Тип 3 – личные и финансовые темы

Вопросы семьи и финансов настолько личные, что мы не советуем задавать вопросы на эти темы или раскрывать коллегам и деловым партнерам избыточную информацию о себе. На такие темы можно беседовать с близкими друзьями, теми, кому вы доверяете, кто с уважением отнесется к вашей личной информации. Если деловые отношения не переросли в настоящую дружбу, не стоит говорить на эти темы. Но даже если вы считаете коллегу другом, оставьте подобные темы для внеслужебного общения.

Умейте вовремя промолчать

В разговоре не следует выкладывать все, что у вас на душе. Успех зависит не только от того, что вы делаете и говорите, но и от того, о чем не говорите. Руководствуйтесь здравым смыслом. Прежде чем заговорить, подумайте: «А что я хочу сказать и почему я хочу сказать именно это?» Ответ на этот вопрос поможет вам избежать скоропалительных и непродуманных заявлений, которые в будущем могут породить для вас серьезные проблемы. Почувствовав, что настал подходящий момент, чтобы что-то сказать, напомните себе старую поговорку: «Лучше промолчать и показаться глупцом, чем открыть рот и избавить собеседников от любых сомнений по этому поводу».

ДЕЛОВЫЕ РАЗГОВОРЫ

Когда вы обсуждаете контракт, заключаете сделку или ведете иной бизнес, ваш разговор должен состоять из трех этапов: разогрев, суть и завершение.

Разогрев

Когда вы поздоровались и заняли свои места, наступает время небольшой светской беседы. Можно сказать пару слов о текущих новостях, о своих успехах в гольфе и, конечно же, о погоде. Такая беседа занимает минут пять или около того. Задача ее – разбить лед и подготовить основу для деловых переговоров. Это время позволяет построить отношения. Светская беседа – не пустой жест, а очень важная возможность. (См. также врезку «Как стать специалистом по светским беседам», стр. 237.)

Суть

Затем наступает очередь деловых переговоров. Это самая продолжительная часть беседы. Вы должны сделать ее максимально содержательной. Сидите выпрямившись и поддерживайте зрительный контакт с собеседником. В процессе разговора помните, что это – диалог, а не монолог. Даже если вы должны подробно объяснить сложную новую технологию, вовлекайте собеседника в разговор, делая паузы и задавая вопросы: «А вы что думаете?» Старайтесь произносить «вы» так же часто, как и «я». Тем самым вы дадите понять собеседнику, что считаете его реальным участником обсуждаемого делового процесса, а не посторонним. Но ваши вопросы должны быть построены так, чтобы человек не услышал в них желание проверить его способности и степень понимания. Вопрос: «Я не слишком быстро для вас говорю?» звучит агрессивно и даже унизительно.

Хотя этот этап – не лучшее время для шуток, не стоит быть слишком серьезным. Забавная игра слов или уместный анекдот разрядят атмосферу и помогут вам донести свою мысль до собеседников. Чрезмерная агрессия и упорство могут произвести обратный эффект.

Завершение

В завершение вкратце повторите основные решения, принятые во время беседы. Это позволит убедиться, что вы и ваши собеседники все поняли правильно. Завершив со светской беседой и делами, переходите к заключению. Оставьте все деловые темы и перейдите к чистому общению. Любые деловые отношения всегда строятся и закрепляются на личном уровне. Сердечно попрощайтесь, сказав: «Мне было очень приятно вас видеть / С вами всегда приятно поговорить / Был рад с вами побеседовать».

УМЕНИЕ СЛУШАТЬ

Умение слушать – это один из самых ценных талантов, необходимых в успешной деловой беседе. Вот небольшой пример, который покажет вам, что это значит.

Молодая женщина по имени Ли недавно устроилась на работу в крупный банк в Денвере. Она с нетерпением ждала свободной пятницы. Но ей пришлось изменить свои планы, поскольку ее и небольшую группу других сотрудников пригласили на встречу с известным финансистом. Ли очень нервничала из-за этой встречи. «Я просто в восторге от того, что меня пригласили, – говорила она другу. – Я буду слушать изо всех сил. И я надеюсь, что услышу».

Ли прекрасно описала три основных фактора активного (в противоположность пассивному) слушания. Они присутствуют не только в личном общении, но и в телефонных разговорах.

Присутствуйте. Если планируется мероприятие, в ходе которого будет происходить обмен ценной информацией, обязательно постарайтесь присутствовать. Даже если время вам не очень подходит, не посылайте замену. Не стоит полагаться на другого человека в таком важном деле. Всегда лучше услышать самому, чем потом получить пересказ из чужих уст. Находясь на мероприятии, целиком и полностью погрузитесь в происходящее – и ментально, и эмоционально. Если ваше внимание будет отвлечено чем-то другим, вы многое упустите.

Слушайте внимательно. Слушайте не только произносимые слова. Обращайте внимание на тон голоса. Делайте заметки, если это допустимо. Если вы не уверены, что заметки делать можно (например, за обедом), то проще всего будет спросить: «Вы не против, если я кое-что запишу?»

Старайтесь услышать. Вы должны не просто слышать слова, но и понимать их глубинный смысл – обдумывайте услышанное, впитывайте то, что говорит собеседник, думайте, почему он это говорит и что все сказанное означает для вашего будущего сотрудничества. На этом этапе вы становитесь активным участником обмена информацией, даже если не произнесете ни слова.

Навыки слушания

В корпоративном мире безразличие не просто невежливо, но еще и непрофессионально. Руководители всегда очень точно чувствуют, когда подчиненный слушает по-настоящему, а когда ему нет до сказанного никакого дела. Это легко определить по качеству вопросов, задаваемых в конце обсуждения, а также по точности выводов. Хорошему слушателю необходимо следующее:

Концентрация. Обращайте пристальное внимание на то, что говорит собеседник. Не поддавайтесь искушению думать о чем-то другом. Изо всех сил старайтесь быть терпеливым – даже если человек говорит слишком медленно или не может внятно объяснить свою мысль.

Подтверждение. Чтобы продемонстрировать понимание, повторяйте сказанное собеседником, перефразируя его слова. Уловив ритм речи собеседника, вы сможете сделать это без труда, и ваши слова не будут восприняты как попытка перебить говорящего.

Ожидание. В разговоре терпение – это добродетель, желание перебить – грех. Существует тонкая грань, отделяющая фразу, произнесенную для подтверждения, или вопрос по конкретной теме от слов, которые говорятся для того, чтобы вставить свои две копейки.

Вопрос. Если вы чего-то не поняли, попросите объяснить или сформулировать сказанное иначе.

Реакция. Используйте позитивный язык телодвижений, чтобы показать собеседнику, что вы внимательно его слушаете. Слегка наклонитесь вперед. Реагируйте на сказанное кивками, улыбками или поднятием бровей. Не скрещивайте руки.

Спокойствие. Если вы сидите за столом, не перебирайте бумаги и не продолжайте заниматься тем, чем занимались. Когда вы стоите или сидите в зале, не делайте отвлекающих жестов – например, не перебирайте мелочь в кармане.

Мягкое направление

Простой прием демонстрации заинтересованности в том, о чем говорит собеседник, разрушает барьеры подозрительности и будит чувство дружбы и доверия. В такой обстановке людям легче раскрыться. Этот прием давно используют успешные дипломаты, политики и продавцы. Если направлять беседу мягкими, интеллигентными вопросами, то вы наверняка получите ценную информацию, причем собеседник не сочтет вас назойливым и не в меру любопытным. А ведь такая информация может кардинально изменить исход делового разговора. Вот несколько приемов, которые помогут вам проникнуть в сложные зоны и расположить собеседника к себе.