• Отправляя электронные письма, сразу указывайте, что вы не рассчитываете на получение ответа. Иначе изъявления благодарности и взаимного уважения могут продолжаться до бесконечности.

• Не стесняйтесь прервать или отложить телефонный звонок даже после того, как вы на него ответили. Скажите звонящему, что вам требуется время для того, чтобы подумать, принять решение или получить дополнительную информацию.

• Относитесь к телефонным звонкам так же, как к собраниям. Если они нужны вам, заранее выделите для них время в своем графике, если нет постарайтесь избежать длительных бесед,

• Поставьте перед телефоном часы и следите за длительностью своих разговоров. Прежде чем вступить в разговор, подумайте, сколько времени вы готовы на него потратить. Чувство того, что вам необходимо закончить беседу к определенному моменту, сделает ее более конкретной и эффективной.

• Если кто-то ждет вас на телефоне, а взять трубку представляется вам в данный момент затруднительным, спросите, не будет ли он против, если вы перезвоните ему позже.

• Чтобы ваши телефонные разговоры стали короче, разговаривайте стоя.

• Если условия вашей работы таковы, что в то время, когда вы разговариваете по телефону, вокруг вас толпятся люди, ожидая, когда вы освободитесь и уделите им внимание, заготовьте несколько табличек с надписями вроде: «Пожалуйста, подождите, я сейчас освобожусь» или «Я подойду к вам после того, как закончу». Показывайте людям соответствующие таблички. Это сэкономит как ваше, так и их время.

• Постоянно обновляйте сообщения на вашем автоответчике. Текст сообщения должен включать информацию о том, какое сегодня число, и когда вы придете в свой офис. Некоторые не обновляют свои сообщения на автоответчике целыми неделями это совершенно неправильно.

• Ваше сообщение должно быть конкретным. Укажите, в какое время дня вы сможете перезвонить. Обязательно укажите, как можно связаться с вами прямо сейчас, если это необходимо.

Общение с людьми

• Выделите в своем распорядке дня определенное время для общения с людьми. Если они отвлекают вас от работы своими разговорами, попросите их подождать до наступления указанного часа.

• Пользуйтесь не только ежедневниками, но и еженедельниками.

• Не стремитесь понравиться абсолютно всем. Если вы прославитесь как человек, в любую минуту готовый выслушивать личные проблемы каждого, то вскоре вам станет просто невозможно нормально работать. Будьте внимательны и заботливы с тем, у кого действительно случилось несчастье, но отказывайтесь сочувствовать любителям пожаловаться на жизнь.

• Постарайтесь не устраивать встречи с людьми в своем офисе. Иначе вы окажетесь их заложником и не сможете приступить к делам до тех пор, пока они не уйдут. Встречайтесь с ними на нейтральной территории.

• Приветствуя заходящих в ваш кабинет, встаньте. Это даст вам возможность не предлагать им сесть.

• Попросите своего секретаря прервать вас, если потребуется. Это не слишком новый, зато проверенный способ.

Как использовать свое время максимально эффективно

• Научитесь делать несколько дел одновременно. Совмещайте такие занятия, которые не требуют сосредоточенности, например спортивные тренировки, с такими, которые связаны с общением с людьми или с концентрацией внимания. Вы можете договориться тренироваться вместе с друзьями или во время тренировок слушать аудиокассеты с записями учебников.

• По дороге на работу в машине можно слушать кассеты с записями психологических тренингов. Это также поможет не впасть в ярость, к которой склонны водители.

• Если вы боитесь того, что вас поглощает суета рабочего дня, посмотрите фильм «Уолл-стрит». Он рассказывает о том, как работали молодые люди восьмидесятых, так называемые яппи. Слово «яппи» происходит от английского выражения «young urban professional", что переводится как «молодой городской служащий». Этим, отчасти ироническим, именем называли молодых людей, стремящихся сделать карьеру в полном противоречии с предшествующим молодежным идеалом, представителями которого были хиппи. Большинство яппи буквально сгорали на работе, питаясь одной кока-колой. Посмотрев этот фильм, вы поймете, с какой скоростью может работать человек, если захочет,

• Если работа кажется вам неподъемной, начните ее выполнять понемногу. Двигайтесь небольшими шагами. В такой ситуации не стоит беспокоиться о целом. Старая английская пословица гласит: «Как съесть слона? По кусочку».

Расходы

• Заведите две металлические спицы, на которые насаживайте чеки и квитанции: на одну за наличные, на другую за безналичные расчеты. Насаживайте их сразу после того, как получите, это сохранит их в правильном хронологическом порядке.

• Как только вы приходите в офис, записывайте в специальный журнал все ваши траты.

Как сохранить взятый темп работы

• Во время работы не отвлекайтесь на незапланированные, беспредметные разговоры с коллегами. Если вам в голову пришла идея, которой вы бы хотели поделиться с другими, запишите ее и отложите до соответствующего момента.

• Если вы выполняете какое-то срочное и требующее быстрой работы задание на компьютере, установите скрин-сейвер, который вы терпеть не можете, на как можно более короткий промежуток времени. Тогда вы будете работать только ради того, чтобы он не появлялся на экране.

• Не устанавливайте расслабляющие скрин-сейверы. Люди могут, как завороженные, часами сидеть перед ними.

• Не «падайте» и не «сползайте» в свое кресло. Ведь вместе с телом падает и ваш мозг. Тон, которым вы разговариваете по телефону, отражает вашу осанку.

• Пользуйтесь маркерами. Они помогут вам быстро найти нужный документ в море бумажного мусора.

• Составьте свою собственную маленькую офисную библиотеку. Заведите хороший орфографический словарь, идеографический словарь (его компьютерные версии почему-то всегда оказываются хуже бумажных), учебник по деловому и этикету и все остальные необходимые вам для успешной работы справочники. Не смешивайте их с теми своими книгами, которые нужно читать постепенно, с начала до конца.

• Если вы хотите выйти, чтобы немного развеяться, захватите с собой документы, над которыми вы работаете. Коллеги подумают, что вы отлучились по делу.

То, насколько успешной окажется ваша командировка, во многом зависит от того, насколько тщательно вы ее спланируете. Мне приходилось путешествовать довольно много. Вот советы, которыми я готова с вами поделиться:

Сборы

• Возьмите с собой как можно меньше вещей, особенно это касается обуви.

• Купите дорожную сумку. Наполняя ее, следите, чтобы она была достаточно легкой: вам придется поднимать ее куда чаще, чем вам это сейчас кажется.

• Хорошая дорожная сумка в пустом состоянии должна весить совсем мало.

• Если вы берете с собой одежду, упакуйте ее в специальные нейлоновые пакеты. Не кладите одежду в кожаные сумки на молнии: они очень тяжелые и, к тому же, одежда в них может помяться.

• Купите легко стирающийся дорожный костюм.

• Чтобы одежда не помялась, проложите между ее складками нижнее белье.

• Купите газеты и журналы, которые вы хотите взять с собой в поездку, заранее.

• Позвоните в гостиницу, в которой у вас забронирован номер, и осведомитесь о наличии там фена для сушки волос, факса и так далее. Не полагайтесь в этом на удачу, особенно если номер бронировали не вы сами.

Дорога

• Позвольте своему секретарю подготовить всю вашу поездку, но обязательно попросите у него список телефонов, необходимых на все возможные случаи, которые только могут произойти с вами в поездке — от украденных чеков до не приехавшего по непонятным причинам такси.

• Осведомитесь о том, какая погода сейчас в той стране, куда вы собираетесь, и как там принято одеваться на деловые мероприятия.

• Возьмите с собой как можно больше своих визитных карточек: в некоторых странах их приходится раздавать килограммами.