• Создать основу для конкретного обсуждения сотрудниками Группы и соответствующего департамента и (или) министерства хода работы по осуществлению намеченных приоритетных задач и наилучшего способа добиться прогресса.

• Установить, какие основные действия необходимо осуществить департаменту и (или) министерству, назвать сроки их исполнения и ответственных за это лиц (касается и действий, осуществляемых совместно с Группой).

• Установить, в чем расходятся позиции Группы и департамента и (или) министерства.

• Сформировать основу плана совместных действий руководителей, отвечающих за конкретную приоритетную область, и Группы на ближайшие шесть месяцев.

• Действовать по плану и сверять с ним ход выполнения задач в период между отчетами по достижению результатов.

Основные процедуры

Кто участвует?

Премьер-министр: получает окончательный вариант отчета, где освещены все ключевые приоритеты.

Группа при премьер-министре по обеспечению реализации реформ в сфере государственных услуг:

• глава подразделения Группы, работающего по конкретному приоритетному направлению, ставит задачи для формулировки первоначальной оценки Группой вероятности достижения конкретных целей и подготовки чернового варианта отчета; обсуждает расхождения между оценкой Группы и собственной оценкой департамента и (или) министерства с ответственными за данный вопрос постоянными секретарями и министрами и редактирует окончательный вариант отчетов;

• глава секретариата Группы договаривается о времени для встреч, согласовывает его с рабочим графиком постоянных секретарей, собирает воедино и редактирует окончательный вариант отчета, рассылает именные экземпляры окончательного отчета получателям;

• рабочие группы должны проводить собственные совещания для обсуждения вероятности выполнения цели и подготовки ранжированного списка, который обсуждается на совещании всей Группы;

• руководители рабочих групп обсуждают и одобряют ранжированные оценки вероятности достижения цели, рассматривают комментарии по каждой из приоритетных областей и делают замечания по всему проекту отчета;

• сотрудники Группы отвечают за создание отчета по достижению конкретной приоритетной задачи, за которую они отвечают, включая оценку степени осуществимости поставленных конкретных целей в данных областях в терминах «вероятно», «возможно», «невозможно», а также за написание проекта текста отчета;

• аналитики могут захотеть принять участие в процессе формирования собственной оценки в департаментах и (или) министерствах… Тони О’Коннор сводит воедино все прошлые и текущие отчеты, чтобы облегчить, уточнить и отрегулировать подготовку ранжированного списка целей с указанием степени их осуществимости в терминах «вероятно», «возможно», «невозможно».

Министерства и департаменты:

• государственный секретарь получает окончательный вариант отчета;

• постоянный секретарь обсуждает с руководителем Группы расхождения в оценке вероятности достижения целей и подготовке ранжированного списка;

• чиновники, ответственные за определенные области работы, руководят процессом формирования собственной оценки в департаментах и (или) министерствах. Группа принимает самостоятельное решение о своем отношении к этой оценке.

Казначейство, аппарат премьер-министра, секретариат кабинета

Получают сообщения о ходе формирования собственной оценки в департаментах и (или) министерствах. Группе следует также направлять им для замечаний все проекты отчетов.

Что такое ежемесячная записка премьер-министру?

Ежемесячная записка премьер-министру – это краткий отчет о текущем состоянии процесса достижения поставленных им целей, подготовленный руководителем Группы и направляемый премьеру ежемесячно.

Цель ежемесячных записок премьер-министру

Ознакомление премьер-министра с ходом достижения конкретных целей.

• Предоставление премьер-министру сведений о необходимости конкретных мер (или информировать его о принятых мерах).

• Обращение к премьер-министру с просьбой о принятии конкретных решений или рекомендовать необходимые меры.

• Заблаговременное предупреждение премьер-министра о рисках, возникающих в ходе достижения целей, которые можно предотвратить.

• Постановка вопросов, не относящихся к достижению конкретных целей, но способных повлиять на задачи Группы; особенно это касается хода системной реформы (например, этапов контроля за осуществлением реформы).

Основные процедуры

Очевидно, что при первой подготовке записки для согласования освещаемых в ней вопросов и необходимых данных внутри Группы или с департаментом и (или) министерством потребуется более длительная процедура.

Кому направляется записка?

Премьер-министру. Копии направляются:

• министрам секретариата кабинета;

• секретарю аппарата кабинета;

• сотрудникам аппарата премьера, отвечающим за эту сферу деятельности.

Форма и объем записки и освещаемые в ней вопросы

Структура каждой записки учитывает особенности стоящих перед ней задач и отражаемых сведений, но должна состоять из сопроводительного письма руководителя Группы (объем – одна страница) и приложений с подробными данными.

Содержание сопроводительного письма

• Информация о ходе реализации поставленных задач (отставание или опережение).

• Основные меры на предстоящий месяц, который необходимо предпринять Группе, департаменту и (или) министерству или обеим сторонам.

• Максимальное привлечение внимания премьера к необходимости принятия решений, если в таковых есть потребность (в этом случае допустимо превышение объема письма).

Содержание приложений

• На каждую целевую область отводится одна страница.

• Предпочтительнее использование графиков, а не таблиц.

• Готовится департаментом и (или) министерством или самой Группой.

Что такое совещание по ходу реализации реформ?

Совещание по ходу реализации реформ – это встреча с участием премьер-министра, министров соответствующих ведомств и их заместителей, а также ключевых государственных служащих.

Цели совещания по ходу реализации реформ

Ознакомление премьер-министра с ходом выполнения поставленных задач в приоритетных для него областях.

• Предоставление премьеру возможности выслушать отчеты министров, их заместителей и других должностных лиц о достигнутом в ходе реализации реформ прогрессе.

• Заострить внимание на вопросах, влияющих на реализацию реформ, уточнить понимание смысла поставленных целей и их безотлагательности.

• Принять решения и обеспечить согласование ключевых мер, направленных на ускорение хода реализации реформ.

• Ликвидировать противоречия в совместной работе департаментов, обеспечить поддержку их сотрудничества при решении вопросов, касающихся сразу нескольких департаментов (например, наркомания или предоставление убежища).

• Обеспечить мотивацию работы ведомств по принятию мер для реализации основных целей реформ.

• Поздравить тех, кто успешно добился реализации важных этапов реформ.