Эта книга написана в соответствии с четырьмя основными «состояниями времени» человека. На случай, если вы очень заняты, имеется ряд советов, который вы можете едва пробежать глазами и выбрать те, которые кажутся вам наиболее подходящими. Первый раздел этой книги посвящен техникам, способным изменить вашу жизнь, таким, как линейное мышление, преодоление стресса и эффективные способы обучения. Затем следует раздел, касающийся техник, которым можно научиться, например краткого общения и эффективного использования компьютера. Он поможет вам спланировать долгосрочные дела. Третий раздел дает советы и предлагает техники для вашей личной, домашней жизни, того времени, которое вы проводите вне работы.

(Или почему информационные технологии и техника, созданная для экономии нашего времени, ускоряют медленную работу, но не освобождают наше время вопреки обещаниям рекламы.)

Одна из задач этой книги — сделать информационные технологии нашим помощником. Я думаю, что в целом они являются Губителями Времени. Мне кажется, что они съедают больше времени, чем экономят. Вы, конечно, можете попробовать доказать обратное.

Вопрос организации должен стать проблемой организации досуга, то есть того, как мы должны распоряжаться всем нашим свободным временем. Господь Бог (известный также под именем Билла Гейтса) даровал нам технологии, чтобы мы могли радикально сократить продолжительность рабочего дня, но вместо этого мы продолжаем работать слишком много и производить слишком мало. Почему?

Есть четыре причины:

1. Депрессия после увольнения.

Как пережившие ядерную войну, люди, когда-либо уволенные с работы, постоянно с беспокойством всматриваются в свое призрачное будущее. Никто не в состоянии забыть кошмар «сокращения штатов» и несправедливости по отношению к ним. И вот вы перестаете считать, что ваш труд должен быть вознагражден. Постепенно это приводит к стремлению выслужиться,

2. Стремление выслужиться.

Под этим выражением я понимаю все ваши попытки завоевать расположение начальника, пригвоздив себя к рабочему месту. Помните, что первым с работы выгонят труса.

3. Фактор популярности.

Вы соглашаетесь на дополнительную работу потому, что хотите нравиться начальству.

4. Копание ямы в песке.

Вы страдаете от синдрома, который я уже определила как «копание ямы в песке». Выкапывая яму с помощью информационных технологий, вы тут же наполняете ее новой работой. Теперь я предлагаю вам ознакомиться с дальнейшими деталями.

Культ «Ямы в песке»

Вы когда-нибудь пробовали выкопать ямку в мягком сыпучем песке на пляже? Чем больше вы копаете, тем больше песка осыпается вниз и вновь наполняет ямку. Чем быстрее вы копаете, тем быстрее осыпается песок. Ваши родители, вероятно, смеялись до упада, видя, что вы не понимаете, почему ямка не становится больше. Между тем, вы приходили в бешенство и наконец принимались плакать. Возможно, это было ваше первое знакомство со стрессом, связанным с работой.

Информационные технологии создают именно такие ямы в песке. Они ускоряют работу и создают зазоры в вашем времени. Но эти зазоры тут же наполняются еще большим количеством работы, и в конце концов вы приходите в бешенство, оставаясь на том же месте, с которого и начинали.

Электронная почта — отличный образец ямы в песке. Вы пользуетесь ей, чтобы затрачивать меньше времени на переписку. Однако с ускорением и упрощением этого вида связи в него втягивается все больше людей. И вот уже то время, которое вы экономите на рассылке писем, уходит у вас на прочтение всех сообщений, которые прислали вам самые разные люди.

Культ соревновательного бизнеса

В современном бизнесе выживают самые быстрые. Мы становимся заняты, затем еще более заняты, и вот мы уже не можем остановиться. Каждую минуту своего времени приходится наполнять делами. Даже в выходные и праздники. Промежутки свободного времени в нашей жизни постепенно сокращаются, и вскоре это становится невыносимым.

Культ многофункциональности

Мы восхищаемся людьми, способными выполнять сразу много задач. Когда мы говорим, что женщина «добилась всего», мы обычно имеем в виду, что она стремительно поднимается по служебной лестнице, воспитывая при этом десятерых детей и готовя домашний майонез.

Культ общества лентяев

Общество лентяев — поколение, которое относилось к работе как к неизбежному злу и почитало отдых и длительные перерывы, — исчезло. Наша сегодняшняя жизнь — это постоянный час пик с его всплеском адреналина. Мы хотим замедлить темп или остановиться, но это желание становится все более и более невыполнимым.

Культ страха перед потерянным временем

Разве культ сбалансированного равновесия между жизнью и работой куда-то исчез? Весь мой опыт подсказывает, что нет. Это всего лишь химера, появившаяся оттого, что теория разошлась с практикой, так же как и в случае с «политикой открытых дверей». Почему? Конечно, перспектива проводить больше времени дома за счет сокращения рабочего времени весьма заманчива, но в действительности во многих компаниях это оборачивается только грузом вины, ложащимся на плечи сотрудников. Начальники забывают о том, что ответственность за соблюдение этого равновесия ложится на них, и перекладывают ее на плечи подчиненных. И тогда вы должны сами устраивать свою жизнь так же, как и управлять своими эмоциями. Однако некоторые компании поняли этот принцип правильно: когда британское отделение «Майкрософт» провело среди своих служащих опрос, выяснилось, что шесть человек из десяти предпочитали короткий рабочий день большой заработной плате. Счастье человека не в деньгах, а в том, как мы проводим свое время.

Культ трудоголика

Мученик-трудоголик обрадуется, узнав, что эффективность работы не зависит от потраченного на нее времени. Остаться на работе во внеурочное время вовсе не значит сделать больше. Исследования, проведенные в 1960-х годах, убедительно доказали, что менее чем через четыре недели дополнительной работы во внеурочное время количество произведенного продукта снижается до той же отметки, что и при стандартном рабочем дне.

Сейчас и в будущем вам потребуется создать время для того, чтобы остановиться и подумать.

Вы никогда не сможете улучшить организацию своего времени, если считаете, что совершаете последний рывок. Ведь любое изменение образа жизни только отнимает время. Оно включает в себя:

• принятие на себя ответственности;

• глобальные обязательства;

• расширение сферы своих полномочий;

• более быстрый темп жизни.

Сейчас вы должны запомнить одну вещь: если вы будете работать за двоих, если вы будете заниматься бизнесом и заботиться о большой семье, если вы возьметесь за все сразу, жизнь захлестнет вас во всех своих проявлениях, не оставляя возможности для отдыха. В этом случае простые основы организации времени окажутся для вас бесполезными. Ваш дневник может быть в полном порядке, ваш ежедневник — составлен по всем правилам, вы будете чувствовать, что организовали свою жизнь, но при всем этом вы по-прежнему будете слишком заняты, чтобы с ней справляться.

Техники организации рабочего времени имеют четыре основные сферы применения:

1. Рутина — ведение ежедневника и тому подобное.

2. Техника — использование информационных и других технологий.

3. Планирование — постановка целей, выбор, повышение своей компетентности.

4. Балансирование — нахождение равновесия между вашими социальными, интеллектуальными и физическими потребностями и работой.

Итак, вы познакомились с некоторыми проблемами и, возможно, узнали в одной или двух из них свои собственные. Как же приступить к их решению?