Кроме того, лица командного, политического, административного, медицинского и ветеринарного состава снабжаются документами, удостоверяющими их состояние на — действительной военной службе, постоянного или временного характера. Таковыми являются: 1) Удостоверение личности, которое каждый военнослужащий обязан иметь при себе и предъявлять в необходимых случаях (прил. 13 к Bp. уст. вн. сл. и цирк. НКВМ 1925 г. № 48). 2) Предписание, выдаваемое при отправлении в командировку, при переводах и всякого рода служебных поручениях вне части (пр. РВСР 1919 г. № 1881 и 1920 г. № 1887. 3) Отпускной билет, выдаваемый при отправлении в отпуск (прил. 12 к Bp. уст. вн. сл.) 4) Санитарный билет, выдаваемый при направлении на излечение в лечебное заведение врачом войсковой части; военнослужащие, получив санитарный билет, подают по команде рапорт об отбытии в лечебное заведение, а последнее, тотчас же по поступлении заболевшего, отправляет в войсковую часть отрезок билета (пр. РВС СССР 1924 г. № 719). О всех изменениях, происходящих с лицами командного и административного состава, находящимися на излечении, как-то: переводе в другое лечебное заведение, смерти, увольнении от службы или в отпуск по болезни и т. п., лечебное заведение ставит в известность войсковую часть путем возвращения: в первом случае — отрезка, а в остальных всего санитарного билета. По выздоровлении лечебное заведение возвращает билет выздоровевшему, который его представляет по прибытии в часть. В случае заболевания военнослужащего вне части билет на него составляется в лечебном заведении по доставлении заболевшего туда. Об отбытии, возвращении и всех переменах в служебном положении, происшедших во время нахождения в лечебном заведении, отдается в приказе по части. 5) Медальоны, с личными сведениями на военнослужащих РККА (пр. РВС СССР 1925 г. № 856 и цирк. НКВМ 1925 г. № 99).

Делопроизводство в хозяйственной части полка ведется на тех же основаниях, как и в строевой части, с тою лишь разницею, что вся переписка отправляется за подписью помощника командира полка по хозяйственной части, кроме случаев обращения к командиру дивизии и в высшие инстанции, когда переписка подписывается командиром полка и скрепляется его помощником.

В хозяйственной части ежегодно заводится входящий журнал денежных и материальных бумаг, в который заносятся все препроводительные бумаги на поступающие в полк денежные суммы и предметы довольствия, как-то: препроводительные к ассигновкам, чекам, переводным банковым билетам и т. п. Вся же входящая общая хозяйственная переписка заносится во входящий журнал, ведущийся в штабе полка.

Все поступающие в хозяйственную часть бумаги, накладные и пр. докладываются делопроизводителем помощнику командира полка по хозяйственной части, с резолюцией которого бумаги передаются соответственным должностным лицам для исполнения.

Для исходящей переписки, как секретной, так и обыкновенной, исходящих журналов не заводится, и вся переписка ведется под общей нумерацией полка. По учету довольствующихся людей ведется дневник (прил. 43).

В ротах делопроизводство организуется применительно к изложенному выше. Непосредственным исполнителем в роте является писарь, заведывающий канцелярским имуществом и материалами, которые выдаются натурой из хозяйственной части полка; он же составляет, под руководством командира роты, раздаточные ведомости, удостоверения и арматурные списки, предварительно получая все необходимые сведения от каптенармуса.

Мейлъман, Вл. Организованная канцелярия. Киев. 1924 г. — Майзельс-Рафимов. Организация делопроизводства и канцелярии. М. 1923 г. — Страустель, С. Средство упростить канцелярское делопроизводство. П. 1911 г. — Эрасмус, А. А., инж Метод научной организации делопроизводства, М. 1925 г. — Временные правила для ведения переписки в РККА (пр. РВС СССР 1924 г. № 156). — Учет и отчетность в Красной армии. — Полевая служба штабов (наставление 1926 г.).

Опыт войны 1914–1918 г.г. с ясностью показал, что необходима тщательная и продуманная подготовка к войне всей страны, а не только ее вооруженных сил, так как война нарушает установившийся порядок всей хозяйственной жизни воюющих государств и вызывает серьезные потрясения во всех областях: в производстве, торговле, финансах и т. п. И эти потрясения тем сильнее, чем война продолжается дольше, чем более она принимает характер войны на истощение. Ясно, что во время войны и армия и страна должны составлять одно нераздельное целое. Следовательно, нужна всеобъемлющая подготовка к войне, охватывающая все жизненные силы государства, и подготовка строго плановая. В силу этого расширилось и самое понятие мобилизации.

В наше время война перестала быть борьбой между собой только вооруженных сил воюющих государств при более или менее безучастном отношении всей страны в целом. Ныне не только ведут войну армия с армиею, но вся страна, весь народ участвуют полностью в вооруженном столкновении. Поэтому, если не так давно под мобилизацией разумелся только переход армии (и флота) от уменьшенного состава мирного времени к более полному составу военного времени, т.-е. имелось в виду лишь приведение на военное положение одних вооруженных сил, то теперь этого явно недостаточно.

Теперь мобилизацией называют приведение из мирного положения в состояние боевой готовности всех отдельных элементов военного могущества государства — его армии, флота, путей сообщения, экономики, промышленности, финансов и пр.

Что касается, в частности, мобилизации собственно армии, то необходимо прежде всего принять во внимание, что ни одна страна не считает для себя возможным содержать в мирное время войска в таком численном составе, какой нужен для войны, — это было бы экономически непосильно для любого государства, и поэтому в мирное время всюду содержатся лишь более или менее сильные кадры. Вследствие этого для мобилизации собственно армии необходимо в первую голову пополнить последнюю личным составом, лошадьми и обозом до штатов военного времени; затем обеспечить войска материальными запасами; далее — привести на военное положение все военные управления, учреждения и заведения, а также и все предприятия, работающие на оборону, и, наконец, провести получение натуральных повинностей от населения.

Основным требованием, предъявляемым к мобилизации, является быстрота. Каждый из воюющих должен стремиться мобилизоваться быстрее противника и тем самым приобрести возможность раньше его перейти в наступление, что дает громадные преимущества в начальном периоде войны. Так как для мобилизации имеется в распоряжении очень малый промежуток времени с момента объявления войны, то, следовательно, это время необходимо использовать наиболее продуктивно и интенсивно. При этом надобно учесть, что при мобилизации приходится иметь дело с большим количеством людей и что должна быть произведена коллективная работа. Все сказанное приводит к выводу, что при мобилизации всемерно должен осуществляться принцип: "достижения максимального коллективного действия в минимальное время", т.-е. тот же самый принцип, который положен в основу научной организации труда (НОТ).

Чтобы получить максимум коллективного действия в минимум времени — нужна умелая организация: возможная простота всех операций и строгий расчет всех производимых действий во времени и пространстве. Кроме того, мобилизация должна удовлетворить требованиям: срочности (что не следует смешивать с быстротой), планомерности, децентрализации (самодеятельности на местах и предоставления низшим органам возможности работать самостоятельно), полноты, (все должно быть предусмотрено заранее), гибкости (удобоприменимости в меняющейся обстановке) и точности. Если все эти требования будут удовлетворены, то мобилизация пройдет успешно.