Начальник штаба принимает корреспонденцию от дежурного писаря под расписку в книге, поверяя количество и №№ пакетов. Вся переписка, адресованная на имя начальника части, распечатывается и поверяется начальником штаба, а остальная направляется тем должностным лицам, кои ведают исполнением этой переписки; так, напр., переписка, адресованная на имя помощника командира полка по хозяйственной части, принимается делопроизводителем хозяйственной части. После разборки переписки все бумаги заносятся в журнал входящих бумаг. Бумага заносится в журнал отдельной статьей, при этом указывается время получения ее, порядковый входящий номер, от кого получена, ее дата и номер; обычно краткое содержание бумаги не заносится. На самой бумаге ставится входящий штамп (штемпель), в котором должно быть указано: наименование части, дата поступления бумаги, входящий №, дело, в котором бумага будет храниться, и дата исполнёния.
По внесении во входящий журнал, бумаги передаются для исполнения должностным лицам, согласно пометок, сделанных начальником штаба, под личные их расписки, с указанием числа и месяца получения в самом журнале, а при получении спешной и срочной переписки, кроме того, должно указываться точное время получения (час и минуты).
После подбора всех необходимых справок и материалов, в назначенное время производится доклад начальнику как поступивших бумаг, так и исполненных.
Все подлежащие исполнению бумаги хранятся под ответственностью должностных лиц, в производстве у которых они находятся. Бумага считается исполненной тогда, когда возбужденный в ней вопрос разрешен окончательно, после чего на ней исполнителем делается пометка с номером дела, к которому она должна быть подшита.
Вся исходящая переписка скрепляется лицом, ведающим данным делопроизводством, и представляется начальнику для подписи (пр. РВС СССР 1925 г. № 234 и цирк. НКВМ 1925 г. №№ 60, 61 и 1926 г. № 57). От всех исполненных бумаг должен оставаться отпуск (копия), заверенный лицом, которое ведает данным делопроизводством, с указанием даты и фамилий лиц, подписавших подлинник. После соответствующих подписей бумага заносится особой статьей в исходящий журнал, в котором отмечается: в какое дело поступил отпуск бумаги, и какой входящий № исполняется. Исходящий журнал должен вестись общий для всей части.
На самой бумаге проставляется исходящий №, и тот же № проставляется на конверте, на котором, после того прописывается, кому и от кого бумага посылается. Если на отправляемой бумаге имеется надпись "спешно" или "срочно", то эта надпись прописывается в правом верхнем углу. При отправлении бумаг по почте, на конвертах ставится мастичная печать "для пакетов", которая не должна быть штемпелем календарного образца, употребляемого в учреждениях почтово-телеграфного ведомства для наложения на почтовые отправления (пр. РВС СССР 1925 г. № 388; 1924 г. № 789 и цирк. НКВМ 1925 г. №№ 40, 56, 61 и 86). Адресование бумаги должно соответствовать установленным наименованиям частей и учреждений и производиться без замедления. Пересылка бумаг несекретного характера допускается и без конвертов, но для этого бумага должна быть сложена таким образом, чтобы верхний и нижний край ее сходились и были заклеены, а на обратной стороне бумаги был написан адрес.
По вложении бумаги в конверт она заносится в разносную книгу, где обозначается дата отправления, № пакета и кому последний адресован, после чего бумага сдается посыльному для отправки. По возвращении посыльного, разносившего пакеты, дежурный писарь принимает от него рассыльную книжку и проверяет, все ли пакеты переданы по назначению и имеются ли расписки в их получении (пр. РВС СССР 1925 г. №№ 199, 388, 762, 957, 1172; 1924 г. № 240; 1921 г. №№ 823, 1633, 1634, 2465; 1918 г. № 110; цирк. НКВМ 1924 г. № 78 и 1925 г. №№ 40, 86, 135, 162 и 163).
Хранение переписки производится следующим порядком: каждая исполненная бумага подшивается в соответствующее дело. Для дел заводятся обложки, по возможности различных цветов для отличия их по годам и категориям. На каждой обложке проставляется № дела, под которым оно занесено в опись, его название, дата и когда дело заведено. Дела, повторяющиеся из года в год, нумеруются всегда одним и тем же номером и начинаются с тех бумаг, которые получены 1 января, и заканчиваются бумагами, поступившими по 31 декабря. Всем делам ведется опись, в одном экземпляре, которая ежегодно возобновляется.
Законченные производством дела, книги и прочий отработанный материал составляют архивный фонд части (пр. РВС СССР 1924 г. №№ 1071, 1175 и 1247; 1925 г. № 761; 1922 г. № 1166; 1919 г. № 228; цирк. НКВМ 1924 г. №№ 78, 9; 1925 г. №№ 6, 35, 62, 75, 87, 113 и 143 и 1926 г. №№ 4, 30, 32, 47, 73 и 99). Он подразделяется на текущий и основной. Последним Считается материал, утративший значение для текущей работы; материал такого рода, по истечении сроков хранения его в войсковых частях, передается в актохранилище Центроархива. Ни одна бумага и ни один документ архивного фонда не могут быть уничтожены самой войсковой частью, и ответственность за целость архива возлагается на командира части, а также и на тех лиц, которые ведают архивом. Все законченные дела передаются в архив соответствующей части один раз в году, не позже 1 июля. Совершенно секретные материалы передаче в архив не подлежат. Для поверки сдаваемых в архив дел ежегодно, не позже 1 апреля, приказом по части назначается особая комиссия в составе трех лиц. При выступлении в военный поход архив сдается войсковыми частями, которые при этом руководствуются специальными указаниями в наставлениях для мобилизации.
Составление приказа лежит на обязанности начальника штаба (адъютанта) (пр. РВС СССР 1927 г. № 1; 1926 г. № 303; 1925 г. № 8, 900, 1175 и 1924 г. №№ 1523 и 1923 г. № 1447; 1922 г. № 1873; 1921 г. №№ 1137, 1431; 1919 г. № 1061; цирк. НКВМ 1925 г. №№ 99 и 170; 1926 г. №№ 19, 41, 100). В приказ ежедневно включаются: сведения о разводе, наряде на службу, о назначении занятий, объявление наград, благодарностей, взысканий, перемены в личном составе полка и соответствующие статьи по хозяйственной части, которые помещаются в конце строевых приказов. Проект приказа докладывается командиру части, который, по внесении в него поправок, подписывает приказ; последний, как подлинный экземпляр, хранится в канцелярии полка. Затем с него снимаются копии, которые рассылаются в роты (прил. 40).
Письменные сведения на военнослужащих состоят из: 1) Послужной карточки (пр. РВС СССР 1924 г. №№ 325 и 458) (прил. 41), составляемой на младший технический состав, а также на лиц младшего командного состава, остающихся добровольцами, равно на красноармейцев. Карточки эти хранятся в особых коробках (основных, дополнительных и архивных), в которых они расположены в определенной системе и в зависимости от того, находятся ли вышеперечисленные лица налицо или же отсутствуют из части по каким-либо причинам. Посредством подсчета карточек представляется возможным в любой момент установить наличие части. Обычно подсчет карточек в основной и дополнительных коробках производится два раза в месяц, и составленные на основании этих подсчетов ведомости заменяют собой дневники (пр. РВСР 1919 г. №№ 353 и 893); на основании подобных же подсчетов составляются строевые ведомости. 2) Послужного списка (пр. РВС СССР 1926 г. № 200; 1925 г. №№ 1 и 962 и 1923 г. №№ 1447 1606, 2431 и цирк. НКВМ 1924 г. №№ 23, 40, 42, 53, 55 и 1925 г. № 78), (прил. 42), составляемого на лиц командного, политического, административного, медицинского и ветеринарного состава, состоящего на службе. Послужной список является документом о службе и содержит полные и точные данные о служебном стаже. Он составляется впервые: при определении на службу, при назначении на командную или административную должность, при выпуске курсантов командирами. Все сведения, требуемые графами послужного списка, а также все изменения в этих сведениях, вносятся в него на основании соответствующих приказов и документов. Выражение "занесено со слов" не допускается. Послужные списки составляются и дополняются канцеляриями войсковых частей, и на канцелярии же возлагается хранение и пересылка этих списков. Ежегодно за два месяца до наступления аттестационного периода, а также при выбытии вовсе из части, послужной список предъявляется для прочтения военнослужащему, который в прочтении собственноручно расписывается. 3) Краткой записки о службе, составляемой в тех случаях, когда необходим общий обзор служебной деятельности военнослужащего; все сведения в эту записку вносятся из послужного списка. 4) Аттестации, (см. в отделе о прохождении службы). 5) Служебной книжки красноармейца, служащей удостоверением личности красноармейца и выдаваемой ему при самом поступлении в часть (пр. РВС СССР 1925 г. № 817; 1924 г. № 373; 1923 г. № 2713; 1921 г. №№ 1720 и 1853; 1920 г. № 700). Первоначальное заготовление книжки производится в штабе полка. Книжку красноармеец обязан хранить у себя, и в нее заносятся все выдачи денег, оружия и остального довольствия.
