• Кто прочитает его?

• Достаточно ли оно информативно?

• Не слишком ли длинным получилось название темы?

• Не примет ли получатель мое письмо за спам, прочтя его тему? Ведь в таком случае он может никогда не прочитать его содержание.

Запомните:

• Электронная почта предназначена для отправки и получения данных. Она не может заменить живое общение.

• Разберитесь с аббревиатурами, встретившимися вам во время работы в Интернете. Если вы не будете знать, что они означают, ваша работа может пропасть даром.

• В вашем письме должно быть не более трех абзацев.

• Получив письмо, спросите себя, когда его можно или нужно было отправить: срочно? Позже? Никогда? А теперь представьте себе, что тот же вопрос будут задавать себе получатели ваших писем.

• Получив несрочное сообщение, на которое вы не собираетесь отвечать немедленно, пошлите уведомление о том, что вы его получили.

• Деловые письма должны быть написаны ясно и лаконично, на простом и понятном языке.

• Прежде чем начнете писать письмо, продумайте его план.

• Держите у себя на столе орфографический словарь. Компьютерные программы проверки орфографии могут вас подвести.

• Не употребляйте расхожих фраз. Они мало что говорят, но очень раздражают.

• Употребляйте активный, а не пассивный залог. Это заинтересует вашего собеседника и поможет ему лучше понять, что вы хотите сказать. К примеру, вместо «Было принято решение последовать первоначальному плану» употребите «Мы решили последовать первоначальному плану».

• Сначала слушайте.

• Потом думайте.

• И только потом говорите.

• «Озаглавливайте» свои сообщения, чтобы предупредить людей, о чем они, прежде чем они смогут услышать или прочитать их. Например: «Алан, по поводу совещания в пятницу, посвященного обсуждению конференции по экологии».

• Говорите на языке других людей. Обратите внимание на их походку, стиль и излюбленные выражения. Какой тип мышления у них лучше развит: логический или эмоциональный? Что они предпочитают: скорость или обстоятельность? Как они воспринимают мир: чувственно, зрительно или логически? Что для них важнее: факты или их собственные переживания? Чтобы лучше понять других людей, попробуйте скопировать их стиль общения.

• Прежде чем начете говорить, выдержите паузу. Вы уверены, что ваши слова имеют вес и структуру?

• Не болтайте попусту.

• Чтобы придать вес своим словам, используйте паузы.

• Чтобы создать дружескую атмосферу, выразите уважение к точке зрения своего собеседника.

• Если вы с чем-то не согласны, не говорите то, что может оскорбить собеседника. Выдвигая свои контраргументы, будьте предельно конкретны. Ссора может разгореться, если вы будете:

подозревать своего собеседника во лжи,

рассуждать стереотипно,

решать за других,

предполагать, что скажут другие,

использовать эмоционально окрашенную лексику,

разговаривать в покровительственном тоне,

оспаривать чужую веру и ценности.

Вот какими способами можно разрядить накаляющуюся обстановку:

• Расскажите собеседнику о том, что вы чувствуете, но не выражайте своих эмоций.

• Избавьтесь от того, что мешает вам услышать, а значит, понять друг друга:

языковые барьеры (в том числе и вызванные акцентом),

неблагоприятная обстановка (слишком жаркое помещение и так далее),

психологические барьеры (слушающий нервничает или испытывает стресс и так далее),

содержание (слушающему ваш рассказ неинтересен; он его уже слышал; рассказ слишком противоречив и так далее),

физиологические барьеры (усталость, проблемы со слухом, голод и так далее).

Согласно опросу, проведенному популярным британским вебсайтом по трудоустройству «Оффис Энжелс» («Офисные ангелы»), служащие утверждают, что в период летних отпусков, когда разъезжаются начальники, коллеги и клиенты, и количество «отвлекающих раздражителей» сокращается втрое, людям удается работать гораздо продуктивнее. Итак, чем же занимаются служащие в отсутствие начальства?

• Девяносто шесть процентов служащих тратит на обед целый час, заявляя, что это придает им бодрость и нацеливает на продуктивную работу в течение второй половины дня.

• Тридцать пять процентов — читают газеты и журналы после трех часов дня.

• Сорок четыре процента — разговаривают сами с собой.

• Четыре процента — спят на рабочем месте.

Советы

• Научитесь быть лидером и организатором.

• Поймите, что настоящий лидер это тот, кто правильно организует время своих подчиненных. Именно вы должны научить их работать быстро и рационально.

• Обучайте, поручайте, мотивируйте и уполномочивайте.

• Будьте коммуникабельны. Помните, что другим также необходимо знать и понимать то, что происходит в вашем офисе.

• Организуйте работу своего коллектива самым современным образом. 

Если вы лидер или менеджер или стремитесь стать тем или другим, вы должны помнить, что живете в век информации. Для корпоративного выживания необходима скорость, а ей, в свою очередь, требуются способность к быстрой мобилизации и переменам. Из всех служащих компании именно менеджер должен уметь работать и думать быстро. Быстро — значит все быстрее и быстрее. Чтобы создать и поддерживать хорошую репутацию, компания должна быть готова к:

1. Внутренней коммуникации,

2. Внешней коммуникации,

3. Выполнению просьб и оправданию ожиданий клиентов,

4. Фактору «удовлетворения» клиента,

5. Обновлению информационных технологий,

6. Маркетингу,

7. Обновлению своего продукта,

8. Выполнению просьб и грамотному построению отношений с поставщиками.

Быть лидером или менеджером в современной компании, значит обладать:

• Активным мышлением.

• Энергичностью.

• Творческим мышлением.

• Коммуникабельностью.

Сейчас многое зависит от того, насколько вы быстры, нетерпеливы и настойчивы. Если вы будете слишком легко соглашаться с тем, что вам предлагают, или слишком много думать о себе и собственном успехе, или слишком терпимо относиться к бюрократической волоките и другим препятствиям, встречающимся на вашем пути, то вы окажетесь в положении атлета, начавшего набирать вес. Плохие лидеры руководят плохими компаниями. Посмотрите на то, как старые британские «институты» пытаются приспособиться к современным условиям. Эти огромные динозавры вымирают прямо на наших глазах, как в последних кадрах фильма «Парк Юрского периода».

Менеджер должен быть энергичным не только для того, чтобы справляться со своим собственным стрессом и быстро выполнять свою работу, но и для того, чтобы помогать добиваться того же своей команде. Энергия и энтузиазм заразительны, но, к сожалению, то же можно сказать о цинизме и самодовольстве.

У хорошего менеджера мало привычек. Не бывает других «правильных» способов делать что-то, кроме тех, которые приносят наибольший эффект. Опыт отнюдь не достоинство, если он приводит к боязни перемен и предрассудкам. Опыт должен раскрывать, а не закрывать сознание. Мы должны постоянно учиться новому.

• Умение ставить конкретные цели и задачи.

• Умение объяснять их.

• Заразительный энтузиазм.

• Коммуникабельность и способность к мотивации.

• Авторитет среди сотрудников.

• Спокойствие.

• Способность быстро думать и отвечать на сложившуюся ситуацию.

• Свободное и творческое мышление.

• Позитивное мышление, направленное на цели, а не на препятствия.

• Умение собирать вокруг себя быстро мыслящих людей.

• Умение совершать ошибки.

• Способность находить и поощрять таланты.