К постоянным предметам оборудования учетных работников относятся: папки для входящей и исходящей корреспонденции, ручки, табель-календарь, бланки. Предметами общего пользования считаются общие инструкции, справочники и др.

При планировке помещения, отведенного для учетного аппарата, необходимо прежде всего целесообразно разместить группы и отдельных работников, обслуживающих рабочих, служащих и других посетителей и выполняющих оперативные функции. Остальных работников лучше всего разместить по ходу операций. Там, где позволяет помещение, лучше всего отказаться от мелких комнат и расположить аппарат в больших комнатах.

Распланировка рабочих мест должна быть подчинена принципам единого и целесообразного распорядка, всемерного сокращения пути документооборота, организации наилучшей связи между отделами, а внутри – между работниками.

При планировке рабочих мест необходимо обеспечить их нормальным освещением как в дневное, так и в вечернее время работы.

Стол, стулья и другая мебель, являющиеся, на первый взгляд, самыми обыкновенными предметами обстановки учетного аппарата, играют большую роль в производительности труда работников учета. Мебель должна быть недорогой, конструктивно простой и удобной для работы.

Рабочее место нуждается в поддержании строгого порядка и чистоты, для этих целей устанавливаются определенные правила. Перед началом работы стол приводится в рабочее состояние. На нем не должно быть лишних предметов. После ухода с работы на столах не должно оставаться ни одной папки. Папки, документы и другие предметы следует перенести в шкафы либо убрать в ящики столов.

Бланки и чистую бумагу необходимо хранить в специальных шкафах или на стеллажах, в которых предусматривается достаточное количество полок, причем одни бланки не должны заслоняться другими. В ящиках столов допускается хранить лишь минимальный запас их.

Учетный работник, умеющий организовать свою работу и заранее подготавливающий необходимые ему бланки, документы и другие предметы, несомненно, добьется большей производительности труда, чем другие работники, не обращающие внимания на организацию своего рабочего места.

Создание трудовой обстановки включает также мероприятия, обеспечивающие гигиенические и культурные условия работы, в частности устройство освещения, поддержание чистоты и порядка, создание нормальной температуры, чистоты воздуха.

Осуществление этих мероприятий, связанных с организацией рабочего места, – необходимое условие для нормальной работы учетного аппарата.

Техническое нормирование является основой правильной организации труда и заработной платы.

Организация труда требует установления для каждого работника меры труда, определяющей степень его участия в общественном труде. Такая мера труда исчисляется в нормах времени, т. е. в величине затрат времени на единицу каждой работы, выполняемой работником. Норма времени соответствует норме выработки, определяющей собой то количество натуральных единиц работы, которое должно быть выполнено работниками в определенную единицу рабочего времени (в минуту, час, день).

Установление норм времени на выполнение учетных работ имеет исключительно большое значение для повышения производительности труда, для установления штатов учетных аппаратов, для организации и планирования учетной работы.

Никакие нормы, на каком бы высоком уровне они ни были рассчитаны, не могут рассматриваться как предел производительности труда. По мере овладения техникой эти нормы должны заменяться новыми с учетом достижения передового опыта и общего уровня техники и культуры учетной работы.

В практике применяются два метода установления норм: аналитическо-расчетный и опытно-статистический.

При аналитическо-расчетном методе пользуются способом нормирования по элементам, по отдельным составным частям операций.

При опытно-статистическом методе применяется способ суммарного нормирования, т. е. норма времени устанавливается целиком на все операции, без расчета ее по основным элементам и частям.

Опытно-статистические нормы обычно являются заниженными и не мобилизуют работников на более продолжительную работу.

Нормы, установленные аналитическо-расчетным методом, являются обоснованными нормами, мобилизующими работников на лучшую работу.

Хотя учетный труд существенно отличается от труда производственных рабочих, тем не менее многие учетные работы являются доступными для нормирования.

Большинство учетных работ периодически повторяются из месяца в месяц. К таким работам можно отнести: приемку первичных документов, их таксировку и обработку, запись данных из обработанных документов и накопительные, группировочные и другие учетные регистры, заполнение счетов-фактур, платежных поручений и других документов, составление отчетных таблиц.

Эти работы в большей части являются работами технического порядка и поддаются нормированию. Конечно, есть ряд учетных работ (проверка документов, контрольные функции, анализ) и оперативных функций, выполняемых учетными работниками (представительство, руководство, инструктаж, участие в разработках планов, заданий и др.), которые не допускают распространения на них методов нормирования. Эти особенности должны быть учтены при нормировании учетного труда.

Учетный труд основан на регламентированных методах и приемах работы. Учетной практикой выработан ряд определенных технических приемов, которыми работники учета пользуются в своей повседневной деятельности.

Учетный труд подразделяется на виды работ, каждая из них состоит из ряда операций. Например, работу по обработке счета-фактуры поставщика можно расчленить на следующие операции: а) арифметическая проверка; б) подборка к счету приходных ордеров и актов; в) запись в накопительную ведомость или журнал-ордер; г) передача счета-фактуры по принадлежности или для хранения. Работа по выписке приходного кассового ордера может быть расчленена на операции: а) просмотр документа, по которому надлежит выписка ордера; б) заполнение ордера; в) заполнение квитанции; г) подшивка документа; д) оформление ордера подписями; е) передача кассиру.

Каждая учетная работа является первичным элементом учетного процесса, следовательно, для организации труда и планирования учетной работы нормы времени должны быть установлены отдельно на каждую операцию и всю работу. Но для того чтобы установить эти нормы правильно, т. е. на основе анализа всех факторов, определяющих продолжительность выполнения операций и всей работы, необходимо изучить затраты рабочего времени.

Время рабочего дня подразделяют на время работы и время перерывов.

Время работы – время, когда работник производит действия, связанные с рабочим процессом, а время перерывов – все перерывы в процессе труда независимо от их причин, кроме не засчитываемых в продолжительность рабочего дня, как, например, время обеденного перерыва. Время работы и время перерывов, которое учитывается при расчете норм времени для выполнения отдельных операций всей работы, называется нормируемым временем.

При установлении нормы выработки по каждой операции для учетной работы должна быть определена свойственная ей единица.

Единицей учетной работы по оформлению и обработке одного документа может быть, например, один ордер, один счет, одна ведомость и т. п. При обработке счетов кассира и выписок из счетов банка, а также при обработке документов по заработной плате за единицу принимается обслуживание одного работающего (рабочего, ИТР, служащего и т. д.).

Норма времени может устанавливаться на отдельную операцию и суммарно по всей учетной работе в целом, т. е. по всем операциям, входящим в данную работу.

При установлении норм времени необходимо иметь в виду следующие условия, обеспечивающие составление прогрессивных норм:

• работа должна выполняться учетным работником, имеющим практические навыки и опыт работы на данном рабочем месте;

• учетный работник должен обеспечиваться возложенной на него работой;