Рассмотрим составление наиболее распространенных официально-деловых текстов, т. е. текстов того или иного вида документов, составленных в целях управления.

Деловое письмо в России традиционно характеризуется тем, что документы не циркулируют изолированно и хаотично. Они объединены в унифицированные системы документации, каждая из которых имеет свои требования к форме и содержанию документа.

Функционирование учреждений, независимо от уровня подчиненности и формы собственности, невозможно без документирования. При этом в каждом учреждении можно выявить комплекс документов, необходимых и достаточных для нормальной работы. Этот комплекс выделяется по следующим критериям:

• круг вопросов, решаемых в процессе деятельности;

• количество уровней принятия решений;

• объем и характер компетенции учреждения;

• принцип решения вопросов (коллегиальность или единоначалие).

Вначале выявляются наиболее общие функции управления, осуществляется их классификация по видам работ, действиям и операциям, а затем уже определяются документы, необходимые для их выполнения.

В настоящее время действуют отчетно-статистическая, бухгалтерская, снабженческо-сбытовая, организационно-распорядительная и другие унифицированные системы документации. Поскольку аппарат управления реализует свои функции главным образом через организационно-распорядительную документацию, целесообразно рассмотреть принципы составления текстов отдельных видов документов этой системы.

Составление распорядительных документов

Основная цель распорядительных документов – регулирование управленческой деятельности. Распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам и поэтому обязательны для исполнения.

Ситуацией для создания распорядительного документа может быть необходимость:

• исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

• осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

С точки зрения порядка рассмотрения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности, и документы, издаваемые на принципах единоначалия.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

1) обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) доработка проекта документа в соответствии с замечаниями;

6) подписание проекта документа;

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в инициирующих решение служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, акте и т. п.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения осуществляется из соответствующих источников – законодательных актов и нормативной документации; текущей документации организации; документов, поступающих из вышестоящих и подведомственных организаций; архивных документы и др.

Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на листе бумаги, при этом на верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе согласования.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа, которые вносятся непосредственно в проект документа или оформляются на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Доработка проекта в соответствии с замечаниями предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Подписание пректа – решающая стадия, при которой он становится полноценным документом, обладающим юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это его тиражирование, рассылка или передача исполнителям.

Рассмотрим составление распорядительного документа этого вида – приказа по основной деятельности.

Приказ – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказами по основной деятельности оформляются порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т. д.

Формуляр-образец приказа по основной деятельности включает следующие реквизиты: наименование организации – автора документа; наименование вида документа – ПРИКАЗ; дата, номер (в пределах календарного года); место издания (если не указано в названии организации); заголовок; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заголовок к тексту приказа должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он отвечает на вопрос «о чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного («о совершенствовании …») и состоит, как правило, из одной-двух строк. Необходимо помнить, что заголовок приказа облегчает не только регистрацию и поиск документа, но и восприятие текста приказа, а также настраивает на его исполнение.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, формулируются цели и задачи, факты и события, послужившие причиной издания документа. Эта часть текста обычно начинается со сложных отыменных предлогов «В связи…», «С целью…», которые облегчают формулирование текста.

В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии…», «На основании…», «Во исполнение…», содержит название вида документа, во исполнение которого издается данный приказ, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер и полный заголовок к тексту.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения.

Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указываются наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.