В конце концов, внутри команды всегда должен формироваться высокий уровень кооперации и доверия, понимание роли каждого из участников группы. Иначе хорошо подготовиться к переговорам будет проблематично.

Отдельное внимание следует уделить иерархии подчинения. Используйте мягкий подход к подчиненным в начале совместной работы и применяйте жесткий подход и инструменты наказания в случае неподчинения, опозданий со сроками сдачи своих участков работ или иных нарушений. Помните про камин: не ждите тепла, если вы не положили в него дров. Но если вы положили дрова, а тепла все равно нет, используйте методы воздействия, наказания или меняйте участников на новых, более ответственных или компетентных.

Предполагается, что ваша команда – это не вольные хлебопашцы, а временные подчиненные, получающие за свое участие определенные блага, как правило, материальное вознаграждение. Команда всецело должна принять ваш организационный план подготовки, стратегию и тактику проведения переговоров. При необходимости составьте документ с обязанностями каждого участника.

Помните, когда вы нанимаете себе в помощь сотрудников, вы – начальник. Именно вы задаете тон, приглашая людей под свой авторитет, обеспечивая им за подчинение материальное вознаграждение и наказывая за нежелание работать или другие неправильные действия. Помимо зарплаты вы можете пообещать команде в качестве надежного стимула процент от гонорара, обещанного вам в случае победы. И всегда, всегда, всегда платите своей команде аванс. Без предоплаты люди работают неэффективно и без самоотдачи. Забирайте аванс у заказчика.

Для поддержания внутренней гармонии избегайте споров. Вы провалитесь с треском, если члены команды будут спорить между собой, особенно на переговорах. Команда Переговорщика – это прекрасно отлаженный механизм, точный, как швейцарские часы, где каждый участник прекрасно знает, что делать, как и когда говорить. Не забудьте разработать простенькую систему знаков для тех членов команды, которые будут принимать участие на переговорах вместе с вами. Например, «почесывание переносицы» означает немедленное прекращение речи, а «скрещивание рук» – уходим на перерыв.

Если вам необходимы услуги переводчика, убедитесь в его компетентности и качестве работы. Он должен говорить не спеша, делать паузы между предложениями, переводить не более 2—3-х предложений за раз. Не замыкайтесь на необходимости синхронного перевода (скоростной перевод сходу, предложение за предложением). Такой перевод нужен только, когда много делегаций и много языков.

На 99 % переговоров отлично подойдет последовательный перевод (перевод по несколько предложений, с паузами, в спокойном и размеренном темпе). При хорошем стечении обстоятельств вы без труда найдете переводчика-профессионала.

Проверьте его уровень и не перегружайте задачей досконального перевода каждой шутки. Переводчик должен переводить качественно, по существу, а главное, он должен быть ознакомлен с материалами переговоров и с присущей им специфической лексикой. Не забывайте и о времени. Переговоры с использованием перевода в два раза длиннее.

Если без переводчика временами не обойтись, то в целом, лучше не брать на сами переговоры всех, кто принимал участие в подготовке, всех, кого вы привлекали к работе. Чем меньше людей, тем лучше. Не берите секретаря или ассистента, если он не нужен. Учтите, количество человек на переговорах с двух сторон должно быть примерно одинаково. Наиболее благоприятный вариант: от одного до трех человек с каждой стороны.

Перевес по количеству участников у одной из сторон негативно сказывается на переговорном процессе, если только вы не решаете вопросы на межгосударственном уровне (в дипломатии часто переговоры ведутся в расширенном составе, иногда количество участников с одной стороны может превышать на 5—10 человек).

ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП

Обмен информацией между сторонами

• Прогнозирование внутреннего доверия партнера

• Сбор другой стороной информации о вас

• Утверждение повестки, сценария переговоров

• Обсуждение времени и места переговоров

• Утверждение состава участников

• Определение направления переговоров

Четвертый этап предпереговорной стадии – обмен информацией между сторонами. Какими бы ни были переговоры, они могут стать успешными только при согласовании между сторонами ожиданий, целей и интересов, а также понимания по всем основным вопросам.

На данном этапе происходит взаимное уточнение позиций, обмен мнениями и предварительное обсуждение вопросов с оппонентом. Главной задачей является получение достоверной информации, которая будет заложена в стратегию и тактику переговоров. Информационный обмен осуществляется на уровне различных консультаций и встреч между экспертами, Переговорщиками и другими представителями сторон. Для уточнения и координации активно используются электронные сообщения, факсимильная и телефонная связь, видеоконференции.

Находитесь в постоянной координации действий с другой стороной. Углубляйте взаимопонимание. Нельзя хлопать дверью с фразой «встретимся на переговорах». Переговоры уже начались. Вы вступили в них, как только началась стадия формирования отношений между сторонами (первый этап предпереговорной стадии).

Обычно на данном этапе в ходе информационного обмена прогнозируется степень внутреннего доверия к партнеру.

Сформировать климат доверия помогают консультации, открытое обсуждение вопросов на уровне экспертов и рабочих групп, эмпатическое восприятие информации собеседника. Честная оценка своих возможностей и трезвый взгляд на взаимодействие также способствуют формированию у другой стороны к вам доверия. Иногда целесообразно положиться на закон ответного действия и первым продемонстрировать свое доверие партнеру.

Говоря о доверии, не стесняйтесь и не ленитесь проверять полученные данные. Вы можете лично встретиться или поговорить по телефону со специализированными представителями другой стороны, ее консультантами, представителями технических групп и т. д.

В рамках уточнения деталей перед переговорами, другая сторона также может запросить информацию о вас и вашей деятельности. Не утаивайте ее.

Помните, в серьезных переговорах другая сторона также активно собирает информацию и о вас. Будьте готовы, что партнер может узнать ваши секреты или найти в вашем шкафу «клондайк из скелетов», использовать эту информацию в своих интересах уже непосредственно на самих переговорах. Избегайте подобных неприятных сюрпризов, заранее подчищайте биографию, как свою, так и Стороны, которую Вы представляете.

Нет ничего зазорного в том, чтобы уточнить у нанимателя все ли он честно поведал вам, и нет ли чего-то, чего вы не знаете, и что, в свою очередь, может узнать другая сторона и использовать в своих интересах против него для достижения более выгодного положения и победы на переговорах. Переспросите несколько раз, предложите посоветоваться с бухгалтерией или пресс-службой.

В ходе обмена информацией между сторонами закладывается повестка, утверждается «сценарий встречи», место и время проведения переговоров, а также состав участвующих делегаций.

Каждые настоящие переговоры подразумевают наличие повестки. Это небольшой план-программа, в котором вместо содержания обсуждения в большей степени определяется состав участников, время, отведенное на перерыв, очередность выступлений экспертов.

На серьезных переговорах обычно согласовывается «сценарий встречи». Это устойчивое протокольное выражение, означающее уточнение между участниками плана переговоров или другого дипломатического мероприятия. Прорабатывается порядок выступлений, вопросы официальному лицу (например, со стороны журналистов после консультаций или подписания документа), количество участников, слушателей и иных присутствующих на встрече зрителей.

Затрагивая тему места организации переговоров, отмечу, что лучше всего договариваться и убеждать на нейтральной или на своей территории. Если вы играете на чужом поле, придется адаптироваться к пространству собеседника.