Смета, которую вы высылаете клиенту, должна быть полной с точки зрения стоимости указанных в ней позиций. Этой полной стоимости вы, в свою очередь, должны добиваться от подрядчиков, уточняя, входят ли в названную ими цену доставка, монтаж и демонтаж, НДС и другие подводные камни, на которые впоследствии можно неожиданно наткнуться. Так вы застрахуете себя и клиента от незапланированных расходов. При этом проявите уважение к подрядчику (вам с ним еще работать), позвоните, если вы или клиент не выбрал его, и, наоборот, не трезвоньте лишний раз, чтобы получить информацию, которую он уже давал (разыщите документы в архивах, если эти сведения у вас действительно есть).

Желательно, конечно, придерживаться озвученного ранее бюджета, но в то же время вы можете предлагать два-три варианта общей суммы: минимальный, рекомендуемый (средний, соответствующий брифу) и максимальный. Чем больше возможностей для маневра с бюджетом, тем лучше для вас.

Готовя предложение относительно площадок, не верьте менеджерам, перепроверяйте их информацию. Зачастую, чтобы продать свою площадку, они говорят то, что вы хотите услышать. Будьте внимательны, проявляйте здравый смысл, съездите на место, чтобы лично убедиться в возможности провести там банкет на 500 человек. Менеджер может уверять вас, что они всё могут и не раз проводили подобные мероприятия. Но нужно самому понять, будет ли гостям комфортно в таких условиях. Если сомневаетесь, используйте тематические сайты, где представлена вся необходимая информация о площадках, в том числе и отзывы ваших коллег[16]. А лучше всего предлагайте те площадки, в которых вы абсолютно уверены, где уже работали и имеете хорошие отношения с менеджментом.

Итак, ваше финальное предложение должно содержать целый пакет документов: концепцию, варианты площадок, сценарный план, визуализацию декораций и других элементов мероприятия. Если вы считаете, что все готово, то ваш следующий шаг – презентация и защита проекта.

В подготовке к защите проекта вам поможет вся информация о клиенте и встречах с ним, описанная выше. Чтобы не повторяться, я остановлюсь на главном с моей точки зрения – на репетиции. Нет ничего лучше, чем проверить ваши предложения на третьих лицах. Не поленитесь и организуйте предварительную защиту перед руководством и коллегами. Сторонний взгляд поможет вам лучше оценить собственное предложение, найти в нем недочеты, понять, какие вопросы могут возникнуть у клиента, успеть подготовить альтернативные варианты. Когда вы начнете проговаривать свое предложение вслух, вы заметите, что оно воспринимается по-другому даже вами, отметите нюансы, которых раньше не видели. Репетиция увеличивает ваши шансы на победу на 30 %.

Перед защитой у клиента четко распределите роли: кто что рассказывает, в каком порядке, кто является лидером встречи. Все остальное вы уже знаете.

После оглашения результатов тендера вам предстоит либо праздновать победу, либо анализировать свой проигрыш. Однако в первом случае клиент может попросить вас еще до передачи проекта проджекту внести в него коррективы и кое-что подправить. Для этого в вашем плане-графике должен быть пункт, предусматривающий доработки. Они почти неизбежны, так как очень редко предложение устраивает на 100 %. Всегда находится что-то, что необходимо исправить.

В некоторых компаниях сотрудники выполняют одновременно функции аккаунта (занимается продажами) и проджекта (занимается реализацией проектов). В «Подъёжиках» эти роли разграничены, поэтому после продажи осуществляется внутренняя передача, когда к проекту подключается проджект, который в дальнейшем осуществляет всю коммуникацию с клиентом (для ее установления происходит внешняя передача).

В случае победы в тендере аккаунт передает проект для реализации проджект-менеджеру. Процесс передачи проекта и постановки задачи проджекту очень деликатный, требующий особого анализа. Я сравниваю его с тем, как бегуны передают друг другу эстафетную палочку. Есть три основных способа.

1. «Лови» – аккаунт со всего размаха бросает проект в проджекта и, убегая, бормочет: «Чего здесь непонятного? Все же ясно!» Аккаунт в данном случае исходит из того, что проект не требует детальной передачи в силу своей кристальной прозрачности. Но это не так. В любом проекте есть нюансы, требующие разъяснений. Проджект должен быть в курсе особенностей коммуникации с клиентом, понимать, в чем его боль, чтобы продолжить линию ведения проекта, начатую самим аккаунтом.

2. «Тяни-толкай» – аккаунт вкладывает проект, как эстафетную палочку, в руки своих коллег из отдела реализации, но при этом продолжает держаться за него. Часто это происходит, потому что он сам хочет завершить проект. Он вмешивается в работу проджекта, пытается его контролировать, продолжает коммуницировать с клиентом. Как вы понимаете, это тоже не очень эффективно.

3. «Держи» – аккаунт вручает проект проджекту по аналогии с правильной передачей эстафетной палочки в спорте: принимающий постепенно набирает скорость, передающий, не теряя скорости, аккуратно вкладывает палочку ему в руку, после чего останавливается, так как его этап эстафеты завершен.

Третий вариант оптимальный. В какой-то момент проджект и аккаунт «бегут» вместе – это и есть внешняя передача проекта. Аккаунт лично представляет клиенту проджекта как человека, который в дальнейшем будет вести с ним коммуникацию. При этом проджект уже в курсе всех тонкостей проекта и готов к работе.

Если обобщить этапы со второго по пятый, то процесс разработки и передачи проекта можно представить в виде следующей схемы.

С вашего позволения, этапы 6–10 я приберегу для другой книги, которая будет посвящена реализации проекта.

Описанная в III главе схема продажи и реализации проекта принята в нашей компании «Подъёжики». У вас, конечно, может быть собственное видение оптимального построения рабочего процесса. Тем не менее я рекомендую вам ответить на несколько вопросов, которые, возможно, помогут усовершенствовать работу вашего агентства.

• Кто вы, командный игрок или «суперзвезда»?

• Каковы ваши таланты? Какие таланты есть у ваших коллег? Как вы используете свои и чужие таланты в командной работе?

• Всегда ли вы ставите перед членами своей команды единую цель? В чем она заключается?

• Как вы выбираете, в каком тендере участвовать? Есть ли у вас четкие критерии отбора потенциальных клиентов и проектов?

• Пытаетесь ли вы узнать все о клиенте? Какие инструменты для этого используете?

• Составляете ли вы подробный план-график подготовки тендерного предложения? Закладываете ли в него время, необходимое для внесения правок и комментариев клиента?

• Готовитесь ли ко встрече с клиентом?

• Проанализируйте свое поведение на встречах с клиентом. Используете ли вы юмор в диалоге? Кто больше говорит, вы или клиент? Всегда ли вы вежливы, учтивы, приветливы и улыбчивы? Умеете ли слушать? Если бы вы были клиентом, вы понравились бы самому себе?

• Нет ли у вас привычки обсуждать клиента или проект при посторонних, например в лифте или фойе чужого офиса?

• Внимательно ли вы читаете бриф? Задаете ли клиенту дополнительные вопросы? Были ли в вашей карьере случаи, когда вы проигрывали тендеры из-за недостаточного знания брифа?

• Как проходят ваши креативные сессии? Сколько человек в них обычно участвует? Какие функции они выполняют? Сколько в среднем длится креативная сессия в вашей компании? Используете ли вы дополнительные источники вдохновения (интернет, книги, фильмы, музыку)?