В военное и мирное время, на маневрах, полевых поездках, тактических занятиях и т. п. повседневной работе все служебные бумаги, имеющие характер распоряжений и донесений как отдельных должностных лиц, так и войсковых частей, допускается излагать на бланках полевых книжек, при условии проставления исходящих номеров, взятых из журнала исходящих бумаг части, и сдачи использованных полевых книжек в архив части.

В сношениях между должностными лицами надлежит широко применять служебные записки, в которых могут излагаться: личные соображения, мнения, заключения, объяснения, справки и т. п.

Наставление "Полевая служба штабов" рекомендует литеровку полевых книжек (ст. 350–354).

Все срочные вопросы, возникающие между частями, расположенными в одном пункте, должны разрешаться преимущественно путем личного общения должностных лиц или путем телефонных переговоров (пр. РВСР 1919 г. № 41; 1920 г. № 2879; 1921 г. №№ 2614 и 2641; 1922 г. № 2699 и 1923 г. № 1785 и цирк. НКВМ 1925 т. №№ 60 и 61).

Служебная переписка ведется должностными лицами лично или при посредстве состоящих в их распоряжении штабов, управлений и канцелярий. Начальник, имеющий в своем ведении канцелярский аппарат, должен сноситься с частями только при посредстве его, подписывая лично приказы, бумаги с руководящими распоряжениями служебного характера, личную переписку, бумаги, отправляемые высшим и равным начальникам, и те бумаги, которые он прикажет изготовлять за своей подписью. Все остальные бумаги посылаются за подписью тех лиц, коим по положению о данной части это право предоставлено или может быть предоставлено начальником данной части.

Переписка при всех сношениях высших начальников с низшими и обратно в силу принципа субординации всегда ведется по команде. Исключение допускается: 1) когда по существу переписки не требуется знать мнения промежуточных начальников, или когда необходимо сделать срочное распоряжение; это право непосредственного обращения предоставлено высшим начальникам по отношению к таковым же не ниже командира отдельной части; 2) когда переписка ведется между лицами, не находящимися в прямом служебном подчинении; изъятием из этого правила является переписка с иностранными государствами, ведущаяся по команде через НКВМ и по согласовании с НКИД, и 3) по неслужебным делам (пр. РВС СССР 1924 г. № 888; 1925 г. № 199; 1926 г. №№ 185, 246 и 637 и ст. 38 Bp. Уст. вн. сл.).

При направлении переписки по команде промежуточный начальник дает свое заключение лишь в тех случаях, когда он пожелает привести какой-либо новый мотив, или если он несогласен с ходатайством, но не может отменить его своею властью. Во всех остальных случаях он ограничивается только надписью, прописывая в ней: кому ходатайство направляется, свою подпись и дату.

Если, в случае крайней необходимости, переписка направляется не по команде, то сделавший это должен донести о том своему непосредственному начальнику, который обязан в спешном порядке направить копию бумаги по команде для осведомления промежуточных начальников.

Военнослужащим разрешается обращаться не по команде исключительно по личным делам, не относящимся к их служебному положению и несению обязанностей службы. О всех таких случаях военнослужащие должны ставить в известность своих прямых начальников.

Начальники обязаны не возбуждать переписки по вопросам, решение которых может быть произведено собственной их властью, и не требовать от подчиненных таких сведений, которые могут быть извлечены из срочных донесений, штатов, положений и т. п.

Войсковые части получают почтовую корреспонденцию, в зависимости от местных условий, или путем доставки ее средствами НКП и Т, или путем посылки в почтовые учреждения приемщиков с письменной доверенностью, выдаваемой на определенный срок.

Военнослужащие получают адресованную на их имя корреспонденцию на одинаковых основаниях со всеми гражданами, и лишь там, где разноска почты не установлена, командир части назначает особого уполномоченного для получения корреспонденции. То же самое делает и командир части во время маневров, лагерей и т. п. В ротах для получения корреспонденции выбирается уполномоченный, который получает ее ежедневно из полковой канцелярии.

Вся переписка внутри части пересылается в незапечатанном виде.

Срочные и внесрочные донесения делаются на основании особых табелей (пр. РВС СССР 1926 г. №№ 71 и 136; 1925 г. №№ 277, 932 и 1170; 1922 г. № 2305 и цирк. НКВМ 1926 г. №№ 54 и 55; 1925 г. №№ 101).

Под срочными разумеются донесения, представляемые периодически и непременно к сроку, определяемому табелями. Эти донесения подразделяются на донесения характера общего и специального и устанавливаются приказами РВС Союза ССР. В табелях определены сроки, указаны инстанции, куда и когда донесения должны поступать. Всем штабам и учреждениям запрещено видоизменять или устанавливать новые донесения, хотя бы временного характера, а равно требовать сведений, которые могут быть получены ими самими.

Никаких предварительных напоминаний о необходимости представления срочного донесения не делается; за непредставление же их в срок налагается взыскание. Все донесения направляются по команде, обычно без препроводительных бумаг, если не требуется пояснений, и на них выставляется лишь № исходящего журнала, число, месяц и год отправления, а равно местонахождения части.

К разряду внесрочных донесений относятся донесения о чрезвычайных происшествиях (важные случаи нарушения дисциплины, дезертирство заграницу, взрывы, пожары, самоубийства, пропажа шифров и т. п.) и об арестах лиц командно-административного состава. Донесения эти, в зависимости от важности, делаются почтою или телеграфом и должны заключать в себе изложение: 1) сущности происшествия; 2) причин, и 3) указание виновных в происшествии, а также и мер, принятых к восстановлению порядка.

Полковые штабы и канцелярии отдельных частей войск делятся на части: строевую и хозяйственную. Строевая переписка находится в ведении начальника штаба (или адъютанта), а хозяйственная — помощника командира полка по хозяйственной части. В подчинении у этих лиц имеются должностные лица, о которых упоминалось ранее, и на них возлагается непосредственное ведение переписки. Для ускорения делопроизводства все канцелярии снабжаются пишущими машинами, литографскими станками и пр. В каждой канцелярии должны находиться: действующие законы, приказы РВС СССР, циркуляры, уставы, дела и книги за текущий год с описью их, а также табель срочных донесений.

Строевая канцелярия (штаб): 1) ведает приемом всех поступающих бумаг в часть (входящая почта); 2) ведает учетом личного и конского состава части и ведением письменных сведений на всех служащих в части;

3) исполняет всю строевую переписку; 4) ведает рассылкой бумаг, исходящих из полка (исходящая почта); 5) ведает учетом карт и 6) ведет исторический формуляр части (пр. РВС СССР 1926 г. № 309).

В строевой канцелярии ведутся следующие книги: 1) входящие и исходящие журналы; 2) рассыльная книжка; 3) книга дежурного писаря;

4) тетрадь по учету и приходо-расходная книга приказов и циркуляров;

5) адресная книга; 6) книга нарядов на службу; 7) послужные списки; 8) журнал взысканий, налагаемых на красноармейцев; 9) санитарные билеты; 10) книга об арестованных на гауптвахте; 11) послужные карточки; 12) книга для записывания отпускных билетов; 13) книжки телеграмм и телефонограмм и 14) книга приказаний (пр. РВС СССР 1926 г., №№ 77, 136, 200, 309; 1925 г. № 277; 1924 г. № 325 458 и 1923 г. № 2431).

Прием почты производится дежурным писарем и записывается им по мере поступления в книгу дежурного писаря. Вся служебная переписка, как общее правило, принимается от дежурного писаря начальником штаба (адъютантом); бумаги с пометками "срочно" или "спешно" передаются немедленно в порядке, который установлен командиром части.