Только будьте внимательны – не задавайте вопросы, ответы на которые уже изложены в брифе. Отнеситесь к этому документу предельно серьезно, изучите досконально вплоть до запятой. Любая информация, даже не самая существенная на ваш взгляд, на деле может иметь решающее значение. Кому-то может быть принципиально важно, чтобы ваша компания была зарегистрирована в Москве. Кто-то может особое внимание уделять нумерации страниц. Клиент может попросить не ставить ваш логотип рядом с логотипом его бренда или не высылать смету ранее указанного срока и т. д. Порой подобные «мелочи» могут стоить даже не победы, а простого участия в тендере.

Шаблон план-графика подготовки тендера и проекта

Изучив бриф и распределив роли в команде, необходимо составить детальный план-график подготовки (последовательность шагов, которые нужно предпринять для победы в тендере) и реализации проекта. Важно, чтобы план-график учитывал время, необходимое на доработку ваших тендерных предложений или внесение изменений, например, в дизайн-макеты после их презентации клиенту. Почти наверняка после защиты проекта перед заказчиком он попросит вас внести определенные коррективы. И вы должны быть к этому готовы. Точно так же проджект-менеджер должен быть готов перенять у аккаунта проект в случае победы в тендере. Соответственно, передача проекта тоже должна быть отражена в плане-графике. Вы и члены вашей команды должны понимать, что будете делать после победы в тендере и будет ли у вас на это время.

Проанализировав бриф, вы отправляетесь на встречу с клиентом, чтобы презентовать команду и задать интересующие вас вопросы по проекту.

Как я уже говорил ранее, очень важна первая встреча с клиентом, на которой он формирует свое представление о вас, а вы о нем. Это как первое свидание, от которого зависит, получится у вас что-то или нет.

К любой, а особенно первой встрече необходимо скрупулезно подготовиться. Вы должны все знать про людей, с которыми вам предстоит общаться: какое у них образование, где работали ранее, что о них пишут в интернете, к какому психотипу они относятся. Идя на встречу, ставьте перед собой понятную и достижимую цель, при этом ясно осознавая, каковы ожидания самого клиента. Перед встречей вы должны четко понять, какого результата хотите добиться. Итогом должно стать понимание боли клиента и повышение вашего эмоционального счета.

Не забывайте и про технические мелочи: наличие проектора и Wi-Fi в комнате, формат презентации, минимальное количество печатного материала, парковка, заказ пропусков. Готовьтесь заранее, за день до встречи. Распечатайте документы с запасом, на случай если состав участников неожиданно расширится. Но помните, что сегодня многие компании уделяют огромное внимание экологии, поэтому не приветствуют использование большого количества бумаги. Вы должны знать об этом заранее.

Идя на встречу, помните про «улыбающийся пластилин» – постарайтесь понять, кто перед вами, чтобы принять ту форму, в которой хочет вас видеть клиент. Еще раз оговорюсь, что это не имеет отношения к самоуничижению. Дело в вашем личном выборе: только вам решать, стоит принимать эту форму или нет. Но если вы примете требуемую форму, то, во-первых, будете управлять ситуацией, а во-вторых, создадите клиенту комфортную среду для взаимодействия, что может поспособствовать подписанию договора.

Не забываем и про улыбку, которую лучше «включить» заранее, входя в здание, ведь мы можем столкнуться с клиентом в лифте или в фойе, не зная, что это он. По этой же причине убедительно призываю вас не обсуждать клиента в его офисе ни до, ни после встречи! Своими мыслями и впечатлениями вы сможете поделиться друг с другом потом, в машине или в каком-либо другом укромном месте, где вас никто не услышит.

Итак, улыбка. Не обязательно заставлять себя улыбаться. Будьте естественны, создайте себе хорошее настроение. Это повысит ваш эмоциональный счет в глазах клиента и поможет стойко выдержать все испытания и вызовы, неожиданно возникающие на встрече. Если клиент с самого начала переговоров настроен негативно, ваше бодрое и позитивное расположение духа поможет вам справиться с этим. Если же вы пребываете в плохом настроении, то негатив, исходящий от клиента, лишь усугубит ваше состояние, и вам будет сложнее контролировать ситуацию. Вы сами можете вспомнить множество случаев, как по-разному вы реагировали на одни и те же раздражители, будучи в противоположных эмоциональных состояниях. Когда огромный детина устрашающего вида говорит вам «дурак», вы, находясь в хорошем настроении, быстро оцените масштаб возможных последствий и сможете отреагировать позитивно, например, так: «Спасибо, что отметили». А вот если вы на взводе, то на подобное оскорбление можете ответить сакральным «сам дурак», тем самым добавив ситуации напряженности. Потом вам, безусловно, придется пожалеть об этом (конечно, внукам вы будете рассказывать, каким были героем, но ходить всю жизнь со вставной челюстью все равно неудобно). Даже если вы ответите «сам дурак», но в позитивном тоне, как бы переводя все в шутку и стараясь сгладить конфликт, то это будет выглядеть по-другому, нежели слова, сказанные в гневе.

Кроме того, перед встречей очень важно не перегореть. Не обязательно начинать веселиться с самого утра, готовясь к переговорам, которые назначены на 17:00. Минут 20–30, предшествующих встрече, вполне достаточно. В то же время не стоит заходить слишком далеко и превращать деловую беседу в клоунаду. Шутки и юмор – это хорошо, но во всем нужно знать меру.

Дайте клиенту возможность заразиться от вас хорошим настроением. Не спешите сразу переходить к делу и доносить до всех участников встречи бизнес-информацию. Поговорите пару минут о погоде, особенностях клиентского офиса, перспективах шаманизма в районах Крайнего Севера, в общем, о чем-то отвлеченном. Будьте приветливы, вежливы, учтивы и доброжелательны, поинтересуйтесь у клиента, как его дела, привстаньте, когда он входит в кабинет. Как это ни странно, мы часто забываем о простых, но волшебных словах «добрый день», «спасибо», «пожалуйста», «всего доброго». Проявите гибкость, не выплескивайте на клиента свой гнев, даже если он в чем-то виноват перед вами. Иногда случается, что вы приезжаете на встречу вовремя, а клиент задерживается на два часа, потом приходит и просит перенести встречу, так как сегодня уже не успевает уделить вам должное внимание. Отнеситесь к этому спокойно, скажите: «Конечно. Нет проблем». Помните, что ваша задача – создать для него максимально комфортные условия общения. Ваша гибкость и готовность пойти навстречу поможет вам добиться его расположения. Клиент сам дал вам возможность повысить эмоциональный счет, хватайтесь за нее и выжимайте максимум из несостоявшейся встречи.

Повысить свой эмоциональный счет вы можете внимательным отношением к личным убеждениям и принципам человека. Например, если ваш клиент женщина, то она может по-особому относиться к рукопожатию. Одни воспринимают его чуть ли не как оскорбление, а другие, напротив, считают, что в бизнесе мужчина обязательно должен здороваться с женщиной за руку. Как узнать, к какому типу женщин относится ваш клиент? Подождать лишнюю секунду и проследить за тем, как она поведет себя. Если предпочитает здороваться за руку, то, будьте уверены, вы быстро поймете это.