Если копия письма отправляется еще кому-то, об этом тоже делается специальная отметка. Имена получателей перечисляются в алфавитном порядке. Можно указать адреса получателей, если вы считаете, что эта информация может быть полезна адресату.
Постскриптум добавляется под последней отметкой. Его следует подписать инициалами отправителя. Постскриптумы широко используются в современной рекламе прямой рассылки – словно автору письма в последний момент пришла в голову блестящая идея, которая обязательно заставит вас купить товар. Но при использовании текстовых редакторов потребность в постскриптумах исчезает. Подобная особенность письма может заставить читателя подумать, что вы не умеете правильно организовывать свои мысли – важная информация почему-то оказалась не в содержательной части, а в самом конце письма, словно вы вспомнили о ней в последний момент.
БЛАГОДАРСТВЕННЫЕ ПИСЬМА
Да, конечно, умение хорошо писать благодарственные письма – это настоящее искусство. Но не обязательно быть Шекспиром, чтобы эффектно выразить свою благодарность. Мы дадим вам несколько советов, чтобы вы знали, когда и как нужно писать благодарственные письма.
Когда отправлять
Если вы были почетным гостем или приглашены на банкет в ресторан или в гости, написать от руки благодарственное письмо просто обязательно. Если вы посетили регулярное мероприятие – например, деловой ужин торговой палаты, – писать письмо необязательно – разве что у вас есть какая-то особая причина поблагодарить пригласившего вас человека. Советуем писать благодарственные письма в тех случаях, если вас пригласил начальник или руководитель компании, – в этом случае повод не имеет никакого значения.
Если вас звали по телефону, то можете поблагодарить за прекрасный вечер телефонным звонком на следующий день. Если приглашение поступило по электронной почте, то и ответить можно так же. Если приглашение на приватное мероприятие было написано от руки или отпечатано, следует отправить написанное от руки благодарственное письмо. В любом случае гость всегда может написать короткую благодарность хозяину мероприятия.
СЕРВИСЫ СОСТАВЛЕНИЯ БЛАГОДАРНОСТЕЙ
Мы всегда ищем способы сэкономить собственное время и силы – особенно в бизнесе. Однако некоторые углы лучше не срезать. В последнее время появилось множество интернет-сервисов, которые позволяют вам выбрать карточку, напечатать сообщение (иногда шрифт очень напоминает почерк) и отправить его прямо получателю – и при этом не придется даже брать карточку в руки. Некоторые сервисы могут отправить адресату карточку, написанную по вашему поручению от руки.
Но в этом и кроется проблема. Ваши усилия и личные особенности вашего почерка – все это является частью благодарности. Уберите личностный элемент – и ценность отправленного вами письма уменьшится. Письмо, написанное от руки, говорит о том, что вы не пожалели времени на размышления и выражение личного отношения. Единственное приложение, которое хоть как-то проходит проверку на персонализацию, то, которое позволяет выбрать карточку, а затем написать текст и адрес на планшете с помощью стилуса. После этого карточку можно распечатать и отправить через сервисный центр. В таком подходе удобство сочетается с важнейшим компонентом – вашим личным участием.
Если вы сами пригласили на обед крупного клиента или потенциального инвестора, то можете написать ему короткую благодарность за то, что он нашел время, чтобы принять ваше приглашение.
Пять факторов, влияющих на качество благодарственного письма
Конечно, главное в любом письме – это его содержание. Но внимание к ряду деталей значительно повысият качество вашей благодарности.
Бумага. Благодарственное письмо можно написать на обычном листе бумаги или на карточке, складывающейся пополам. Все зависит от вашего выбора. Выбирайте бумагу и карточки, которые выглядят профессионально и уместны в подобной ситуации.
Чернила. Благодарственное письмо следует писать синими или черными чернилами.
Написание. Очень важно написать такое письмо от руки и подписать лично. Не расстраивайтесь, если у вас не самый красивый почерк. Не торопитесь, пишите разборчиво – и у вас все получится. Почерк – это именно то, что делает благодарность очень личной и наполненной смыслом. (См. также врезку «Сервисы составления благодарностей», стр. 298.)
Детали. Обязательно поставьте дату.
Визитки. Хотя приложить визитную карточку к благодарственному письму не возбраняется, но делать это следует только в том случае, если вы точно знаете, что у получателя нет ваших контактных данных.
Что написать
Написание благодарственного письма – не тяжкая обязанность, а полезная возможность. Если коллеги-бизнесмены считают вас вежливым, приятным в общении человеком, то это выгодно отделяет вас от конкурентов, как на личном, так и на корпоративном уровне. Благодарственное письмо – это быстрый, простой и недорогой способ достичь этой цели.
Дорогая Моника,
Большое спасибо за сегодняшний обед – и за то, что Вы познакомили меня с Café Rouge. Теперь я понимаю, почему Вы так любите этот ресторан – говядина бургиньон была просто великолепна. Я искренне ценю Ваш мудрый совет относительно предложения о переходе и обязательно свяжусь с Вами, когда буду в Сиэтле.
С наилучшими пожеланиями,
Сара
Благодарственное письмо может быть и более формальным:
Уважаемая миссис Джонс,
Большое спасибо за сегодняшний обед. Ресторан был очень элегантным, а еда просто восхитительна. Но более всего я ценю Ваши идеи и предложения касательно моего решения о переходе в офис в Сиэтле. Ваши предложения помогли мне правильно расставить приоритеты. Надеюсь, мы сможем встретиться, когда вы приедете в наши края.
Искренне Ваша,
Сара Доусон
СОСТАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ПИСЕМ
В современном деловом мире электронная почта – это самый распространенный вид коммуникации. Обычный сотрудник компании каждый день получает огромное множество электронных писем – в среднем около 110. Разборка и чтение электронной почты – один из наиболее важных профессиональных навыков современного бизнесмена. Пишите такие письма, которые заслуживают прочтения. Пишите четко и кратко. Ваши электронные письма должны давать адресатам информацию и эффективно удовлетворять потребность в коммуникации.
Изложите свое дело
Кратко изложите суть своего письма в строке «Тема», а затем четко и подробно в содержательной части письма. Люди хотят знать, почему вы решили им что-то прислать. Не посылайте электронных писем без комментариев. Если вы просто хотите поделиться какой-то информацией, так об этом и скажите. Если вы хотите держать человека в курсе, напишите об этом. Если вы посылаете важную информацию, отразите это в строке «Тема».
Просите то, что вам нужно
Просите то, что вам нужно. Четко сообщите получателю, как он может вам ответить. Если вам нужно получить ответ к конкретному времени, обязательно сообщите об этом. Вы не можете заставить получателя ответить тогда, когда это нужно вам, но можете дать ему информацию о том, как наилучшим образом с вами связаться.
ПРАВИЛО «КТО, ЧТО, КОГДА, ГДЕ»
Один из лучших способов определить, является ли электронное письмо наилучшим способом общения с получателем, это задать себе вопрос: «Кто, что, когда и где?» Если ваше письмо отвечает на вопрос «Почему?» или отражает вашу точку зрения, подумайте дважды, прежде чем его отправить. Понять ваше намерение, тон и смысл письма получатель сможет только по словам. Без визуальных ключей, без звука вашего голоса электронное письмо может быть истолковано неверно. Когда речь идет не только о фактах, отдайте предпочтение телефонному звонку или личной встрече.
