Для большинства солдат обеих стран история кампании начиналась с заключения договора/контракта (indenture). Это было письменное соглашение с капитаном, по которому солдат соглашался служить в его отряде/роте. В Англии контрактная система к этому времени достигла высокой степени проработки и была практически всеобщей. Солдат обязывался явиться на смотр по вызову, будучи достаточно вооруженным, конным и экипированным. Если он заключал контракт с другими солдатами, то указывалось их точное количество и тип. Если рота должна была служить за границей, то предусматривалась доставка. Указывался срок службы. Оговаривались условия распределения добычи, как правило, соответствующие условиям договора капитана с королем. Согласовывались ставки военного жалованья и вознаграждения, а также интервалы, через которые они должны были выплачиваться. Некоторые из этих документов несут на себе следы напряженного торга, неаккуратные подчистки и вставки на испачканной бумаге.

XIV век был веком законопослушным, и контракт был лишь первым из целого ряда юридических документов, которые необходимо было оформить перед тем, как солдат отправлялся на войну. В эпоху, когда лжесвидетельство было обычным делом, а судебные разбирательства часто проворачивались благодаря благосклонности, подкупу или насилию, судебные записи полны историй о конфискации имущества у людей, ушедших на войну. В обязанности капитана входило получение охранных грамот для любого члена его роты, оставлявшего после себя земельные владения. Эти грамоты, которые выдавались сотнями в течение нескольких недель перед каждой большой континентальной кампанией, приостанавливали все судебные разбирательства против людей, задействованных на службе у короля. Более богатые солдаты с более сложными делами также подавали прошения о выдаче доверенностей, которые позволяли им назначать представителей для ведения своих дел на время отсутствия. Наконец, нужно было составить завещание, часто в спешке в ночь перед отъездом из дома или в порту, пока корабли подводили к берегам и причалам для погрузки. Ричард, лорд Пойнингс, несомненно, был не единственным членом кастильской армии Джона Гонта, написавшим свое завещание de ma main en haste (моей торопливой рукой) в Плимутском заливе, пока он ждал приказа о погрузке на корабли[1034].

Платная служба солдата начиналась на смотре (фр. montre — показывать). Его цель заключалась в осмотре вооружения и снаряжения людей, представленных капитанами рот, а также в проверке их лошадей. Результат записывался писарем в ведомость, на основании которой капитан получал жалование за свою роту. Сразу после смотра капитан имел право получить аванс за своих людей. Во Франции практиковалась выплата месячного жалованья во время смотра с последующими доплатами через регулярные промежутки времени в течение кампании. Английские армии получали более щедрые авансы: четверть жалованья и награды были нормой, а аванс за шесть месяцев — не редкостью. Но в Англии вечная скудость правительства означала, что аванс иногда был единственным, что человек видел из своего жалованья в течение многих месяцев или лет. Процедура прохождения строевого смотра в обеих странах была практически одинаковой. В Англии смотр обычно проводился в порту посадки на корабли камер-рыцарями, которые не входили в состав армии и по этой причине считались более независимыми. Во Франции смотр обычно проводился на открытой площадке под стенами такого города, как Аррас, Анжер или Тур, расположенного на некотором расстоянии от театра военных действий в центре региональной дорожной сети. Смотр проводили офицеры, назначенные коннетаблем, маршалами и магистром арбалетчиков, а также люди, которые поклялись выполнять свой долг и, как и их английские коллеги, были выбраны из тех, кто сам не служил в армии. У Фруассара есть наглядное описание смотра английского гарнизона Ла-Рошели в 1372 году, которое, должно быть, было хорошо знакомо солдатам, читавшим его. Около шестидесяти человек проехали перед офицером на лошадях в полном вооружении, которое они часами начищали до блеска накануне вечером. Офицер прошел вдоль строя, находя недостатки то тут, то там. "Вот вы, где остальное снаряжение? Найдите его, если не хотите, чтобы вам сняли жалованье". "Да, сэр". Были приняты тщательные меры предосторожности против мошенничества. Смотры должны были проводиться под открытым небом при дневном свете. Список личного состава составлялся в нескольких экземплярах, где солдаты перечислялись по именам и статусу. На лошадях ставили клеймо на бедре, чтобы гарантировать, что те же самые животные не будут повторно представлены другой ротой[1035].

Однако, несмотря на растущую административную проработанность, офицеры, занимавшиеся расквартированием и выдачей жалования, часто были некомпетентны или коррумпированы, а мошенничество было распространено повсеместно. В литературе и постановлениях того периода регулярно встречается описание мошеннических уловок. Одно и то же снаряжение передавалось из роты в роту, когда каждая из них поочередно представала перед офицером для проверки. Капитаны заимствовали людей друг у друга, чтобы довести  свою роту до численности указанной в контракте, и лгали об их статусе. Офицер, проводящий смотр, не мог быть везде и сразу. Значительные роты иногда выставлялись перед клерками, чьи знания о снаряжении и лошадях были весьма ограниченными, и которых, похоже, легко было обмануть. Джон, лорд Невилл из Раби, представил свою роту в Саутгемптоне в 1375 году клерку, который не заметил серьезных недостатков как в количестве, так и в качестве. На этом возможности мошенничества не заканчивались. Капитаны должны были пропорционально уменьшать получаемое жалованье за вычетом дезертиров или умерших после смотра людей, и от них ожидали возврата уже выплаченных таким людям авансов. Но обширные записи английской финансовой администрации свидетельствуют лишь о редких случаях, когда это действительно происходило. Во французской армии, по-видимому, за численностью отрядов осуществлялся более строгий надзор. В ходе кампании регулярно проводились дополнительные смотры, как правило, в первый день каждого месяца, чтобы учесть потери, дезертирство и утрату снаряжения, — практика, которая систематически применялась в английских армиях только в XV веке. Но даже во Франции постоянно поступали жалобы на небрежность и коррумпированность офицеров. Военные казначеи, по общему мнению, брали взятки за то, что не замечали нарушений. В 1373 году Карл V жаловался, что его роты генуэзских арбалетчиков гораздо меньше, чем положено по штату, и что многие из них не генуэзцы и даже не арбалетчики, а "никчемные, низкосортные людишки, нанятые за гроши". Как вспоминал позже Филипп де Мезьер, "было печально известно, что капитаны получали жалованье за 500 человек, а в их ротах никогда не было более 250 человек, а некоторые скрывались с авансами, как только их получали"[1036].

Самым дорогим имуществом воина были его лошади и доспехи. Когда Черный принц в своем завещании распорядился, чтобы его тело до могилы сопровождали два его боевых коня и два человека в доспехах, он даже в смерти демонстрировал два главных признака статуса воина, а также следовал обычаю, который становился традиционным среди людей его сословия. Предполагалось, что оруженосец должен иметь "покрытого" боевого коня, а рыцарь — двух. Это были крупные животные, сильные, выносливые и быстрые, способные нести на себе тяжеловооруженного человека. В дополнение к боевому коню латнику требовалась еще одна лошадь для езды в походе и, если он мог получить место для их перевозки, вьючная лошадь для перевозки багажа и лошадь для слуги. Это означало значительные затраты на лошадей. Сохранившиеся оценки лошадей свидетельствуют о том, что среднестатистический рыцарь ездил на лошади стоимостью от 20 до 30 фунтов стерлингов, в то время как его оруженосец имел животное стоимостью около 10 фунтов стерлингов. Самые крупные и лучшие боевые кони (известные как destriers) могли стоить до 100 фунтов стерлингов. Лошадь человека была наглядным признаком его статуса в обществе и от нее зачастую зависела жизнь всадника. Когда сэр Джон Фальконер был убит в стычке под Бенавенте во время кастильской кампании 1387 года, его соратники были уверены, что это произошло из-за его низкосортной лошади[1037].