Перерывы
Если совещание будет длительным, запланируйте перерывы – никто не любит сидеть на одном месте дольше полутора часов. Перерывы дают возможность не только посетить туалетные комнаты, но еще и проверить мобильные телефоны и перезвонить в случае необходимости. Запланировав перерывы, вы облегчаете людям задачу не пользоваться средствами связи во время совещания.
Перерывы позволяют людям поближе познакомиться друг с другом и наладить отношения. Вместо того чтобы беседовать с коллегой, используйте эти десять-пятнадцать минут для разговора с тем, кого вы раньше не знали. (См. врезку «Как стать специалистом по светским беседам», стр. 237.)
В конце совещания
Не начинайте собирать вещи до конца совещания. Вам наверняка захочется поблагодарить организатора, но, если после совещания не предусмотрено какого-то мероприятия, лучше всего быстро уйти. У вас есть другие дела – и у остальных тоже. Если хотите обменяться парой слов с приглашенным оратором, не забывайте о его обязательствах и о том, что у других участников тоже могло возникнуть такое желание. Если у вас есть вопросы, оставшиеся без ответа, лучше будет написать выступавшим, напомнить, когда и где вы встречались, и попросить ответить на ваши вопросы удобным для них образом.
Что дальше?
После совещания все участники должны исполнять принятые решения. Если вам что-то осталось непонятным, уточните свои обязанности у организатора – хотя вам наверняка придет письменное подтверждение или служебная записка. Благодарности на большинстве совещаний не предусмотрены, но вы можете при первой же возможности сказать комплимент организатору. Благодарственные письма можно писать после крупных конференций, семинаров и формальных встреч, предусматривающих светские мероприятия. Можно поблагодарить организатора неформальной встречи – например, отправить благодарность клиенту, который пригласил вас на деловой обед.
КОГДА ВЫ ЯВЛЯЕТЕСЬ ПРИГЛАШЕННЫМ ОРАТОРОМ
Если вас когда-либо приглашали выступить на деловом мероприятии, вы могли и не принимать в нем участия, а лишь поделиться своей мудростью с трибуны. Если вы – не самый опытный оратор, то сразу понимали, что, каким бы по масштабам ни было мероприятие, на котором вам предстояло выступить, главным остается содержание выступления.
Во-первых, вы должны точно понять, что от вас требуется. Какова тема мероприятия? Являетесь ли вы единственным оратором или одним из нескольких? Какие проблемы вам нужно осветить? К каким проблемам или ситуациям вы должны быть готовы?
Расскажем вам об известном шеф-поваре, которого пригласили (за приличный гонорар) выступить на весеннем обеде крупной еврейской женской организации. Наш герой выступил перед собравшимися женщинами и подробно рассказал им о планировании пасхальной трапезы. А в качестве демонстрации он решил показать способ приготовления идеальной пасхальной ветчины! Это типичный пример плохой подготовки. Он прекрасно иллюстрирует традиционные проблемы публичных выступлений.
Заранее все проясните
Оратор всегда должен знать, перед какой группой ему предстоит выступать и где именно. Из кого будет состоять аудитория? Сколько человек будет присутствовать? Каковы интересы этих людей? Каковы уникальные особенности бизнеса или организации и ее месторасположения? Внимательный оратор добьется большего успеха, если украсит заранее заготовленную речь местным колоритом.
ВСЕ ЗАРАНЕЕ ПРОВЕРЬТЕ
Проводя презентацию, семинар или деловую встречу в другом месте, за день до мероприятия посетите место выступления. Это позволит вам расслабиться и полностью сосредоточиться на программе. Кроме того:
• Побывайте в зале днем и вечером, чтобы познакомиться с помещением и, при возможности, проверить компьютер и проектор.
• Приезжайте за сорок пять минут – час до начала презентации, чтобы освоиться и убедиться в том, что все в порядке.
• Поздоровайтесь с организатором и уточните продолжительность выступления. Узнайте, предусмотрены ли перерывы. Уточните, нет ли у организаторов каких-то особых пожеланий.
• За десять минут до начала выступления зайдите в туалетную комнату. Посмотрите на себя в зеркало, убедитесь, что все в порядке, успокойтесь, сделайте несколько глубоких вдохов и улыбнитесь.
В то же время вы должны предоставить организаторам всю необходимую информацию о ваших потребностях. Понадобится ли вам специальное оборудование – микрофоны, специальная доска, проектор и экран? Не забудьте и особые требования – например, обеспечение транспортом или диетические запросы. Подготовившись, приступайте к основной работе.
Оцените повестку дня. Приезжайте вовремя, придерживайтесь программы и не нарушайте регламента. Заранее выясните, предусмотрены ли ответы на вопросы. Будьте внимательны к регламенту, установленному организатором.
Знакомьтесь и приветствуйте. Постарайтесь приехать максимально рано. Осмотритесь. Проверьте оборудование, синхронизируйте собственное оборудование с тем, что установлено на месте выступления. Чтобы почувствовать характер аудитории, пообщайтесь с людьми. Ораторы могут очень многое узнать, пообщавшись с кем-то из слушателей за несколько минут до мероприятия.
Будьте профессионалом. Когда что-то идет не так – барахлит микрофон или в последнюю минуту произошла замена зала, – держите себя в руках.
Благодарите. Высокооплачиваемые ораторы иногда слишком твердо помнят о том, что выступают не за просто так. Но все ораторы должны быть благодарны за предоставленную возможность высказаться. Вы должны обязательно поблагодарить организаторов.
ЭЛЕКТРОННЫЕ СОВЕЩАНИЯ
Селекторные совещания, в которых принимают участие более двух сторон, когда-то организовывались через специальные центры, где участники получали специальные коды и пароли. Видеоконференции организовывались через видеоцентры, которые предоставляли компаниям специальные помещения, откуда можно было общаться посредством видеосвязи. С появлением Skype, Google Talk, Google Chat, Face Time и других сервисов смартфонов видеоконференции и селекторные совещания можно проводить со своего компьютера или прямо с ладони. В институте Эмили Пост мы проводим еженедельные совещания в формате видеоконференции. Участие в них принимают сотрудники, работающие в самых разных местах.
Хотя организовать подобное совещание стало очень просто, у такой формы общения есть свои подводные камни. Вот десять советов, которые помогут вам добиться успеха в этом деле.
1. Помните о времени. В таких совещаниях могут принимать участие сотрудники, работающие в разных местах, и разница часовых поясов представляет собой серьезную проблему. Будьте особенно внимательны к международным конференциям. В зависимости от того, где находятся участники и какое исчисление времени принято в той стране, ваш понедельник может оказаться их воскресеньем, понедельником или вторником. Многие подобные совещания срывались, потому что люди не представляли себе точного времени и даты их проведения. Как-то раз мы назначили видеоконференцию в понедельник на 8 утра по сингапурскому времени, но по ошибке стали звонить в 8 вечера в понедельник. Большая ошибка. Разница во времени была такова, что нам нужно было звонить в 8 вечера в воскресенье.
2. Убедитесь, что все, кто должен принимать участие в совещании, знают об этом. Если несколько участников работают в одном месте, постарайтесь собрать их в одной комнате. Вы должны представить всех участников друг другу. Молчаливо слушающих быть не должно.
