ЧЕРНАЯ ДЫРА
Хотя бизнес уверенно движется к безбумажным технологиям, но до успеха в этой области еще очень далеко. Заваленный бумагами стол все еще остается злейшим врагом эффективного работника. Вот четыре совета, которые помогут вам избавиться от мусора.
1. Держите у телефона блокнот для записей. Даже если вам придется приколотить его к столу, сделайте это. Рядом с телефоном всегда должен лежать блокнот для записей.
2. Ежедневно разбирайте бумаги на столе. Разборка стола в конце рабочего дня имеет два преимущества. Во-первых, вы можете найти нечто такое, что считали потерянным. А во-вторых, на следующее утро вам будет приятно сесть за чистый, не заваленный бумагами стол.
3. Пользуйтесь папками. Отведите часть шкафа для всяких мелочей: журналов, внутренних документов, графиков производственного отдела, открыток от путешествующих друзей. Снабдите папки ярлыками и поставьте в шкаф, чтобы лишние бумаги не скапливались на вашем столе.
4. Спросите себя, а действительно ли все это вам нужно. Если вы не можете понять, зачем хранить ту или иную бумагу, просто выбросьте ее.
Как нужно здороваться
Атмосфера вежливости в офисе вовсе не означает, что вы должны здороваться с коллегами каждый раз, когда будете проходить мимо в коридоре. Если вы не поздоровались, потому что заняты своей работой, никто не должен на это обижаться. Конечно, при первой встрече вы всегда должны здороваться с коллегами: «Доброе утро!», «Как дела?». Но в течение дня вполне достаточно будет легкой улыбки и кивка. Гораздо важнее то, как не следует себя вести при встрече с людьми в коридоре: не следует смотреть в пол и идти с мрачным выражением лица. Конечно, вряд ли подобную хмурость кто-то примет на свой счет, но игнорирование коллег не способствует созданию гармоничной атмосферы в офисе.
ТУК-ТУК
ВОПРОС: Я работаю в отделе, где организовано более пятидесяти отсеков. Стен у нас нет, только перегородки. Как мне поступать, когда нужно обратиться к коллеге? Достаточно ли просто подойти, встать позади или сбоку и ждать, когда меня заметят? Или нужно осторожно постучать по перегородке?
ОТВЕТ: Лучше осторожно постучать. Если вы будете просто стоять и ждать, когда коллега вас заметит, то можете прождать очень долго. Коллега может вас попросту не заметить, особенно если увлечен телефонным разговором или с головой ушел в работу. Вы окажетесь в неловкой ситуации. С другой стороны, не стоит просто начинать разговор, не давая знать о том, что вы собираетесь это сделать. Так вы ошарашите коллегу, прервете важный телефонный разговор или отвлечете от серьезного дела.
Сколь бы безликими и публичными ни казались отсеки, для сотрудника они являются таким же личным рабочим пространством, как и кабинет со стенами и дверью. Очень важно уважать невидимые границы. Осторожно постучите, чтобы коллега вас заметил, но не считал себя обязанным немедленно бросать то, чем занимался. Даже в открытом офисе нужно проявлять уважение к коллегам, каждый раз спрашивая, можно ли к ним обратиться с каким-то вопросом или замечанием.
Общение в коридоре
Разговаривая с коллегами в коридоре, стойте ближе к стене, чтобы не мешать проходящим – это обычная вежливость, но на удивление много людей ею пренебрегают. Если вы относитесь к их числу, помните, что никому не нравится обходить группу, болтающую прямо посреди коридора. Один-два раза никто не заметит, но на третий-четвертый раз это уже будет вызывать раздражение. Менее очевидно то, что подумают окружающие, если ваша беседа затянется более чем на десять минут. Ваш разговор мешает людям, работающим поблизости. Кроме того, если вы частенько болтаетесь в коридорах, вас могут счесть лентяем.
НАЗНАЧЕННЫЕ ВСТРЕЧИ И СОВЕЩАНИЯ
Совещания за рабочим столом могут быть высокоэффективными, если соблюдать правила вежливости. Но сначала вы должны оценить свое личное пространство:
• Подходит ли ваше рабочее место для дискуссий с коллегой или клиентом?
• Удобно ли ваше рабочее место в физическом и психологическом плане?
• Обеспечивается ли необходимая степень приватности, чтобы посетитель почувствовал себя комфортно?
Если вы ответили «нет» на какой-то из этих вопросов, то зарезервируйте для разговора с посетителем комнату для совещаний.
Ранний приход. Если посетитель пришел раньше более чем на десять минут и вы не готовы к встрече, постарайтесь сделать так, чтобы он не испытывал неловкости. Если в офисе есть секретарь, попросите его устроить посетителя поудобнее и сказать, что вы подойдете, как только освободитесь. Если вы работаете в маленьком офисе и секретаря в нем нет, выйдите из-за стола и поздоровайтесь с посетителем. Примите его извинения, предложите свободный стул, спросите, не выпьет ли он чая или кофе, и скажите, что освободитесь через несколько минут.
Опоздание. Если посетитель опаздывает настолько, что вы уже не можете втиснуть встречу с ним в свое расписание, примите его извинения и назначьте встречу на другое время. Если посетитель приехал, когда вы уже занялись другими делами, попросите секретаря или помощника сказать ему, что вы ждали, сколько могли, но теперь встречу придется перенести на другую дату и время.
Вы заставляете посетителя ждать. Никогда не заставляйте ждать себя более пяти-шести минут после назначенного времени. Если у вас нет другого выхода, лично извинитесь перед посетителем. Предложите ему чашку кофе и журнал. Если произошло нечто такое, из-за чего встречу придется отложить на пятнадцать минут или более, извинитесь за сложившиеся обстоятельства и спросите, не хочет ли посетитель перенести вашу встречу на другой день.
СОВЕТ: Когда вам звонят из приемной с сообщением о том, что к вам пришел посетитель, выйдите встретить его. Если у вас есть помощник, отправьте его встретить посетителя. Но если вы встретите гостя лично, это произведет более благоприятное впечатление.
Деловая встреча
Когда человек, с которым вам предстоит деловая встреча, входит в ваше рабочее пространство, вы должны не только поприветствовать его, но и выполнить еще ряд действий, предписываемых этикетом:
1. Предложите повесить на вешалку его пальто, если он пришел с улицы.
2. Предложите ему сесть.
3. Предложите ему напитки.
Когда вы сидите за столом, а посетитель – напротив, встреча приобретает формальный характер. Если хотите сделать атмосферу более личной, садитесь рядом с посетителем. Чтобы встреча проходила в приватной обстановке, закройте дверь. Если вы работаете в отсеке, встречайте посетителей в комнате для совещаний, которую нужно зарезервировать заранее.
У вас под рукой должны быть все необходимые материалы, чтобы во время встречи не приходилось рыться в кипах бумаг или папках. Если во встрече должны принять участие коллеги, пригласите их к себе с таким рассчетом, чтобы они находились на местах, когда появится посетитель. Представьте всех друг другу, если есть такая необходимость.
Если посетитель слишком задержался, можете вежливо закончить встречу, сказав, что у вас есть дела.
Как проводить гостя
Проводите посетителя в приемную. Сделайте это, даже если до приемной рукой подать и ваш гость не заблудится в лабиринте коридоров. При прощании произнесите обычные вежливые фразы. Если гостю хочется поболтать, можете остановить его, сказав, что вам нужно возвращаться к работе.
