Теперь более подробно опишу «скелет» мероприятия, чтобы ничего не упустить и, так сказать, «окинуть местность взглядом орла».

Отметьте день проведения КВ в календаре красным маркером и начинайте составлять план подготовки. Без него вся ваша вечеринка может провалиться – в последний момент выяснится, что половина идей не реализована, а самых необходимых вещей не хватает.

Итак, вам потребуются:

• список всех приглашенных (включая также и тех, кто может «нагрянуть»);

• утвержденный у генерального директора бюджет мероприятия;

• организационный план мероприятия в котором будут описаны основные статьи расходов (место проведения; затраты на праздничное застолье, включая кейтеринг; оформление помещения; транспортные расходы, необходимость которых продиктована сценарием);

• идея мероприятия: возможно, это будет постановка сценки или съемки видеофильма. Может быть, это будет стилизованная вечеринка, например, китайская чайная церемония или гавайская «пати». Устройте отмечание «от противного» (например, вечеринку в новогоднем стиле для «летнего» именинника). Вариантов масса, подробней о них поговорим немного ниже. Можно, кстати, провести опрос сотрудников для выяснения того типа праздника, который наиболее приемлем для большей части сотрудников.

• сценарий, то есть подробный план того, кто, что и когда будет делать; сюрпризы и неожиданности; прогнозирование психологической реакции участников на происходящее; в общем, работа тонкая и кропотливая, но очень интересная, творческая и затягивающая «по самые уши» (проснешься, бывает, в 4 утра с возгласом: «Эврика!» – и бросишься писать песню или сценку).

На вечеринке до 60 % времени люди должны проводить непринужденно, но остальные 30–40 % им должно быть интересно стать участниками событий.

Учитывая это правило, вы сможете написать отличный сценарий.

План-сценарий делается в виде схемы. В этой схеме должны быть перечислены все составляющие праздника и все лица, ответственные за отдельные его части. Также должно указываться время работы каждого участника. Решается вопрос о договорах-подрядах по некоторым из частей мероприятия, которые закрываются актами о выполнении работ в конце праздника. Части типичного корпоративного праздника для схемы плана-сценария приведу из опыта компании «Академия праздника»:

• проверить акустические возможности зала;

• определить способ украшения зала (декор, цветы, шары);

• выбрать способ рассадки гостей для питания (банкет, шведский стол, фуршет, кофе-брейк, и т. д.);

• определить места для кухни в случае работы с выездным рестораном;

• определить места для переодевания артистов;

• составить регламент – расписание всего сценария культурной программы;

• составить регламент выноса и подачи блюд;

• подготовить схему проезда и парковки машин, решить вопрос с пропусками;

• проверить наличие удобств общего пользования (их количество и качество);

• определить место размещения гардероба (если нет стационарного);

• составить маршрут разъезда транспорта;

• составить общий регламент праздника;

• уточнить план размещения и функции охраны (иногда встает вопрос питания охраны);

• для того чтобы получить максимальную отдачу от средств, вложенных в праздник, проверить сценарий программы на наличие приемов, которые служат формированию корпоративной культуры;

• заранее определить лучшие видовые точки для фото и видеосъемки праздника и согласовать их со специалистом;

• согласовать письменно с местным пожарным место проведения фейерверка;

• согласовать письменно в договоре с организацией места проведения праздника (если все делаем своими силами, без специалиста), количество сотрудников, необходимых от службы места проведения праздника (электрик, сантехник, гардеробщик, инженер и др.), и их время работы (иногда встает вопрос об их питании);

• поручить специалисту или кому-либо из сотрудников подобрать призы и подарки таким образом, чтобы со временем остались приятные воспоминания о мероприятии.

Одним из самых трудных действий при подготовке вечеринки, на мой взгляд, является продумывание того, какие номера, фокусы, выступления и т. п., участники смогут выполнить. Не стушуются, не запротестуют, а также смогут понять и оценить интригу или розыгрыш. Здесь необходимо иметь представление о психологическом и социальном статусе участников, учесть возраст, соотношение мужчин и женщин в игре, степень расслабленности на момент проведения той или иной викторины или конкурса. Начинать лучше всего с легких, безобидных, коротеньких игр, чаще всего застольных, для того, чтобы развеселить народ и задать тон вечеринке, настроить на участие в дальнейших конкурсах и зарабатывание призов или даже суперприза. Другой вариант – начать с розыгрыша. Если получится, – это сразу «разобьет лед» (психологический) и также настроит участников на импровизацию и игру. Различные игры и розыгрыши можно будет найти в соответствующих главах книги.

Для того чтобы написать хороший рабочий сценарий, необходимо владеть информацией по следующим пунктам:

• Общие

Повод (общенародный или профессиональный праздник, юбилей или что-то еще).

Контингент (возраст, пол, статус участников).

Психологические тонкости процесса (как расшевелить, развеселить, инициировать участие в играх; как меняется состояние и восприятие под воздействием алкоголя; как «закрутить» интригу; как поддерживать интерес участников к происходящему).

Организация кейтерингового (выездного) обслуживания, установка и украшение шатров, столов.

Какие сувениры могут стать памятными для сотрудников. Как «обыграть» каждый подарок.

• Место проведения

Корпоративный вечер в городе или выездной корпоративный праздник.

Ресторан, кафе, бар, ночной клуб, боулинг-центр, пентхаус, кинотеатр.

• Идея

Организация и проведение развлекательной программы. Тематические конкурсы и ролевые игры.

«Team building» (игровые программы, направленные на сплочение коллектива, создание доверительно-дружественной атмосферы в «команде», проявление командного духа).

Спортивные корпоративные праздники.

Чемпионат по рыбалке, по варке ухи, раков, приготовлению шашлыка с приглашением жюри.

Организация спортивных соревнований между отделами фирмы или несколькими сотрудниками: футбольные, баскетбольные матчи, легкоатлетические соревнования, эстафеты, большой и настольный теннис, ОФП, экстремальные виды спорта.

Игры по спортивному ориентированию, соревнования по пэйнтболу.

• Генерирование идей

Для упорядочивания процесса и получения творческих идей можно запустить анкетный опрос:

1. Как вы любите развлекаться?

2. Опишите самое веселое мероприятие вашей жизни.

3. Самое необычное мероприятие, на котором вы присутствовали.

Можно привлечь инициативную группу и устроить мозговой штурм.

Для корпоративной вечеринки можно использовать идею КВН, театральную постановку, передачу «Песня года», «Как стать миллионером (милиционером, акционером, браконьером», съемки фильма «Тот самый Мюнхгаузен», «Самая обаятельная и привлекательная» и т. д., детский утренник, приключения Джеймса Бонда, гавайское пати, вечеринка в танцевальном стиле (рэп, рок, классика и т. д.), ретро-вечеринка, можно сделать сборную солянку.

Разработка идеи включает в себя все стилевые элементы: одежду, приглашения, речь, убранство помещения, музыкальное сопровождение, еду, игры и розыгрыши. Все должно подчеркивать замысел, погружать в задуманную авторами идеи атмосферу.