5. Электронные карманные органайзеры

Такие органайзеры могут быть самыми разными: от банальной адресной книги до миникомпьютера, оснащенного доступом в Интернет и электронной почтой. Если же карманный электронный органайзер совместим с персональным компьютером, то он может стать для вас просто незаменимым помощником. Несмотря на то, что с их маленькой клавиатурой довольно сложно работать, они удобны своей компетентностью.

6. Обустройте пространство вокруг себя

Пространство, отведенное вам для работы, может быть большим или, наоборот, совсем тесным. В любом случае, вы должны обустроить его на основе принципов логики и рациональности. Разместите вещи так, чтобы вы легко могли их достать в случае необходимости, чтобы ими было удобно пользоваться и чтобы ничто не стесняло движений вашего тела.

Ваше кресло должно быть удобным, а осанка прямой; вы не должны сутулиться и наклоняться из-за слишком низко расположенного монитора или неудобно положенных предметов, которыми вы часто пользуетесь. Существует очень хороший способ понять, что вокруг вас расположено не так, как следует. Установите перед своим рабочим местом видеокамеру и в течение трех часов записывайте на нее то, как вы работаете. Затем просмотрите получившуюся запись, установив видеомагнитофон в режим перемотки вперед, чтобы сократить время, потраченное на просмотр. Такая запись отличный образец того, как вы работаете.

Теперь, после того, как вы убрались на своем столе, пришло время поработать над тем, что на нем осталось. Избавьтесь от бесполезных украшений. Ведь для свободы движений вам необходим каждый сантиметр рабочего пространства.

• Вы уверены, что телефонный аппарат находится с правильной стороны от вас? Если вы пишете правой рукой, он должен стоять слева от вас, чтобы во время разговора вы легко могли записывать всю необходимую информацию.

• Вы уверены, что вам удобно пользоваться компьютерной мышью? Вокруг нее должно быть достаточное для движения количество свободного места, и она должна находиться там, где вы легко можете достать до нее рукой.

• Не валяется ли мусор под вашим столом? Можете ли вы при желании вытянуть ноги или подвигать ими?

• Расположен ли экран вашего компьютера на правильной высоте и под правильным углом? Его верхняя часть должна находиться на уровне ваших глаз или немного ниже.

• Если вы пользуетесь клавиатурой, ваши руки должны быть слегка приподняты. Не стоит класть их на стол. Клавиатура должна располагаться на таком уровне, чтобы ваши руки, согнутые в локте, образовывали прямой угол.

• Регулярно давайте глазам отдохнуть. Отводите их от монитора.

• Используйте специальный экран или фильтр, защищающий глаза от слишком яркого изображения на мониторе.

• Регулярно делайте паузы, во время которых вставайте и прохаживайтесь.

• Убедитесь, что ваш труд приносит свои плоды. Если вы приходите к выводу, что это не так, бросьте его. Не запасайте слишком много ручек: чернила в них засыхают довольно быстро. Вы вынимаете из ящика стола ручку за ручкой, тщетно пытаясь расписать хотя бы одну, после чего убираете их обратно: до следующего раза.

• Отрегулируйте высоту кресла так, чтобы ваши ноги не болтались в воздухе, а колени не понимались кверху.

• Никогда не сидите на неустойчивом кресле или кресле со сломанным регулятором высоты.

• Пользуйтесь креслами на колесиках, чтобы вам было удобно перемещаться вдоль своего рабочего стола.

• Убедитесь, что спинка кресла расположена прямо и подходит именно вам. В идеале она должна полностью повторять контуры вашего тела.

• Сиденье должно быть достаточно, но не слишком, длинным. Расстояние между краем стула и вашими коленями должно равняться пяти сантиметрам.

• Под столом должно быть достаточно пространства для того, чтобы туда свободно поместились ваши ноги.

Работа с бумагами

• Перед тем как приступить к работе, оцените, сколько времени вам потребуется для ее выполнения.

• Сконцентрируйтесь! Уделяйте все свое внимание какому-то одному заданию.

• Делайте два дела сразу только в том случае, если одно из них очень скучное, а другое помогает вам справляться с ним. Например, вы можете слушать любимую кассету и одновременно вести машину. Иногда это называют многофункциональностью.

• Раз в две недели записывайте то, каким образом вы проводите свое время, в специальный журнал. Делайте это тогда, когда вы остаетесь в одиночестве.

• Внимательно изучите, когда вам не хватает времени, а когда время остается лишним, то почему это происходит.

• Думайте не только о будущем, но и о прошлом. Вспомните, что и каким образом вы делали на прошлой неделе. Представьте себе, что у вас появился шанс прожить ее заново. Как бы вы распорядились своим временем в этом случае?

• Не составляйте слишком плотных планов. Вы не можете предугадать, какие неожиданные дела вдруг появятся у вас в течение дня. Пусть ваш распорядок будет гибким.

• Выполняя задание, сконцентрируйтесь только на нем.

• Думайте о настоящем. Не тратьте время на бесполезные сожаления о том, что уже произошло в прошлом, или гадания о том, что еще может случиться в будущем, особенно такие, как «А что, если?» или «Вдруг что-нибудь случится».

• Составьте список дел, расположив их в порядке важности.

• Не думайте, что оставлять незаконченную работу в конце рабочего дня или недели это преступление, заслуживающее наказания.

• Тем не менее завершите начатое, если это возможно сделать в течение рабочего дня.

• Распределите свои дела так, чтобы вы могли понять, что значит «завершить». Ведь многие занятия по своей сути бесконечны. Даже если вы станете работать над ними по двадцать четыре часа в сутки, вы не завершите их до тех пор, пока не придумаете свои собственные временные рамки и границы.

• Не относитесь к каждой бумаге как к чему-то очень важному и неотложному. Работайте над ними в соответствии с намеченным заранее распорядком дня.

• Не откладывайте неприятную вам работу. Сделайте ее и поощрите себя какой-нибудь наградой.

• Не заполняйте работой весь свой день. Обязательно оставляйте в своем распорядке «окна» для отдыха и размышлений. Если вы боитесь, что коллеги заметят то, что в вашем графике имеются лакуны, придумайте для них какое-нибудь кодовое имя, например Стюарт. Тогда другие просто подумают, что у вас запланирована встреча с этим человеком.

Коммуникации

• Сократите количество поступающих вам электронных писем и предложите своим коллегам сделать то же самое. «Почтовая тирания» становится серьезной проблемой современного бизнеса. За один рабочий день среднестатистическому жителю Великобритании приходит около двадцати электронных писем. На то, чтобы обстоятельно отвечать на них, ему пришлось бы тратить около четырех часов в день.

• Сократите количество входящих телефонных звонков. В среднем нам приходится отвечать на сорок шесть телефонных звонков в день. Вы уверены в том, что все эти письма и звонки действительно вам необходимы? Время, которое экономится в результате сокращение общения, не должно тратиться на бесполезные занятия.

• Выделите отдельное время для телефонных звонков.

• Запишите номера телефонов, по которым вам часто приходится звонить, на листе бумаги и прикрепите его напротив своего рабочего места или занесите их в память своего телефонного аппарата.

• Попросите своего секретаря отвечать на ваши телефонные звонки и соединять вас со звонящими только в тех случаях, когда это действительно необходимо. Это гораздо более эффективный способ фильтрации входящих звонков, чем автоответчик.

• Не относитесь к электронной почте как средству немедленной связи наподобие телефона.

• Пользуйтесь программой Outlook Express, чтобы сохранять и быстро находить электронные адреса.

• Не бойтесь удалять непрочитанные электронные письма, если вы уверены в том, что они окажутся бесполезными. Уничтожайте практически бесполезную информацию и рекламу, принудительно рассылаемую большому числу абонентов электронной почты, которая получила название «спам».