Учтите, любое делегирование предусматривает обязательное согласование ожиданий между поручающим задания и их исполнителем. Необходимо четкое взаимопонимание поставленной задачи и желаемого результата. Также обговариваются сроки выполнения, вознаграждение (чаще всего оплата труда), правила, которые должен соблюдать исполнитель, и наказание за невыполнение взятых на себя обязательств.

Если вы успешный и занятой человек или если вы стремитесь им стать, заполняйте свой день по максимуму и постепенно вытесняйте из своего временного графика ту работу, которую могут сделать за вас. Заменяйте ее на более перспективные дела, на реальную и потенциальную прибыль!

Время – это отчасти и ваша цена. Не позволяйте другим использовать вас, ваше время и ресурсы.

Для сбережения времени в рабочем процессе всегда стремитесь избавиться от неопределенности. Старайтесь добиваться конкретного ответа: «да» или «нет». Иногда одна из сторон может сильно затягивать с действиями, тормозить переговорный процесс. Воздействуйте, проявляйте настойчивость, торопите, предлагайте несколько вариантов решения.

Аргументируйте необходимость скорейшего результата, например, наличием внешних обстоятельств, убеждайте, что нельзя ждать. Сообщите, что у вас есть альтернатива, другие приемлемые предложения и варианты. Используйте различные тактические приемы, но добейтесь избавления от неопределенности. Это – одна из самых главных задач Переговорщика как профессионала.

Также всегда помните, лучшее – враг хорошего. Умейте вовремя останавливаться, когда у вас достаточно информации или когда проект уже готов. Работая с документами, не следует себя по сто раз править. Будьте последовательны. Если вы что-то написали, значит, вы так думаете. Считайте, проверьте текст на наличие орфографических и пунктуационных ошибок и передавайте документ в адрес. Всегда старайтесь начинать с главного. Второстепенные задачи оставляйте напоследок.

Продолжая тему тайм-менеджмента и его роли в мире переговоров и в Системе человека, дам еще несколько дельных советов по экономии времени и улучшению производительности.

Дельные советы

• Правило десяти минут

• Не торопитесь

• Избегайте сомнительных и неперспективных проектов

• Не изобретайте велосипед

• Используйте метод переключения

• Разбивайте сложные проекты на части

• Учитесь бегло просматривать информацию

• Систематизируйте и правильно храните данные

• Создавайте временной запас

• Следите за порядком в жизни

• Определите, когда у вас самая высокая производительность

• Следите за источником энергии

Начнем с правила десяти минут. Если в вашем недельном или ежедневном списке стоит одно или несколько дел, решение которых требует менее десяти минут, сделайте их сразу при первой возможности, чтобы разгрузить свою голову и затем смело перейти к делам «государственной важности».

Если вас побуждают делать что-либо быстрее, например, если на вас валится огромный объем работы, а партнер подгоняет и не оставляет времени для качественного анализа, не торопитесь.

По возможности перенесите переговоры или сдачу заказа, или передайте часть дел компетентным сотрудникам. В целом, если вас торопят, запомните две вещи. Во-первых, если торопят, значит, готовы ждать, иначе на ваше место нашли бы кого-то еще.

Во-вторых, если из-за спешки в будущем возникнут ошибки, на их решение потребуется дополнительное время и процесс снова существенно затянется. Скорее всего, подобный сценарий не будет совпадать с интересами тех, кто надавливает со сроками. Расскажите им об этом.

Старайтесь не перегружать повестку переговоров, а еще лучше на предпереговорной стадии разбить весь процесс на несколько раундов. Не позволяйте также другим отвлекать вас, если всецело ощущаете свою занятость и не желаете потерять темп продуктивности.

Избегайте сомнительных и неперспективных проектов. Не связывайтесь с некомпетентными специалистами. Как, например, человек может учить вас финансовой грамотности, если он зарабатывает всего 1000 долларов в месяц?

Времени очень мало. Вы не измените его длину, отведенную высшими силами, но вы можете изменить глубину и качество своей жизни. Не тратьте свои часы, энергию и силы на всякую ерунду. Живите и наслаждайтесь каждой секундой, каждым делом, всем, что делаете и о чем думаете.

Не изобретайте велосипед дважды. Не делайте заново то, что уже сделано, тем более, если это уже было ранее проделано вами. Сохраняйте шаблоны и заготовки ранних проектов и документов.

Если вы занимаетесь одной задачей, не отвлекайтесь, пока не доведете ее до конца или до логического промежуточного этапа. Чувствуете усталость? Используйте метод переключения. Отдохните и займитесь другими пунктами в вашем списке. Практика перехода с одного задания на другое крайне эффективна. Отстраняясь, Система сможет позднее заново, но уже свежим взглядом оценить и увидеть лучший способ действия или решение, которое не было найдено ранее.

Если у вас сложный и объемный проект, разбейте его на части и решайте каждую из них постепенно, шаг за шагом. Если не знаете, с какой стороны приступить, начните с начала, даже если оно и кажется наиболее сложным.

Порой, в рамках дипломатической работы, мне приходилось писать объемные аналитические материалы. Для удобства я разбивал задачи на этапы. Например, сегодня и завтра я читаю материалы и собираю информацию. Послезавтра я пишу введение, на следующей неделе я пишу первую главу и т. д.

Учитесь бегло просматривать информацию. Да, детей со школы учат внимательно и глубоко читать, но время-то не резиновое. Став взрослым, с каждым следующим днем вы это осознаете все отчетливее. Старайтесь просматривать информацию и находить самое главное, учитесь читать по диагонали.

В ходе подготовки к переговорам, на этапе сбора и анализа информации о другой стороне, вы также легко можете столкнуться с большим объемом данных, требующим отбора и систематизации для обнаружения нужных сведений.

Развиваясь, накапливая знания или собирая досье по какому-либо конкретному проекту, своевременно систематизируйте информацию. Аккуратно записывайте ее и отправляйте в нужные папки или ячейки памяти, компьютера или письменного стола. Присваивайте информации простые и легко запоминающиеся названия. Избегайте хаоса в данных и мыслях.

Для выполнения своих работ всегда создавайте временной запас. Просите чуть больше времени, чем нужно на самом деле, с учетом непредвиденных обстоятельств и нюансов в работе всех других членов вашей команды (если имеются). Помните, все задачи должны выполняться в срок. Это репутация Переговорщика.

Создавая себе временной запас, вы страхуете себя от рисков. В ходе работы внутри своей команды уточняйте, сколько каждому из участников требуется времени, чтобы успеть выполнить свои задачи в срок с учетом возможных накладок и задержек. Моделируйте свой общий временной горизонт.

Всегда помните про порядок, порядок – это брат времени. Следите за порядком дома, на работе, на столе, в своих списках, в карманах, в портфеле, в голове и в жизни.

Определите, когда у вас самая высокая производительность. У каждого человека свои биологические часы. Кто-то встает рано, а кто-то спит до обеда. Поэкспериментируйте и определите, в какое время у вас получается сделать больше дел.

Также я рекомендую ложиться и просыпаться в одно и то же время, даже в выходные. Когда ритм не меняется, несмотря на перелеты и смену часовых поясов, когда вы следуете своему биологическому расписанию и, например, не насилуете организм ночными гуляниями и клубами по выходным, у вас появляется больше энергии и размеренности.

Следите за своим источником энергии. Не жалейте времени на его восстановление. Если вы будете без отдыха много работать, то быстро перегорите. Всегда в свой график закладывайте часы на отдых.