Обратите внимание: организация может самостоятельно предоставлять своим сотрудникам дополнительные оплачиваемые отпуска – сверх установленных законодательством. А порядок и продолжительность дополнительного отпуска администрация предприятия должна зафиксировать в трудовом или в коллективном договоре или в приказе по фирме. В статье 116 Трудового кодекса РФ сказано, что принимается такое решение с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Согласно статье 139 Трудового кодекса РФ отпускные и компенсации за неиспользованный отпуск рассчитываются исходя из среднего заработка работника за последние 12 календарных месяцев.
Средний заработок определяют так. Складывают зарплату за последние двенадцать календарных месяцев. А результат делят на 12 и на среднемесячное число календарных дней – 29,4. Таким образом, получают среднедневной заработок. Для расчета отпускных эту величину умножают на число дней отпуска.
ПРИМЕР
С 4 сентября 2006 года сотруднику предоставлен очередной отпуск на 28 календарных дней. Таким образом, расчетный период – с 1 сентября 2005 года по 31 августа 2006 года. Предположим, что весь период был отработан полностью. За это время сотруднику начислена заработная плата, равная 78 664 руб.
Среднедневной заработок сотрудника составил:
78 664 руб.: 12 мес.: 29,4 дн. = 222,97 руб. А отпускные таковы:
222,97 руб. х 28 дн. = 6243,16 руб.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
ПРИМЕР
Работница фармакологического предприятия, которая работает с 2001 года, с 6 февраля до конца мая 2006 года изготавливала сухие концентраты из лекарственных трав. А затем ее перевели в цех, где производят травяные настойки и капли. 4 ноября сотрудница взяла отпуск – 28 календарных дней. Вместе с основным отпуском ей полагается дополнительный.
Те, кто изготавливает сухие концентраты из трав, имеют право на дополнительный отпуск – 6 рабочих дней в год, а сотрудники, производящие настойки и капли, – 12 рабочих дней в год.
Продолжительность дополнительного отпуска сотрудницы в рабочих днях за работу в цехе, где изготавливаются концентраты:
6 дн.: 12 мес. х 4 мес. = 2 дн.
А за время, которое сотрудница проработала в цехе по изготовлению настоек и капель, ей причитается дополнительный отпуск:
12 дн.: 12 мес. х 3 мес. = 3 дн.
Таким образом, работнице дополнительно полагается 5 рабочих дней (2 + 3). Общая продолжительность ее отпуска составляет 28 календарных и 5 рабочих дней. Расчетный период – с 1 ноября 2005 года по 31 октября 2006 года отработан полностью. В этом периоде 249 рабочих дней. А заработала сотрудница за это время 59 595 руб.
Рассчитаем отпускные за основной отпуск. Средний заработок составит 168,92 руб. (59 595 руб.: 12 мес.: 29,4). А отпускные 4729,76 руб. (168,92 руб. х 28 дн.).
Теперь определим, сколько нужно заплатить за дополнительный отпуск – 1196,69 руб. (59 595 руб.: 249 дн. х 5 дн.). То есть всего сотруднице надо заплатить 5899,45 руб. (4729,76 + 1169,69).
Средний заработок при расчете отпускных определяется в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Напомним, что оно утверждено постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213. Расчетным периодом, как мы сказали выше, являются 12 календарных месяцев, которые предшествовали месяцу, в котором работник пошел в отпуск.
В соответствии с пунктом 12 Положения при определении среднего дневного заработка из расчетного периода исключаются праздничные нерабочие дни.
Согласно пункту 4 Положения о средней зарплате, при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, когда сотрудник:
– получал средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;
– получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
– не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
– не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
– брал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
– свобождался в других случаях от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации;
– брал дни отдыха (отгулы) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если сотрудник отработал расчетный период не полностью, то сначала среднемесячное число календарных дней (29,4) умножают на количество полностью отработанных месяцев.
Далее к полученному результату прибавляют количество календарных дней в тех месяцах, которые отработаны не полностью. Как рассчитать такие календарные дни? Ответ дан в пунктах 9 и 10 Положения о средней зарплате. Для этого число фактически отработанных дней нужно умножить на соответствующий коэффициент. Причем коэффициент зависит от того, какая рабочая неделя установлена на предприятии. Так, если там 5-дневная рабочая неделя, то применяется коэффициент 1,4. При 6-дневной рабочей неделе применяется коэффициент 1,2.
ПРИМЕР
С 11 октября 2006 года сотруднице предоставлен очередной отпуск на 28 календарных дней. Значит, расчетный период – с 1 октября 2005 года по 30 сентября 2006 года. Оклад сотрудницы 7000 руб. В августе в течение трех дней была в командировке, а с 6 по 10 сентября включительно сидела на больничном. Кроме того, 18 и 21 сентября сотрудница брала отпуск за свой счет. На предприятии установлена пятидневная рабочая неделя.
Всего за расчетный период (без учета больничного и зарплаты за время командировки) сотруднице выплатили 79 548 руб.
В августе сотрудница отработала 20 дней (23 – 3), это будет 28 календарных дней (20 дн. х 1,4). А в сентябре – 13 дней, или 18,2 календарных дня (13 дн. х 1,4).
Таким образом, среднедневной заработок сотрудницы равен:
79 548 руб.: (29,4 дн. х 10 мес. + 28 дн. + 18,2 дн.) = = 233,83 руб.
За время отпуска работнице начислят:
233,83 руб. х 28 дн. = 6547,24 руб.
Если за расчетный период сотрудник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с пунктом 4 Положения о средней зарплате, то средний заработок считают исходя из заработной платы, начисленной за предыдущий расчетный период.
Если работник за расчетный период и до расчетного периода не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней, средний заработок определяется исходя из зарплаты, начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце, когда он пошел в отпуск.
В пункте 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ сказано, что отпускные относятся к расходам на оплату труда. Они уменьшают налогооблагаемый доход организации. Причем это относится к оплате как основных отпусков, так и дополнительных.
Однако в отношении дополнительного отпуска нужно сделать оговорку. Если такие отпуска предусмотрены коллективными договорами, то деньги, выплаченные за эти дни, будут учитываться при налогообложении прибыли как расходы на оплату труда. С этим согласны и специалисты Минфина России (см., например, письмо от 27 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/143).
Момент включения отпускных в расходы зависит от того, каким методом организация определяет доходы и расходы. Если используется метод начисления, то расходы признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.
