ОБЩЕЕ ОБОРУДОВАНИЕ
Общее офисное оборудование, которое требует ухода чаще, чем следовало бы, это настоящий повод сказать – «это не моя работа». Поддержание оборудования в рабочем состоянии обычно является ответственностью определенного сотрудника. (Во многих офисах сотрудники не имеют доступа к картриджам и другим сменным деталям.) Но даже если в техническом отношении это не ваша ответственность, вы должны что-то сделать, если знаете, как. Если на факсе, принтере или копире загорелась лампочка, сигнализирующая о необходимости смены картриджа или о том, что в устройстве замялась бумага, исправьте ситуацию сами или позвоните тому, кто отвечает за поддержание оборудования в рабочем состоянии. Это особенно ценно в небольших компаниях, где царит командный дух. В таких фирмах за подобную работу может взяться любой, даже начальник.
СОВЕТ: На время совещания отключите настольный и мобильный телефон. Если на вашем телефоне есть кнопка: «Не беспокоить», воспользуйтесь ей. Если у вас есть помощник или секретарь, который принимает звонки и соединяет звонящих, предупредите, что какое-то время вы будете недоступны. Заранее обговорите, какие звонки или ситуации являются экстренными – ради них можно прервать деловую встречу. (См. также врезку «Бестактность при телефонных звонках», стр. 274.)
Копиры
Копировальные машины работают с разной скоростью. Некоторые обрабатывают тридцать страниц за время, вдвое меньшее, чем потребовалось бы для такой работы устройствам прежнего поколения. Медленные устройства – это бомба замедленного действия. Они провоцируют раздражение и конфликты. Но, даже используя современнейшие копиры, вы должны учитывать потребности других людей.
Если кто-то делает большое количество копий, то он всегда может пропустить вперед того, кому нужно скопировать один-два листа. Это простое проявление вежливости. Конечно, если вам нужно сделать четыре копии двадцатистраничного документа с определенными установками (сортировка, увеличение и т. п.), то прерываться не следует. В этом случае скажите коллеге, через какое время вы освободите копировальную машину. После выполнения большой работы проверьте, осталась ли бумага в лотке. Если бумаги мало, обязательно добавьте ее.
ЭТИКЕТ ПОЛЬЗОВАНИЯ ФАКСОМ
Хотя сегодня документы все чаще отправляются по электронной почте, факс все же время от времени используется. Этикет пользования этим устройством довольно прост. Он включает в себя четыре основных момента:
• Приложите сопроводительный документ
• Не рассчитывайте на приватность
• Пронумеруйте страницы своего документа
• Не отправляйте личные факсы со служебного устройства, если только это специально не оговорено в корпоративной политике. Если вам нужно отправить личный документ, спросите разрешения.
Принтеры
Если коллега не забрал работу с принтера, не откладывайте ее в сторону. Положите ее в такое место, где он без труда ее найдет, или на специальный стол для выполненных работ. Если вы знаете, чья это работа, можете передать ее по назначению.
Если принтер сломан, не изливайте свое раздражение на обслуживающий персонал – эти люди делают все, что должны. При первых же признаках проблемы сообщите технической службе, а затем займитесь чем-то другим, пока неисправность не будет устранена.
Мебель
К столам и креслам в приемной, конференц-зале или на кухне нужно относиться так же, как вы относитесь к мебели в собственном доме. Ставьте запотевшие стаканы или банки с напитками на салфетки или подставки, чтобы на деревянной поверхности не оставалось следа. То же самое относится к офисной мебели, которая стоит дорого и когда-нибудь перейдет к другому сотруднику. Не вытирайте жирные пальцы о ткань, которой обтянуто ваше кресло. Не стряхивайте крошки на пол, чтобы их не затоптали в ковер. Жирные пятна выглядят отталкивающе.
КУХНЯ
Кухня обычно бывает самой грязной комнатой офиса. Все сотрудники должны следить за чистотой и вносить свой вклад.
• Если вы что-то пролили на стойку, в холодильнике или на пол, – сразу же вытрите.
• Не оставляйте грязную посуду в раковине. Мойте приборы сразу же после использования.
• Если в холодильнике нет льдогенератора, залейте лоток для льда, вытряхнув из него последние льдинки.
• Если на кухне есть общественная кофеварка, заполните ее и включите, налив себе последнюю чашку.
• Сообщайте о любых проблемах с автоматами. Если руководство не довело до вашего сведения, кто занимается именно этими устройствами, сообщите о неполадке в техническую службу. Опишите неполадку и разместите описание рядом с автоматом, чтобы другие сотрудники были в курсе.
КРАЖА ЕДЫ
Ничто так не раздражает, как кража еды из холодильника. Вы рассчитывали на сэндвич с копченой индейкой, но он таинственным образом исчез! «Как такое может быть?» – удивляетесь вы. Конечно, можно подписывать свои контейнеры и пакеты с едой собственным именем, но не стоит слишком полагаться на этот прием. В офисах постоянно крадут еду, поскольку она легко доступна.
Поймать вора почти невозможно – разве что установить в кухне камеры наблюдения. (В конце концов, все улики быстро съедаются и исчезают.) Единственный способ борьбы с воровством – это рассказ о произошедшем. Напишите записку, прикрепите ее на дверцу холодильника и оставьте на несколько дней.
Некоторые предлагают напичкать еду слабительным, чтобы приструнить вора. Мы не советуем так поступать, поскольку это может причинить неумышленный, но серьезный вред здоровью.
Правило касательно еды в холодильнике
При пользовании общественным холодильником руководствуйтесь основным правилом: вы должны использовать или выбросить еду и напитки, прежде чем они испортятся и начнут плохо пахнуть.
Готовка и разогрев еды в микроволновке
Вы должны мыть не только свою посуду, но и те устройства, которыми пользовались. Если ваша еда в микроволновке или на плите забрызгала стенки или поверхность, немедленно протрите все влажным бумажным полотенцем, пока капли не пригорели – потом их будет гораздо труднее отчистить.
Мытье посуды
Не оставляйте грязные кофейные чашки в раковине. Не бросайте остатки еды в мусорное ведро. Каждый сотрудник, закончив обедать, должен помыть посуду за собой. Никто не обязан убирать за другими. Помните, что грязная кухня раздражает руководство, и единственным решением может стать ее закрытие.
Совместные обеды
Обед – отличное время, чтобы получше узнать своих коллег. И это отличное время для того, чтобы они смогли познакомиться с вами. Характер разговоров и хорошие манеры за столом укрепят вашу репутацию приятного в общении человека.
Обедать в обществе нескольких коллег совершенно естественно. Но иногда нужно менять спутников, чтобы не оказаться в изоляции от других сотрудников. Приглашайте сотрудников из других отделов. Попробуйте обедать в другое время, чтобы иметь возможность пообщаться с другими людьми.
Если вы приносите еду с собой и предпочитаете есть за собственным столом, то вас могут счесть необщительным. Когда коллега приглашает вас в кафетерий (особенно если это ваш начальник), стоит согласиться и оставить свой сэндвич в холодильнике на завтра.
Темы для разговоров, которых лучше избегать
Не стоит за обедом обсуждать сложные рабочие проблемы, поскольку вас могут услышать те, кто сидит за соседними столами. Неподходящая тема и события из личной жизни – страстное свидание прошлым вечером или проблемы с ребенком. Чтобы не испортить аппетит спутникам, не рассказывайте о кожных болезнях, проблемах с желудком или операциях. Все это – не тема для застольной беседы. Обед – это время для отдыха, а не для разговоров, которые лучше оставить на вечер (или вообще не вести).
