Должность адресата (если требуется). Если человек занимает в компании несколько должностей, выбор всех или только одной будет зависеть от цели письма и предпочтений адресата. Не заменяйте название должности титулом учтивости. Адресуйте письмо «Господину Ричарду Ламберту, президенту «Альфа Компани», а не «Президенту Ричарду Ламберту».

Название компании. Столь же важно точно написать название компании или организации. Обратите внимание на то, пишутся ли слова «компания», «корпорация» или «инкорпорейтед» целиком или в сокращении; есть ли в названии компании запятые, дефисы, точки или амперсанты; не соединяются ли слова воедино; какие буквы в названии прописные, а какие строчные. Чтобы точно узнать это, возьмите бланк компании, просмотрите корпоративные публикации, загляните на сайт компании или в телефонный справочник.

Полный адрес. В адресе все цифры пишутся цифрами, если только они не являются названием здания (Уан Таун Плаза). Как правило, номера улиц тоже пишутся цифрами (123 Восточная 17-я улица), хотя номера с Первой до Двенадцатой часто пишутся прописью. Советуем писать прописью любые цифры, которые могут породить путаницу. Названия городов пишутся полностью. Исключение составляют общепринятые сокращения (Ст. – Луис). Названия штатов можно написать целиком или указать двухбуквенное почтовое сокращение перед почтовым индексом. Иностранные адреса должны соответствовать стандартам страны, где находится адресат.

Когда письмо адресуется в компанию или организацию, в адресе должна содержаться следующая информация:

• Полное название компании, фирмы или организации

• Название отдела, если необходимо

• Полный адрес

Вниманию… Если вы пишете в компанию или какой-то отдел компании, можете включить дополнительную строку, в которой указывается, кому именно следует передать письмо («Вниманию: господина Бенджамина Хейеса» или «Вниманию: начальника отдела социального страхования»). Эта строка располагается под адресом и над приветствием. Приветствие адресуется компании или отделу.

Приветствие

Приветствие является важной частью делового письма. Чаще всего достаточно простого «Уважаемый господин/госпожа…» или «Уважаемый доктор…». После обращения ставится двоеточие. В деловом письме адресата следует приветствовать точно так же, как вы это делаете в личном общении. Использовать имя адресата в деловом письме можно только в том случае, если вы хорошо знаете этого человека или договорились обращаться друг к другу подобным образом. Если у вас есть какие-то сомнения, выбирайте более официальное обращение. (Полная таблица форм обращения приведена на стр. 305.)

Что же написать, если письмо адресуется в компанию, а не конкретному человеку: старомодное «Господа» явно устарело, поскольку в организациях работают и мужчины, и женщины. Обычная форма обращения: «Уважаемый сэр/мадам». Фраза: «Всем, кого это может касаться» приемлема, но выглядит слишком официально. Вы можете обратиться и к компании целиком или к отделу. Можно обратиться к человеку, занимающему конкретную должность («Уважаемый начальник отдела кадров»). Вы можете использовать более общее приветствие – «Уважаемый торговый представитель».

Содержательная часть

Состоит ли ваше письмо из одного абзаца или из нескольких, главное правило – краткость. Деловые письма не следует писать на нескольких страницах – это допустимо только в случае крайней необходимости. Секрет заключается в четкости формулировок, но при этом не следует быть невежливым. Обычно абзацы разделяются дополнительным интервалом, а не красной строкой.

Заключение

После содержательной части располагается заключение – краткое и дружественное. Если вы знаете адресата, можно закончить письмо на личной ноте: «Пожалуйста, передайте мои наилучшие пожелания вашей супруге» или «С радостью встретился с вами на торговой выставке. Надеюсь, ваше возвращение домой было таким же приятным, как вы рассчитывали». Даже если вы не знакомы лично, заключительная часть должна быть дружеской и полезной. («Надеюсь вскоре обсудить все с вами лично» или «Если вам понадобятся дополнительные экземпляры буклета, обращайтесь ко мне лично по телефону 555–1212»). Вежливость требует благодарности за услугу или внимание.

Заключительное выражение вежливости. Такое выражение используется в большинстве писем. Оно размещается через два интервала после последней строки сообщения либо слева, либо в центре (если используется модифицированная форма). Большинство деловых писем заканчивается дружески, но не фамильярно. Используйте выражение «искренне («Искренне ваш»). Когда адресат и отправитель хорошо знакомы друг с другом, можно использовать выражение «сердечно». Если вы с адресатом обращаетесь друг к другу по имени, допустимо использовать неформальные выражения: «С наилучшими пожеланиями», «С самыми теплыми пожеланиями» и т. п. Выражение: «С почтением» отражает не просто уважение, но и определенную подчиненность, поэтому оно чаще используется в дипломатической и церковной переписке.

Подпись. Личная подпись ставится под заключительным выражением вежливости. Под подписью должна располагаться напечатанная расшифровка. Можно указать свою должность и название компании, но не следует повторять информацию, которая уже присутствует в шапке корпоративного бланка. Имя печатается так же, как и в подписи. Можно добавить вежливое «миссис» или «мисс», чтобы показать предпочтения отправителя. Можно включить в подпись академическую степень и профессиональный рейтинг. Если письмо подписывают несколько человек, то подписи и расшифровки располагаются рядом или друг под другом.

Заключительные пометки

Если ваше письмо печатает или отправляет кто-то другой, то через два интервала после блока подписи можно поставить инициалы исполнителя. Ранее это считалось стандартом делового письма, теперь же это является вопросом корпоративного стиля.

Если вы прикладываете к письму какие-то материалы, следует поставить пометку: «Приложения» – иногда с указанием количества приложенных документов. Эта пометка ставится после блока подписи. Пометка: «Отдельно отправляется» с перечислением соответствующих материалов («Отдельно отправляется: Годовой отчет за 2018 год») добавляется, если какие-то материалы пересылаются отдельно.