VIII. Права и полномочия подразделения

8.1.   …;

8.2.   …

Примечание: В этом разделе приводится перечень прав и полномочий, которые предоставляются руководителю и сотрудникам структурного подразделения для эффективного управления своим подразделением и выполнения его ключевых показателей — KPI(d).

IX.   Взаимодействия подразделения с другими подразделениями

9.1.   Подразделение-контрагент 1 (другое подразделение, с которым подразделение взаимодействует);

Информационные и материальные потоки, получаемые структурным подразделением от подразделения-контрагента 1;

Информационные и материальные потоки, предоставляемые структурным подразделением подразделению-контрагенту 1;

9.2.   …

Примечание: В этом разделе приводится перечень подразделений-контрагентов, с которыми структурное подразделение взаимодействует. Для каждого подразделения-контрагента указывается перечень информационных и материальных потоков, которые оно предоставляет подразделению, а также перечень информационных и материальных потоков, которые контрагент получает от подразделения.

X.   Контроль и ответственность

10.1.  Процедура контроля исполнения настоящего положения;

10.2.  Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего положения.

XI.   Порядок внесения изменений в положение

…

Примечание: В этом разделе описывается порядок внесения изменений в положение или, другими словами, описывается процедура его актуализации.

XII.  Приложения

12.1.  Графические схемы оргструктуры подразделения;

12.2.  Графические схемы распределения бизнес-направлений и бизнес-процессов по оргструктуре подразделения;

12.3.  Графические схемы взаимодействий структурного подразделения с другими подразделениями компании.

Первый раздел «Общие положения» в отличие от положения об оргструктуре компании содержит ряд дополнительных подразделов. В них указывается вышестоящее структурное подразделение и должностное лицо, которому подчиняется руководитель подразделения, а также приводится прочая важная информация.

Во втором разделе положения перечисляются бизнес-направления, в которых задействовано структурное подразделение. Эти направления представляются продуктовыми группами, продуктами, рынками, клиентами или регионами, за которые подразделение является ответственным или участвует в их реализации.

В третьем разделе перечисляются задачи, поставленные перед структурным подразделением. Другими словами здесь описывается, для решения каких регулярных задач создано структурное подразделение.

В четвертом разделе положения описывается оргструктура подразделения с указанием, отделов, групп и прочих структурных единиц, входящих в его состав.

Пятый раздел регламента содержит перечень основных, обеспечивающих и управленческих бизнес-процессов (функций), которые выполняет структурное подразделение и отвечает за их надлежащее выполнение. Здесь также приводится перечень бизнес-процессов (функций), за выполнение которых структурное подразделения целиком несет ответственность, выполняя их частично и контролируя выполнение другими отделами остальных частей этих процессов.

Шестой раздел положения содержит информацию о распределении бизнес-направлений и бизнес-процессов (функций) подразделения по его оргструктуре. В этом разделе указывается, за какие направления и процессы отвечают структурные единицы, входящие в состав подразделения.

Седьмой раздел положения содержит перечень ключевых показателей — KPI(d) подразделения. Для структурных подразделений первого уровня, например службы производства, количество ключевых показателей составляет 7-15. Для подразделений средних уровней, например производственного цеха, ввиду меньшей разнородности выполняемых процессов, количество показателей уменьшается и для небольших отделов, например производственных бригад, составляет 3–5.

Часто на практике ключевые показатели структурных подразделений по аналогии с бизнес-процессами выносятся в отдельный документ, который является приложением к положению о подразделении. Этот документ называется счетной картой подразделения. В ней по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения. Причина вынесения этой информации в отдельный документ такая же и обусловлена тем, что перечень ключевых показателей и их целевые значения актуализируются намного чаще, чем остальные разделы положения. В результате такого подхода при изменении показателей не нужно переутверждать весь регламент целиком.

В восьмом разделе положения о подразделении перечисляются права и полномочия, которые предоставляются его руководителю и сотрудникам для эффективного управления подразделением и выполнения его ключевых показателей — KPI(d).

Из возможных полномочий, которыми руководитель и сотрудники могут наделяться, четкой формализации поддаются легитимные и финансовые механизмы управления подразделением. Именно эти полномочия подробно описываются в этом разделе.

В девятом разделе регламента описывается взаимодействие подразделения с другими структурными подразделениями предприятия. В этом разделе указывается перечень отделов— контрагентов, с которыми происходит взаимодействие. После этого по каждому из них указываются информационные и материальные потоки, которые получает подразделение от отдела-контрагента, а также информационные и материальные потоки, которые подразделение предоставляет отделам-контрагентам.

Структуры десятого и одиннадцатого разделов положения «Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в положение» аналогичны подобным разделам положения об оргструктуре.

По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.

В последнем двенадцатом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы оргструктуры подразделения, схемы распределения бизнес-направлений и бизнес-процессов (функций) по структурным единицам подразделения, а также схемы взаимодействий подразделения с другими подразделениями предприятия.

Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение о структурном подразделении. Из него в каждом конкретном случае необходимо выбрать перечень основных разделов, наиболее актуальных для текущих целей регламентации. Минимальный формат этого структурного регламента представлен разделом V.

В табл. 6.11. приведен фрагмент положения о структурном подразделении, разработанного для отдела оборудования компании, занимающейся поставкой и монтажом технологического оборудования.

Табл. 6.11. Фрагмент положения о подразделении «Отдел оборудования» торговой компании

Положение о структурном подразделении «Отдел оборудования»

I. Общие положения

1.1.   Настоящее положение о структурном подразделении «Отдел оборудования» (далее Положение) в компании ></emphasis> (далее Компания) предназначено для описания бизнес-процессов (функций), выполняемых подразделением, его прав, ключевых показателей и взаимодействий с другими структурным подразделениями компании.

1.2.   Общее руководство подразделением осуществляет начальник отдела оборудования (далее Руководитель), который напрямую подчиняется Коммерческому директору компании.

1.3. В своей деятельности подразделение руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, уставом компании, приказами и другими регламентами, касающимися деятельности подразделения, а также настоящим положением.