Объем учетной работы является основным признаком, определяющим целесообразные формы разделения труда.

Разделение труда между участниками и отдельными исполнителями осуществляется путем закрепления за каждым участком или исполнителем соответствующего объема работы, определенного круга обязанностей.

При расстановке работников по отдельным участкам учетного процесса необходимо исходить из принятой формы организации учета и учетного аппарата (централизация или децентрализация).

Установление численного состава каждого участка (группы) должно обосновываться на определении объема работы, места и способа ее выполнения.

Учетная работа каждого участка подлежит распределению между отдельными исполнителями.

Рабочий день каждого исполнителя должен быть загружен полностью. Если тот или иной исполнитель по своей прямой работе не имеет ежедневной достаточной нагрузки, в его обязанности включается выполнение других работ. Тщательное изучение объема работы и времени, необходимого для каждой операции или комплекса работ, позволяет более эффективно использовать рабочее время каждого исполнителя и создает уверенность в возможности выполнения возложенных на него работ.

В целях предупреждения срывов в выполнении работ отдельными исполнителями при невыходе на работу устанавливается круг совместителей. Совместители выполняют работу в случае болезни, очередного отпуска или невыхода на работу в связи с выполнением государственных обязанностей основными исполнителями.

Функции отсутствующего исполнителя могут передаваться не одному, а нескольким совместителям, за каждым из них закрепляются в зависимости от трудоемкости и в соответствии с его графиком (заданием) тот или другой участок работы. Это необходимо для того, чтобы передача всей работы одному совместителю не привела к большому напряжению, а следовательно, и к невыполнению порученных обязанностей. Совместитель должен быть связан по работе с отсутствующим исполнителем, знать свои дополнительные обязанности и без затруднения их выполнять.

Закрепление как основной работы, так и работы по совместительству за каждым исполнителем должно способствовать всемерному укреплению ответственности за выполнение порученной работы, ликвидации обезлички, а также создавать условия для проявления инициативы каждым исполнителем, для уплотненной равномерной и качественной работы и для накопления необходимых опыта и навыков.

При расстановке учетных работников по участкам и распределении работы между ними необходимо прежде всего выделить более сложные и квалифицированные работы.

На практике довольно часто можно встретить выполнение квалифицированными учетными работниками технической работы. Например, на одном предприятии при большом количестве учетных работников заместитель главного бухгалтера 25 % месячного бюджета времени расходовал на записи хозяйственных операций по счетам аналитического учета и составление по ним оборотных ведомостей. На другом предприятии два старших бухгалтера на техническую работу затрачивали до 40 % своего месячного бюджета рабочего времени.

Пределы целесообразного разделения работ по сложности их выполнения зависят от объема этих работ. В небольшом учетном коллективе объем сложных работ может оказаться недостаточным для обеспечения полной загрузки отдельного исполнителя. В этом случае допустимо выполнение одним и тем же работником всех видов работ. При большом количестве учетных работников вполне возможно разделение учетных работ по их сложности, а также загрузка ими работников соответствующей квалификации.

Целесообразная расстановка учетных работников по участкам работы и правильное разделение их труда должны обеспечить четкую планомерную работу учетного аппарата и высокую производительность труда.

Правильная организация труда – это прежде всего полное и целесообразное использование рабочего времени.

Одной из обязанностей работника учета является соблюдение строжайшей дисциплины и эффективное использование рабочего времени. На каждом предприятии должна быть установлена определенная система табельного учета, обеспечивающая контроль своевременности прихода на работу и ухода с нее.

Существенная роль в укреплении дисциплины труда и полном использовании рабочего времени принадлежит распорядку дня, режиму работы. Режим работы означает такой распорядок и чередование периодов работы и отдыха, которые не допускают потерь рабочего времени.

Общий режим рабочего дня и поведение работников учета подчинены правилам внутреннего трудового распорядка предприятий.

В правилах внутреннего распорядка обычно предусматриваются начало и конец работы и время перерыва. Опыт показывает, что не везде и не всегда такой распорядок обеспечивает правильное использование рабочего дня учетных работников. Для учетного аппарата к общим правилам распорядка необходимо предусматривать дополнительные положения, вытекающие из специфики его работы.

Для учетных работников, связанных с непосредственным обслуживанием представителей поставщиков, покупателей и других организаций, рабочих, служащих, должны быть регламентированы часы приема посетителей. К этой категории учетных работников относятся бухгалтеры по учету заработной платы, кассиры, бухгалтеры и счетоводы, оформляющие операции по отпуску продукции и материальных ценностей. Для таких работников необходимо делить рабочий день на две части: одна часть, большая, отводится для выполнения работы по обслуживанию посетителей, вторая часть, меньшая, используется для обработки документов за день и выполнения учетной работы, не связанной с обслуживанием рабочих, служащих и других посетителей.

В распорядке дня должна быть предусмотрена сменность работы, особенно в отчетном периоде.[3] Учетная работа, связанная с проверкой и обработкой первичных документов, сосредоточивается в дни отчетного периода. Значительная часть документов сдается материально-ответственными и другими работниками к исходу рабочего дня. Работник учета вынужден переносить обработку документов на следующий день, что удлиняет отчетный период. К таким работам относится обработка сменных рапортов, нарядов за последние один-два дня, лимитных карт и требований на отпуск материалов, инвентаризационных ведомостей незавершенного производства, а также работа по подсчету и оформлению журналов-ордеров в вечернюю смену.

Правильный трудовой режим не допускает нарушений распорядка дня. Борьба за укрепление трудовой дисциплины в учетном аппарате должна быть в центре внимания руководителей и общественных организаций, предприятий.

Важнейшее значение для лучшего использования работников учета имеет правильная организация рабочего места.

Под рабочим местом работника учета подразумевается не только место, занимаемое работником, но и общая обстановка работы учетного аппарата.

Организация рабочего места каждого работника учета должна соответствовать характеру возложенной на него работы и обеспечить ему необходимые условия для ее выполнения с наименьшей затратой силы и времени.

Общими требованиями рабочего места учетного работника являются:

• создание таких благоприятных условий, при которых работник в состоянии сосредоточить на выполняемой работе свое внимание;

• расположение всех предметов, которыми пользуется работник, должно быть на таком расстоянии и таким образом, чтобы производимая им работа требовала меньшего количества и менее сложных движений;

• определение целесообразных и постоянных мест для рабочих и справочных материалов, счетных машин, приборов и приспособлений.

Рабочие места должны быть оснащены необходимыми приборами и приспособлениями, применяемыми в процессе работы и способствующими наиболее целесообразному размещению, хранению и использованию этих приборов и приспособлений.

Предметы оборудования рабочих мест подразделяются на постоянные, которые должны находиться на рабочем месте независимо от выполняемой работы, и общего пользования (временные), надобность в которых имеется и у других работников бухгалтерии.