Разрабатывая проект, попытайтесь увидеть его в объеме, совершите по нему свой виртуальный 3D-тур, попробуйте его визуализировать в воображении, пройдите по нему от самого начала (концепция, предварительное вовлечение участников, рассылка пригласительных) до конца (демонтаж, постпродакшен).

Детальная проработка проекта очень важна, так как клиенту лучше предлагать не набор опций, а законченное конкретное решение. На этапе продажи проект должен быть проработан не менее чем на 70 %. Остальные 30 % – это детали, которые неизбежно изменяются в процессе реализации проекта, однако основной скелет мероприятия остается неизменным. Вы должны понимать, что у вас происходит в каждый момент мероприятия, как именно достигается предполагаемый эффект, почему вы выбрали именно это решение. При этом все детали проекта должны быть продуманы так, чтобы в совокупности они представляли единое целое. Обязательна связка «концепция-площадка-наполнение-бюджет». Например, вы предлагаете клиенту концепцию в космической тематике (очень оригинально, не правда ли?), для которой идеально подходит клуб, оформленный в соответствующей стилистике, что поможет значительно сэкономить на декорациях. Программу мероприятия вы наполняете технологичными шоу-номерами, артисты в футуристических костюмах, а хедлайнером предлагаете группу «Земляне» (в целях оптимизации бюджета, конечно). Все здесь выглядит логично и обоснованно.

Что первично в подготовке подобного комплексного предложения – площадка или концепция? То есть от чего отталкиваться, начиная разработку проекта? Однозначного ответа нет. По крайней мере, у меня. Скорее всего, необходимо отталкиваться от задачи и имеющихся вводных. Если вам необходимо организовать масштабный проект для более чем 300 гостей, то место проведения мероприятия становится более значимым фактором, потому что выбор площадок, способных вместить такое количество участников, ограничен. Поэтому иногда концепция выстраивается под конкретную площадку, на которой реально выполнить все бизнес-задачи и добиться поставленной клиентом цели.

Выбор площадки очень важен. Ваши шансы на победу увеличиваются, если у вас есть заранее забронированное место. Особенно если речь идет о мероприятии на 1000 человек и более.

Процесс разработки проекта сопровождается постоянной связью с клиентом, но вы должны знать, как ему комфортнее общаться с вами (телефон, e-mail, личная встреча), как удобнее воспринимать информацию (систематически, раз в неделю или многочисленными звонками по каждому вопросу). Обсуждайте с клиентом свои гипотезы, информируйте о статусе проекта, делитесь данными о новых скидках, предлагайте новые варианты площадок.

Идеи и новые предложения рождаются во время креативной сессии, которая является одним из ключевых этапов подготовки проекта и потому требует особого внимания. Нередко аккаунт воспринимает креативную сессию как брифинг, где он просто транслирует информацию, полученную от клиента, сценаристу, дизайнеру, менеджеру по площадке и другим членам команды. После этого он может уйти, считая, что его миссия выполнена и теперь ему остается только ждать предложения, готового к отправке. Это ошибка! Креативная сессия – коллективный мозговой штурм, в котором представлены все необходимые компетенции (см. «Круги команды»). Минимальный состав рабочей группы – два человека, оптимальный – три – пять. Все остальное неэффективно. Некоторые роли, например креативщик, могут дублироваться. Существуют различные методики организации и ведения креативной сессии. Их описание не входит в тематику этой книги, я лишь подчеркну три основных правила, которые вывел за эти годы.

1. У креативной сессии должен быть лидер, в задачу которого входит и модерация процесса. Фиксируйте все идеи, даже те, что кажутся на первый взгляд странными, – потом это может пригодиться.

2. Во время креативной сессии необходимо внимательно слушать друг друга. В мозговом штурме принимает участие сразу несколько человек, чтобы, опираясь на таланты и компетенции друг друга, создать продукт, который никто из них никогда не осилил бы в одиночку. Любая система обладает большим набором свойств, чем сумма свойств составляющих ее элементов: автомобиль едет только тогда, когда все его детали собраны в единую конструкцию, по отдельности эти элементы не перемещаются.

3. Аккаунт должен создать атмосферу, в которой можно по-настоящему генерировать оригинальные идеи, работать эффективно и продуктивно. Креативная сессия гораздо лучше проходит в непринужденной обстановке, когда негативные эмоции не сдерживают проявление фантазии, а смелые и даже рискованные идеи только поощряются.

Во время креативной сессии не обязательно вариться в собственном соку, полагаясь только на возможности участников команды. Не отгораживайтесь от внешнего мира, используйте его, в нем много креативных помощников, которые могут стать отличными источниками вдохновения: ролики из YouTube, тематические интернет-ресурсы, музыка (очень полезна, например, при разработке атмосферных концептов квестов и тимбилдингов, а также во время подготовки номеров хэнд-мейд). Создайте свой личный тезаурус – копилку интересных идей и решений, оригинальных названий, вдохновляющих фильмов или книг, по мотивам которых можно придумать концепцию мероприятия или наполнить ее нетривиальными «фишками». Порой сложно придумать идею с нуля: вам нужна информация, от которой можно оттолкнуться, и тезаурусная копилка – отличный помощник в этом деле.

Также хочу обратить ваше внимание на прием, который иногда оказывается весьма полезным и эффективным. Речь идет о так называемой белой собаке, то есть о не самой сильной концепции, которую вы все-таки включаете в свое предложение. Ее задача – стать фоном для других, более выигрышных концепций. «Белая собака» – ваша сознательная жертва, вбирающая в себя весь возможный негатив клиента. Однако с ней нужно быть осторожным и использовать ее очень грамотно, не увлекаясь и прибегая к ней лишь в тех случаях, когда это действительно необходимо.

По завершении креативной сессии все ее участники должны четко понимать, что представляет собой разрабатываемое предложение: концепт, формат (механика, режиссерский ход), предварительное вовлечение, welcome (общее понимание, количество зон), открытие с вау-эффектом, наполнение основной программы, кульминация, специальные условия (специфические требования из брифа). Для этого сценарист или копирайтер сразу после сессии готовит ее резюме, где вкратце фиксирует основные идеи, которые аккаунт, в свою очередь, может оперативно проверить у клиента или своего руководителя.

Создание сметы проходит одновременно со всеми другими процессами: написанием сценария, дизайном, подбором артистов и т. д. Часто аккаунт ждет, когда ему пришлют готовую презентацию со всеми визуализациями, и только после этого приступает к смете. Я считаю, что это неправильно. Если аккаунт участвовал в креативной сессии, в курсе всех тонкостей брифа и проекта в целом, лично присутствовал на встрече с клиентом, то он может начать создавать смету, не дожидаясь полной готовности других документов. Иначе много времени пропадет впустую.

При подготовке сметы важно увидеть проект в целом, учесть все детали, подумать, где могут возникнуть дополнительные расходы. В смете вы должны ориентироваться блестяще и уметь защитить или обосновать каждую из ее позиций. Будьте готовы к тому, что клиент захочет узнать, почему какая-либо позиция так дорого стоит, и предложить ему альтернативную цену в том случае, если ваше обоснование его не устроит.