисших» или «бесхозных» процессов, у которых нет ответственных
• Устранение дублирования или коллективной ответственности за процессы, когда у процесса несколько ответственных — «у семи нянек дитя без глазу»;
• Устранение дублирования процессов, когда различными подразделениями выполняются абсолютно одинаковые процессы;
• Централизация процессов, когда различные, но имеющие типовую структуру процессы, выполняемые различными подразделениями, передаются на исполнение в одно подразделение;
• Проектирование организационной структуры компании;
• Реорганизация и в частности объединение нескольких компаний;
• Расчет и оптимизация численности персонала;
• Разработка системы ключевых показателей на уровне процессов, подразделений и должностей.
Рис. 3.38. Пример «вертикального» описания процесса «Закупка сырья и материалов»
3.4. Семь «золотых» правил описания бизнес-процессов
Сами по себе методологии описания бизнес-процессов не сложны, но их эффективное применение является непростой задачей. «Подводные камни», встречающиеся при описании процессов, могут свести эффективность этой работы к нулю. Возникновение таких барьеров чаще всего обусловлено человеческим фактором. Опыт описания процессов в российских компаниях показал, что в основной своей массе персонал предприятия слабо заинтересован в проведении подобных работ в своей организации.
Описание бизнес-процессов дает ответы на вопросы: «кто чем занимается» и «кто за что отвечает». Это делает компанию прозрачной, подконтрольной руководству и управляемой. Прозрачность в первую очередь выгодна руководителям, она стимулирует персонал компании более активно работать на цели организации. Кроме того, описание бизнес-процессов позволяет выявить «излишки» финансовых, материальных, временных и трудовых ресурсов. Поэтому некоторые сотрудники оказывает сопротивление в процессе предоставления реальной информации о процессно-организационной деятельности предприятия.
Чтобы уменьшить сопротивление и повысить эффективность работ по описанию бизнес-процессов рекомендуется использовать следующие «золотые» правила, разработанные на основе практического опыта проведения подобных проектов.
