28 октября 1938 года, когда «Швабия» прибыла в Гамбург с Азорских островов, капитан Ричер столкнулся с новой проблемой. Ремонт судна и его переоборудование надо было провести буквально за полтора месяца. Однако какая верфь могла справиться в столь сжатые сроки с таким заказом? Ни одно из предприятий не решалось взяться за него. Ричер обзванивал одну верфь за другой: «Везер АГ» в Бремене, верфи Блома и Фосса в Гамбурге, «Немецкие верфи» в Киле, «Ховальдсверке», «Зеебек». Но везде его ожидало одно и то же: отказ, отказ, еще раз отказ. Наконец, во время разговора с представителями «Немецких верфей» в Гамбурге Ричер заметил, что те проявили хотя и небольшую, но все-таки заинтересованность. После этого переговоры уже велись в узком кругу. Обсуждать приходилось даже мельчайшие детали, касавшиеся конструкции судна, специфики машин и т. д. Однако самым сложным вопросом оказалось наличие высококвалифицированных рабочих.

В этих условиях пришлось привлекать экспертов со стороны. Ими стали: дипломированный инженер Троост, референт Имперского министерства экономики, старший инженер Шнайдер, руководитель навигационно-технического отдела «Северогерманского Ллойда», Кайе и несколько других человек. В конце переговоров директор «Немецких верфей» (Гамбург) д-р Шольц заявил, что его предприятие готово взять заказ и стать генеральным подрядчиком… но только при одном условии. На предприятие должны были быть доставлены не менее сотни рабочих специалистов, в том числе сварщики, кузнецы, токари, судостроители и т. д. Такое количество рабочих можно было достать только при условии сотрудничества с другими предприятиями, но Шольц настаивал на том, что он и только он должен был контролировать процесс ремонта «Швабии». Если эти условия были бы выполнены, то директор «Немецких верфей» нисколько не сомневался в том, что к 15 декабря 1938 года корабль будет полностью готов к отплытию. Ричер был рад, что проблему удалось решить хотя бы таким, пусть и не самым простым способом.

После этого началась итоговая фаза подготовки Третьей Немецкой Антарктической экспедиции. Внешне она напоминала то, что происходило во время подготовки предыдущих предприятий: экспедиции Дригальски (1901–1903) и экспедиции Фильхнера (1911–1913). Хотя имелись и существенные различия, которые касались двух принципиальных моментов. Первые две экспедиции имели сугубо научный характер. Их руководители намеревались всего лишь исследовать определенную часть Антарктики. По этой причине подготовка и осуществление экспедиций происходили открыто, почти публично. От населения Германии и международных обозревателей ничего не утаивалось — ни успехи, ни неудачи. В национал-социалистической Германии, да еще во время неуклонного нарастания международной напряженности, ситуация была совершенно иной. Экспедиция к Антарктиде была вызвана в первую очередь политическими причинами, а именно — желанием изменить международные отношения.

На первый план выдвигалась даже не проблема исследования Антарктики, а закрепление ее части за Третьим рейхом, для чего собственно и предполагалось сбрасывать стрелки с флажками на ледяной панцирь. Естественно, все это происходило в условиях сохранения строжайшей секретности. Можно только гадать, вынашивало ли командование Военно-морского флота и руководство Имперского министерства авиации военно-стратегические планы, в которых учитывалась Антарктида.

«Швабия», как и предполагалось, прибыла 27 октября 1938 года в Гамбург, где и должны были происходить ее ремонт и переделка. В связи с этим было принято решение о целесообразности переноса штаба готовящейся экспедиции из Берлина в Гамбург. К этому времени Ричер пытался решить кадровую проблему. В середине октября 1938 года к нему в кабинет вошел снабженный самыми лучшими рекомендациями молодой ученый. Он предложил Альфреду Ричеру свою помощь в организации экспедиции. Ученого звали Герберт Тодт. Не раздумывая, Ричер согласился на сотрудничество, тем более что ему не хватало времени, а молодой помощник, который зарекомендовал себя как осмотрительный, целеустремленный человек и исключительно трудолюбивый сотрудник, ему бы не помешал. Вскоре Тодт стал правой рукой капитана Ричера. В итоге, когда «Швабия» прибыла в Гамбург, Ричер с чистой совестью направил Тодта в этот портовый город Германии, дабы тот организовал там офис экспедиции и подыскал расторопную секретаршу.

Буквально через несколько дней, после того как Тодт получил это задание, штаб экспедиции мог спокойно перебраться из столицы рейха в Гамбург. Офисные помещения располагались поблизости от верфей, что существенно облегчало работу и сокращало время на путь по городским районам. Через несколько недель могло показаться, что штаб экспедиции стал штабом воинской части, которая вела боевые действия. Бесконечно появлялись люди, звонили телефоны, приходили посыльные. С одной стороны, надо было позаботиться о том, чтобы доставить на склады провиант, винтовки, оборудование, инструменты, теплую одежду, книги для экспедиционной библиотеки. С другой стороны — надо было контролировать ход ремонта корабля. Но это было отнюдь не все. На этом этапе подготовки важным заданием стало заключение договоров с научными сотрудниками, которые должны были принять участие в антарктическом проекте.

Здесь Ричеру весьма помог советник Вольтхат, который был уполномочен Германом Герингом «по короткому пути» решать все вопросы, связанные с экспедицией. Вольтхату было не в пример проще открывать двери в различные министерства и ведомства, нежели капитану Ричеру или Герберту Тодту. В итоге тяжесть подготовительных работ оказалась распределена между несколькими людьми. Чтобы избежать задержек, надо было предельно оперативно решать все вопросы и двигаться в точном соответствии с составленным графиком. В первую очередь к проекту оказались подключены: научно-навигационный отдел командования Военно-морского флота, а также подчиненные ему институты. Затем список помощников пополнился Немецкой морской метеорологической службой, Управлением навигации и гидрографии (Гамбург), морской обсерваторией (Вильгельмсхафен). Эти структуры и ранее занимались научным изучением Атлантики, а потому накопленный за многие годы опыт мог быть взят Немецкой Антарктической экспедицией за основу.

По собственной инициативе контр-адмирал Конрад распорядился составить рабочую программу экспедиции в части, которая касалась геофизики, океанографии и метеорологии. По его же инициативе «Швабия» и исследователи, которые оказались на ней, были снабжены самыми современными приборами и устройствами. Поскольку командование люфтваффе было заинтересовано в обширных метеорологических исследованиях не меньше, чем командование Военно-морского флота, то экспедиции были предоставлены устройства, которые позволяли запускать со «Швабии» радиозонды. Кроме этого были предоставлены необходимые для этого специалисты. Также командование люфтваффе снабдило гидросамолеты бортовыми приборами и предоставило меховое летное обмундирование для летчиков и членов экспедиции, которым предстояло летать на «китах». После этого к процессу подключилось Имперское министерство продовольствия и сельского хозяйства, которому был подчинен Исследовательский институт китобойного промысла (Гамбург). Именно в недрах этого института была подготовлена биологическая программа экспедиции. Руководитель этого научного учреждения, доктор Петер, который сам не раз в качестве инспектора ходил на китобойных судах, дал Ричеру ценнейшие указания относительно того, какие метеорологические, климатические и навигационные условия ожидали его в Антарктике. Также были указаны основные рыбопромысловые районы атлантического сектора Антарктики, в которых можно было встретить немецких китобоев. Вдобавок ко всему Петер взял на себя заботы, связанные с подбором для экспедиции квалифицированного биолога, который бы мог осуществить разработанную исследовательскую программу.