Расходование денежных сумм может производиться только по прямому своему назначению (пр. РВС СССР 1926 г. № 155; 1925 г. №№ 343, 508; 1923 г. № 685 и 1922 г. № 1734). В целях достижения планомерности в расходовании сметных сумм, в каждой войсковой части составляется на год вперед перечень расходов, который представляет из себя не что иное, как смету полкового хозяйства, с исчислением в ней по каждой группе потребностей как ожидаемых денежных поступлений, так и предположенных расходов. Вносить в перечень расходов можно лишь те потребности, удовлетворение коих не воспрещено законом. В общем выводе годового оборота хозяйства полка перерасход (передержка) ни в коем случае не допускается.

Из полковых сумм допускаются выдачи авансов лицам, на которых возлагается производство закупок или расходов: на оптовые покупки до 1000 рублей, на производство мелких заготовлений до 100 рублей и на удовлетворение командируемых и отпускных. Выдача денег производится по документам (прил. 9) с объявлением об этом в приказе. В оправдание израсходованных денег приходо-расходчики представляют не менее одного раза в месяц авансовые счета произвольной формы.

Артельные суммы расходуются на покрытие разницы между заготовительными и утвержденными в приварочном окладе ценами, на премирование служащих и рабочих хлебопекарен и поваров, на инвентарь для столовой, кухни и хлебопекарни и на улучшение питания, в том числе в дни праздников революционных и войсковых частей (цирк. НКВМ 1927 г. № 11).

Расходование шефских сумм, если шефы не указали их назначения, допускается только на надобности, предусмотренные законом.

Надбавочные суммы расходуются на оплату почтовых расходов и хозяйственные надобности.

Неизрасходованные остатки от сметных сумм (пр. РВС СССР 1924 г. № 574 и 1247; 1923 г. №№ 835, 2809 и 1922 г. №№ 2119, 2498 и цирк. НКВМ 1924 г. № 98), за исключением артельных, разных и отпускаемых на хозяйственные надобности, ежегодно сдаются в кассы Наркомфина на восстановление кредитов. Сдача эта производится в конце бюджетного года, который, согласно постановления Совета Труда и Обороны от 30 сентября 1921 года, считается с 1-го октября по 30 сентября и еще одного льготного месяца для окончания всех расчетов. Следовательно, 31 октября, по окончании дневных операций касс НКФ, все остатки обращаются в ресурсы государства (пр. РВСР 1924 г. № 1175).

Для учета денежных сумм полка ведутся следующие книги: 1) денежный журнал (прил. 6), по которому, как главной кассовой книге, можно установить состояние денежных сумм полка; в него вносится всякий расход и приход денежных сумм, за исключением сумм, выдаваемых по документам и поступающих на погашение последних, каковые суммы проводятся 2) по кладовой записке (прил. 7), ведущейся собственноручно казначеем и служащей для записи в ней всякого выема и вклада денег в денежный ящик, а также для отметок о поступлении денег на текущий счет; показанные в ней денежные суммы должны сходиться с состоянием таковых в денежном ящике и с показанием по денежному журналу; записка ведется помесячно; 3) книга по учету всех сумм, поступающих в полк (прил. 8), которая служит для наблюдения за своевременным истребованием сумм и для того, чтобы знать, кому и сколько отпущено по каждому виду денег; для этого по каждому отдельному виду в книге заводится особый счет; 4) тетрадь долговых документов (прил. 9); 5) расчетная и чековая банковая книжки; 6) аттестат на денежное довольствие (прил. 10), выдаваемый при перемещении военнослужащих; он является документом, определяющим право военнослужащего на причитающееся ему по закону денежное довольствие; 7) контрольная книжка (прил. 11) и 8) книга исполнения денежной приходо-расходной сметы (пр. РВС СССР 1925 г. №№ 190, 367, 380 и 1926 г. № 68 и 97 и цирк. НКВМ 1926 г. № 186).

Учет и отчетность в Красной армии. М., 1925 г. — Положение о внутреннем хозяйстве в отдельных частях войск, изд. "Техника и Снабжение". М., 1925 г. — Руководство для полковых казначеев, изд. то же, 1924 г. — Попов, В. И. Руководство для полковых каптенармусов, издание то же. М., 1925 г.

Продовольствие и фураж. Требование продовольствия и фуража, отпускаемого натурой, производится частями по числу дней в году на наличное число едоков: для частей, стоящих на месте, — не более месячной и не менее 7-дневной потребности; для частей, находящихся в пути, — на переход от одного военного продовольственного магазина до другого или для пополнения положенных при войсках запасах.

Получение продовольствия и фуража производится из тех продовольственных магазинов или баз, к которым войсковые части приписаны Начальником снабжений округа. Остатки от прошлого месяца принимаются к зачету. Отпуск продовольствия и фуража производится войсками исключительно по чековым требованиям. Командированные для приема должны быть снабжены законными удостоверениями. Все части войск снабжаются чековыми книжками (прил. 15), выдаваемыми из Военно-хозяйственного отдела управления Начальника снабжения округа. Чековые книжки должны храниться в денежном ящике, а наличие их должно обязательно поверяться комиссиями по поверке денежной отчетности. Требование из чековой книжки подписывается помощником командира полка по хозяйственной части и делопроизводителем, скрепляется гербовой печатью части и вместе с неотрезанным талоном передается приемщику; по получении припасов из магазина приемщик на оборотной стороне требования расписывается в приеме, а сдатчик вносит в талон требования соответствующие данные и передает талон приемщику. На основании талона объявляется в приказе о получении продовольствия и фуража, а также заполняется корешок чекового требования. Указанный порядок применяется также и при требовании хлеба из гарнизонных хлебопекарен. Отпускаемый из магазина продфураж должен быть вполне доброкачественным и удовлетворять нормальным кондициям (пр. РВС СССР 1925 г. № 1027).

Претензии на недополученное из магазинов за прошлое время должны быть заявлены в течение 2-месячного срока со дня предъявления первичного требования; претензии эти подлежат обязательному удовлетворению в течение месячного срока. Если претензии не могут быть удовлетворены в натуре, то по истечении этого срока вовсе не удовлетворяются, и никакой денежной компенсации не выдается.

Отдельные военнослужащие возбуждают претензии подачей заявления письменного или словесного или при инспекторском опросе на имя командиров частей, в течение двух месяцев, при чем, как правило, заявления должны делаться немедленно вслед за нарушением права и удовлетворяться в месячный срок со дня установления командиром части правильности претензии (пр. РВС СССР 1926 г. № 289 и цирк. НКВМ 1926 г. № 156).

Перевозка продфуража из магазинов производится частями на расстоянии не свыше 12½ верст собственным попечением, а на более далекое расстояние — на отпускаемый на эту надобность перевозочный кредит. При перевозке продфуража лица, заведывающие перевозкой, обязаны как при укладке припасов на подводы, так и во время пути принимать меры к сохранению припасов от всякого повреждения и утраты. При перевозках по железным дорогам или водным путям получатель груза должен удостовериться, нет ли порчи пломб, неисправностей в упаковке и т. п., а при каком-либо сомнении потребовать поверки веса и количества груза и в случае обнаружения недостачи или порчи обязан потребовать составления коммерческого акта. Если при взвешивании окажется, что недостачи груза не имеется или она не превышает нормальные размеры убыли[45], то плата за взвешивание вносится лицом, потребовавшим взвешивания. За груз, принятый без поверки и своевременного составления акта о недостаче, несет ответственность получатель. Акт, составленный уже после приема груза от железной дороги, в расчет не принимается.

Принимающие продукты в магазине должны осматривать таковые до вывоза их оттуда (за исключением находящихся в герметической укупорке), убеждаясь в их доброкачественности и пригодности к употреблению. Приемщики и сдатчики за злоупотребления, халатность и бездействие несут ответственность дисциплинарную или уголовную.