По мнению чиновников из ФНС России для обоснования расходов работник, использующий личный транспорт, должен обязательно представить в бухгалтерию путевой лист (письмо от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@). Однако Налоговый кодекс подобного требования не содержит. И поэтому многие организации в рассматриваемой ситуации путевые листы не составляют. Однако ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005 пришел к выводу, что основанием для учета в составе расходов компенсации за использование личного автотранспорта работников является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации. А также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (в частности, копия технического паспорта), и путевые листы с отметками о служебных поездках. Так что, как видите, с чиновниками согласны и арбитражные суды.

Когда организации покупают правовую базу, бухгалтерскую программу, то получают неисключительные права на использование указанных продуктов. Порядок учета таких расходов зависит от того, определен ли лицензионным соглашением срок, на который передаются права.

Если срок использования программы определен, то дальше нужно посмотреть, каков порядок расчетов, установленный в договоре с правообладателем.

Если оплата перечисляется периодически (ежемесячно, ежеквартально), то данные суммы в бухгалтерском учете считаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 и п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»), в налоговом – относятся к прочим расходам (подп. 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Когда оплачивают программу сразу, то в бухгалтерском учете ее стоимость включают в расходы будущих периодов и отражают по дебету счета 97. Списывать эту сумму нужно равномерно в течение всего срока использования, определенного в лицензионном соглашении (п. 26 ПБУ 14/2000). Кроме того, стоимость программы пользователь должен учесть на забалансовом счете в оценке, принятой в соглашении. Так как отдельного счета для отражения нематериальных активов, полученных в пользование, не предусмотрено, можно использовать любой незадейст-вованный забалансовй счет по своему усмотрению (письмо Минфина России от 12 ноября 2004 г. № 07-05-14/296).

В налоговом учете сумму, сразу уплаченную за программу, также равномерно относят к прочим расходам на основании подпункта 26 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. А списывают в составе косвенных расходов, следуя требованиям статьи 318 Кодекса.

Чаще всего в лицензионном соглашении срок, в течение которого покупатель вправе пользоваться программным продуктом, не определен. Тогда стоимость покупки в налоговом учете уменьшает прибыль единовременно. Такой вывод можно сделать из пункта 1 статьи 272, а также из подпункта 26 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Там говорится, что если исходя из условий договора затраты невозможно отнести к какому-то конкретному периоду, то всю сумму списывают в момент оплаты.

Что касается бухгалтерского учета, то тут стоимость программы списывается постепенно, в течение предполагаемого срока ее использования. Срок этот руководитель компании устанавливает приказом. Это следует из пункта 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н. Как видите, в этом случае возникают временные разницы между данными бухгалтерского и налогового учета и как следствие, отложенные налоговые обязательства.

А есть ли способы этого избежать? Да, есть.

Первый. Списать в бухгалтерском учете программу сразу. Штрафов за недоплату налогов здесь, конечно, не будет. Но такой подход нарушает правила бухучета и искажает отчетность предприятия. А за это статьей 15.11 Кодекса РФ об административных нарушениях предусмотрен штраф – до 3000 руб. Однако применить его можно, только если одна из строк бухгалтерской отчетности будет искажена на 10 процентов и более. Поэтому если стоимость программы невелика, то такой вариант будет оптимальным.

Второй вариант – в налоговом учете списывать стоимость программы постепенно, то есть так же как в бухучете. Санкций за это, естественно, также не будет – ведь расходы будут списываться медленнее. То есть признание части расходов придется откладывать, что увеличит налог на прибыль текущего отчетного периода. Поэтому такой вариант подходит лишь в том случае, если уменьшение расходов текущего периода для фирмы не имеет большого значения. Например, если организация работает со значительным убытком.

Отдельно поговорим о затратах на обновление программ и баз данных. В бухгалтерском учете это расходы по обычным видам деятельности. А в налоговом – прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ), которые списываются как косвенные.

Расходы на консультационные и прочие услуги включаются в состав прочих на основании подпункта 15 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Надо сказать, что эти расходы, списываемые по этому подпункту, всегда вызывают пристальное внимание у проверяющих. Дело в том, что с помощью них недобросовестные организации пытаются увеличить свои расходы при расчете налога на прибыль, заключая фиктивные договоры с фирмами-однодневками, обналичивают деньги и т. д.

Чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, нужно правильно оформить документы: договор, акт выполненных работ, счет-фактуру. В договоре необходимо предельно четко сформулировать цели и прописать конкретные направления исследования. Скажем, анализ региональных рынков или определение типа потенциальных потребителей. Далее, обосновать проведенные исследования лучше в специальном отчете. Результаты анализов могут быть представлены в форме текста, схем, графиков, таблиц и т. д. То есть чем больше будет оправдательных документов, тем проще будет организации доказать налоговикам, что их затраты на маркетинг обоснованы. Кроме того, нелишним будет, если вы наведете справки о компании, которая собирается оказывать вам подобные услуги. Ее правоспособность не должна вызывать сомнений.

Надо сказать, что арбитражная практика по данному вопросу сложилась неоднозначная. Помимо документов, судьи придают значение тому, насколько затраты на консультационные и маркетинговые услуги связаны с деятельностью фирмы.

Так ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 6 октября 2004 г. № А19-2575/04-33-Ф02-4074/04-С1 пришел к выводу, что затраты по оплате маркетингового исследования цен экономически обоснованны. Ведь полученная информация необходима для дальнейшей работы и продвижения продукции на рынок.

Судьи Московского округа в постановлении от 21 июля 2005 г. по делу № КА-А41/6715-05 постановили, что консультации по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения обоснованы и подтверждены документами (договором, актами и счетами-фактурами). При этом тот факт, что в штате фирмы есть бухгалтер, значения не имеет.

Однако в арбитражной практике есть и противоположные решения. Так организации не удалось доказать, какие конкретно консультационные услуги ей были оказаны и как они повлияли на деятельность организации. Поэтому суд решил, что факт экономической обоснованности и целесообразности расходов не доказан. А потому поддержал претензии налоговиков (постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 февраля 2006 г. по делу № А13-11980/04-15).

ООО заключило с исполнителем договор на оказание консультационных и информационных услуг, на основании договора и актов сдачи-приемки произвело оплату услуг и сумму оплаты включило в расходы при исчислении налога на прибыль на основании подпунктов 14 и 15 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Налоговая инспекция сочла действия по включению суммы оплаты по договору в состав расходов неправомерными на том основании, что затраты не соответствуют статье 252 Налогового кодекса РФ. ФАС Северо-Западного округа поддержал позицию налоговых органов, указав следующее. Из договоров оказания услуг нельзя сделать вывод о том, какие конкретно услуги оказаны ООО, в каком объеме и с какой целью и как эти результаты повлияли на деятельность ООО. Кроме того, налогоплательщик не доказал факт экономической обоснованности и целесообразности данных расходов и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода.