Основные принципы учета расходов
Так как состав расходов предпринимателю придется смотреть в главе 25 НК РФ, то нужно обязательно выучить основные принципы учета расходов, которые заложены в статье 252 НК РФ.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты:
• подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;
• подтвержденные документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
• подтвержденные документами, косвенно свидетельствующими о произведенных расходах, – например, с помощью таможенной декларации, приказа о командировке, проездных документов, отчета о выполненной работе в соответствии с договором.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Сразу скажем, что обоснованы расходы или нет, направлены они на получение дохода или нет – вопросы субъективные. Налоговикам часто кажется, что тот или иной расход необоснован и предприниматель включил его в свои расходы беспочвенно, только для того, чтобы уменьшить сумму начисляемого НДФЛ.
Разумеется, у самого предпринимателя противоположная точка зрения. Как правило, такие вопросы решаются в суде.
Однако о документах, подтверждающих затраты, можно сказать достаточно конкретно.
Во-первых, существует Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В пункте 2 статьи 9 этого закона установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Если вдруг какого-то документа в этих альбомах нет, то предприниматель может составить собственный документ, который должен будет содержать следующие обязательные реквизиты:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование предпринимателя;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.
Во-вторых, вернемся к этим альбомам. Все равно подавляющее количество документов предпринимателю придется использовать именно в тех формах, которые там приведены. Во всяком случае, налоговики будут требовать именно этого. Так вот, данные документы утверждаются Росстатом (ранее он назывался Госкомстат РФ) и Банком России.
Документы, которые вам понадобятся для учета труда и его оплаты, следует искать в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.»
Для учета строительных работ – постановления Госкомстата РФ от 11 ноября 1999 г. № 100 и от 28 ноября 1997 г. № 78.
Для учета основных средств и нематериальных активов – постановления Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а и от 21 января 2003 г. № 7.
Для учета продукции, товарно-материальных ценностей – Постановление Росстата от 9 августа 1999 г. № 66.
Для учета торговых операций – Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132.
Для учета кассовых операций и результатов инвентаризации – Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.
Тем, кто занимается сельским хозяйством, не обойтись без Постановления Госкомстата РФ от 29 сентября 1997 г. № 68.
Итак, предположим, правильно оформленные документы у предпринимателя есть. Затраты, которые он произвел, имеют непосредственное отношение к тем доходам, которые он получает от предпринимательской деятельности.
Теперь нужно твердо запомнить, когда и как эти затраты можно учесть.
Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей утвержден Приказом Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. № 86н, БГ-3-04/430.
В соответствии с пунктом 13 данного порядка доходы и расходы предпринимателя отражаются в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя кассовым методом, то есть после фактического получения дохода и совершения расхода, за исключением случаев, предусмотренных в самом этом документе.
Как указывают финансисты в Письме от 14 июля 2008 г. № 03-04– 05–01/248, в главе 25 НК РФ нужно смотреть только сам состав расходов. А вот метод их признания может быть только кассовым.
ПРИМЕР 1
Иванов, владелец предприятия без образования юридического лица (ПБОЮЛ), по состоянию на 31.12.09 имел документы на приобретение товаров, которые он перепродавал, на сумму в размере 400 000 руб. Однако оплаченными были только товары на сумму 300 000 руб.
При этом доход от торговли на эту же дату составил 650 000 руб. И оплачены ему были только товары на сумму 600 000 руб.
Это означает, что доход за 2009 г., с которого Иванову придется уплатить НДФЛ, составляет 300 000 руб. (600 000–300 000). Налог, который предприниматель должен будет уплатить в бюджет за этот год, равен 39 000 руб. (300 000 руб. х 13 %). Товар на сумму 50 000 руб., который не был оплачен Иванову в 2009 г., покупатели оплатили в 2010 г. Сам предприниматель оплатил свою задолженность по товару в размере 100 000 руб. также только в 2010 г.
Эти суммы будут учтены при расчете налоговой базы по НДФЛ – но уже только в 2010 г., несмотря на то что документы по отгрузке и приобретению этих товаров были оформлены еще в 2009 г.
Вот это и означает кассовый метод учета.
Обратите внимание! Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей включает в себя также перечень расходов. Если вдруг этот перечень в чем-то будет противоречить правилам главы 25 НК РФ, то предприниматель должен руководствоваться главой 25. Об этом сказал ФАС Западно– Сибирского округа в Постановлении от 27 февраля 2006 г. № Ф04– 8776/2005(17629-А45-33).
Так, например, в данном Порядке предусмотрено, что индивидуальный предприниматель имеет право начислять амортизацию по всем своим основным средствам исключительно линейным методом. А вот глава 25 НК РФ предусматривает два метода – линейный и нелинейный. Судьи полагают, что и предприниматель имеет полное право использовать в своей деятельности нелинейный метод амортизации.
Условные расходы
Впрочем, предприниматель может, если считает нужным, отказаться от сбора документации по учету своих расходов. Пункт 1 статьи 221 это позволяет.
Там сказано, что если налогоплательщик не в состоянии документально подтвердить свои расходы, связанные с деятельностью в качестве индивидуального предпринимателя, то профессиональный налоговый вычет производится в размере 20 % общей суммы доходов, полученных индивидуальным предпринимателем от предпринимательской деятельности.
Доказывать, что предприниматель вообще нес какие-то расходы по своей предпринимательской деятельности, он в этом случае не обязан! Это подтвердил Президиум ВАС РФ в Постановлении от 11 мая 2005 г. № 15761/04. Достаточно того, что предприниматель вообще ведет какую-то предпринимательскую деятельность.
Обратите внимание! Это положение об условных расходах не применяется в отношении физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, но не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей. Проще говоря, если незарегистрированного предпринимателя поймают за предпринимательской деятельностью и начнут подсчитывать сумму незаконно полученного им дохода, то никакой условный расход при этом учитываться не будет.
