Прежде всего это выражается в том, что обобщенная модель учета имеет в основе систему двойной записи, которая присуща лишь одной из его составляющих – бухгалтерскому учету.

Следствием этого является то, что при адаптации бухгалтерских программ к потребностям оперативно-технического учета функции последнего приходится отражать в рамках специфической бухгалтерской технологии обработки данных. Обычно же ведением оперативно-технического учета заняты менеджеры, слабо знакомые с языком и внутренней логикой бухгалтерского учета. Практика показывает, что для них работа системы автоматизации, построенной на этих принципах, оказывается непривычной.

Кроме того, применение обобщенной модели приводит к тому, что все объекты аналитического учета вынужденно оказываются привязанными к системе счетов. В то же время система счетов является хотя и важной, но не единственной системой классификации экономической информации. К тому же она носит ярко выраженный обобщающий характер, а для оперативного управления необходима детализированная аналитическая информация.

Вследствие ориентации обобщенной модели учета на систему счетов в построенных на ее основе компьютерных системах главенствующим остается контур задач автоматизации бухгалтерского учета, а решение задач других контуров управления в значительной степени ориентировано на информацию, отражаемую в системе бухгалтерских счетов, дополняя и конкретизируя ее. Такая жесткая увязка бухгалтерских данных и технологии с данными оперативного учета приводит к перегрузке контура бухгалтерского учета аналитическими функциями. Прежде всего это касается функций, связанных с учетом товарно-материальных ценностей и взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

Практика использования различных программ показывает, что специалистам системы управления, непосредственно не связанным с бухгалтерским учетом, желательно иметь дело со специализированными программными инструментами, технологически ориентированными на конкретные участки учета. Таким образом, для предприятия среднего и крупного бизнеса более предпочтительной представляется такая модель построения системы автоматизации, в которой функции учета в значительной степени специализированы и распределены между отдельными подсистемами.

Для системы автоматизации и управления средними и крупными предприятиями базовым элементом должны быть документы и их взаимосвязи. Естественной базой комплексной системы автоматизации учета должна быть поддержка документооборота, образуемого из вводимых в базу данных первичных документов различных типов, организации их взаимосвязей по тем или иным ключевым признакам или их совокупности. На этой основе должна создаваться система запросов к базе данных, позволяющая строить широкий набор отчетов, с формальной точки зрения являющихся не более чем агрегированными в той или иной степени подборками данных, образованных из совокупности определенного подмножества первичных документов.

При таком подходе бухгалтерские записи в компьютерной системе записей являются вторичной информацией, возникающей в результате выполнения специальных процедур обработки данных. Рассматриваемые с этой точки зрения счета и проводки как основные информационные компоненты автоматизированной системы управления бухгалтерского учета могут быть освобождены от технологической нагрузки, существующей в системах автоматизации, построенных на базе обобщенных моделей учета.

Здесь воспроизводится привычная технология работы с исходной информацией, при которой основной функцией пользователя является заполнение полей экранных форм, максимально приближенных к «бумажной» форме документа. За счет этого упрощается процедура ввода исходной информации, что актуально для организации с большим документооборотом. Благодаря полной интегрированности всех данных управления и разделению функций между модулями обеспечивается высокая технологичность в использовании системы.

Разделение функций оперативно-технического и бухгалтерского учета проявляется в том, что факт отражения или неотражения того или иного документа в учете никак не сказывается на функционировании других систем управления. Наличие документов в интегрированной базе данных дает возможность вести учет товарно-материальных ценностей, состояния взаиморасчетов, проводить оценку себестоимости выпущенной продукции, контролировать ход выполнения этапов запланированных мероприятий и оценивать финансовые результаты реализации. Таким образом, благодаря полномасштабной поддержке междокументных связей менеджеры, обслуживающие контур оперативного управления, могут получать всю необходимую детализированную и обобщающую информацию без ее промежуточного отражения на счетах.

Таким образом, благодаря интегрированному характеру электронного документооборота и продуманной специализации модулей каждая подсистема получает ровно столько функций, сколько ей необходимо.

В соответствии с постановлением Совета Министров – Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий, организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ» по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам утверждаются по представлению соответствующих министерств и других органов исполнительной власти, а также организаций формы документов строгой отчетности (квитанции, путевки, билеты, талоны и т. п.), которые подлежат использованию при расчетах с физическими и юридическими лицами, а также для учета наличных денежных средств.

Формы документов строгой отчетности, представляемые на утверждение Министерства финансов РФ, должны содержать наряду с показателями, характеризующими специфику операций, следующие обязательные реквизиты, установленные для форм первичной учетной документации:

• гриф утверждения;

• наименование формы документа;

• шестизначный номер, серию;

• код по ОКУД;

• дату составления документа;

• наименование и код организации по ОКПО;

• вид оказываемых услуг, работ;

• единицу измерения в натуральном и денежном выражении;

• подпись ответственного лица.

Они должны также сопровождаться методическими инструкциями по их учету, заполнению, применению, хранению, изготовлению и уничтожению.

Утвержденные бланки строгой отчетности являются официальными государственными документами и распространяются на все организации, занимающиеся соответствующими (транспорт, торговля, услуги и др.) видами деятельности на территории РФ. Организации могут изготовлять бланки строгой отчетности по утвержденным образцам в любой типографии, имеющей государственную лицензию на полиграфическую деятельность.

В случае необходимости при изготовлении бланков утвержденные формы могут быть изменены дополнительными реквизитами, учитывающими специфику представления соответствующих услуг. При этом все реквизиты, предусмотренные в утвержденных формах, остаются без изменения; удаление отдельных реквизитов не допускается. В случае незаполнения той или иной строки, предусмотренной в утвержденной форме бланка, ввиду отсутствия у организации соответствующих показателей эта строка прочеркивается.

Форматы утвержденных бланков строгой отчетности являются рекомендательными и могут изменяться. Художественное оформление, техническое редактирование и выбор степени защиты определяются организацией самостоятельно, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

При сдаче в типографию заказа на изготовление бланков строгой отчетности буквенная серия присваивается организацией самостоятельно, шестизначные номера представляются типографией. Повторение серии не допускается.