Кого вы должны пригласить?
Составляя список приглашенных (идет ли речь о сотрудниках, клиентах, покупателях или и тех, и других), вы должны понять, кто поможет вам добиться поставленной цели. Не поддавайтесь соблазну слишком расширить список участников. Тщательно все обдумайте, чтобы случайно не исключить «ключевых игроков». Короче говоря, состав участников целиком и полностью зависит от цели совещания. Когда цель ясна, состав участников определяется почти автоматически: вы приглашаете тех, кто может помочь вам добиться поставленной цели.
Временные участники
Некоторые участники могут присутствовать не на всем совещании, а лишь во время обсуждения определенных вопросов. Приведем пример. Руководитель рекламного агентства созывает утреннее совещание для обсуждения креативного плана работы с новым клиентом. Представители отдела по связям со средствами массовой информации могут быть на нем лишь в самом начале. После первого часа, когда они могут быть свободны, объявляется перерыв на кофе и закуски. Это позволяет свободным сотрудникам незаметно покинуть совещание. Такая организация дает возможность участникам не тратить даром время и участвовать в совещании лишь по мере необходимости.
Какова повестка дня?
Повестка дня определяет, сможете ли вы добиться поставленной цели. Даже у неформальной пятиминутки нужна повестка дня. В зависимости от цели совещания и корпоративной культуры повестка может представлять собой список тем на листочке из блокнота. Можно распечатать подробную повестку, с тем чтобы ее получили все участники.
Некоторые специалисты рекомендуют сначала обсуждать проблемы, требующие действий и конкретных решений. Такой подход позволяет быстро достичь результатов. Другие же советуют сначала провести обсуждение и лишь затем переходить к решениям. Как бы вы ни организовали проводимое совещание, предусмотрите в конце достаточно времени для подведения итогов обсуждения, прояснения назначений, формулировки решений, установления сроков и (если это необходимо) назначения даты следующего совещания.
СОВЕТ: Проводя совещание, вы должны иметь собственную повестку с перечислением вопросов, решить которые абсолютно необходимо. По мере хода совещания следите за тем, чтобы решить все главные проблемы до того момента, как главные участники вынуждены будут уйти. Составляя повестку дня, постарайтесь приблизительно оценить время, которое потребуется на обсуждение каждого пункта.
Когда и где?
Планируя совещание, вы должны учитывать рабочие графики всех участников. Вторая половина дня пятницы – это абсолютно неподходящее для совещания время. Все участники мысленно уже на уик-энде, хотя физически находятся в зале совещаний. Учитывайте рабочий ритм своего офиса. Когда ваши коллеги заняты больше всего? По утрам? Тогда совещание лучше назначить на вторую половину дня. По очевидным причинам утро понедельника и вторая половина дня пятницы – не самое подходящее время. Чем больше участников, тем сложнее соблюсти гармонию в этом отношении. Даже если вам не удастся выбрать самое удобное для всех время начала, постарайтесь хотя бы удостовериться в том, что главные участники (в том числе и приглашенные выступающие) смогут прибыть вовремя, иначе вы можете оказаться в неловком положении.
Когда список участников и повестка дня определены, вам нужно выбрать время и место проведения совещания. Количество участников, формат и стиль мероприятия (формальный или неформальный, внутренний или с приглашением клиентов) подскажут вам, какого размера помещение потребуется и как его нужно обставить. Если это простое совещание коллег, можно втиснуть довольно большое количество сотрудников в небольшой зал на пять-десять минут. В такой ситуации люди могут выслушать вас и стоя, не ощущая особого дискомфорта. Если у вас планируется семинар на целый день, понадобится просторная комната с удобными столами и креслами, где участники не будут мешать друг другу. Помещение нужно заказать заранее и подтвердить свой заказ накануне. Порой участники и организаторы попадают в неудобное положение из-за того, что помещение еще занято.
Предварительная подготовка
Последний шаг в планировании деловой встречи – это репетиция реального совещания. Учтите тему совещания, характер участников и собственный опыт. Попробуйте представить всех участников в выбранном помещении. Как они будут взаимодействовать друг с другом? Что нужно сделать? Удастся ли вам достичь поставленной цели в таком формате? Как можно повысить эффективность совещания? Возможно, вам захочется использовать какие-то новые приемы, чтобы участники совещания вели себя активнее. Ролевые игры, например, помогают менеджерам по продажам выявлять не замеченные ранее проблемы в обслуживании клиентов.
Предстоит ли вам длительная статистическая презентация или удастся уложиться в небольшое время, ограничившись одним лишь подведением итогов? Изучите свою повестку, чтобы убедиться в том, что она не слишком велика. Всегда просматривайте повестку перед совещанием.
Какими материалами нужно обеспечить участников? На совещании всегда нужно иметь достаточное количество экземпляров повестки дня. Запаситесь достаточным количеством копий дополнительных материалов, отчетов о предварительных совещаниях, результатов исследований и т. п. Для удобства участников подготовьте папки с понятными ярлыками. Неплохо будет заранее разослать эти материалы участникам по электронной почте, чтобы все могли с ними ознакомиться и подготовиться к участию. Если участникам нужно принести материалы с собой, сообщите им об этом заранее.
Постарайтесь заранее узнать что-нибудь обо всех приглашенных – особенно если в совещании должны принять участие те, кто не знает друг друга и с кем вы никогда не работали. Совещания часто начинаются с представления и приветствия, и организатор должен позаботиться о том, чтобы все прошло гладко. Будьте готовы к дружеским представлениям – запомните имена, титулы, названия компаний и отделов.
Постарайтесь предвосхитить технические проблемы, которые могут возникнуть, если не позаботиться обо всем заранее.
• Проверьте оборудование и убедитесь в его работоспособности.
• Проверьте надежность соединения компьютера с проектором и адекватность подготовленных материалов.
• Проверьте наличие связи с Интернетом, уточните имя и пароль.
• Убедитесь в работоспособности оборудования для видеоконференции, если это необходимо.
• Проверьте, есть ли тоновый набор у имеющегося телефона. Выпишите все телефонные номера, которые могут вам потребоваться.
• Если вы используете какие-то программы подготовки презентаций типа GoToMeeting, заранее уточните пароль и потренируйтесь.
УЧИТЫВАЙТЕ ПОТРЕБНОСТИ ИНВАЛИДОВ
Если в совещании участвует человек с ограниченными физическими возможностями, уделите ему особое внимание. Заранее проверьте все необходимое – например, для плохо слышащих или глухих участников нужно подготовить места, откуда они будут хорошо видеть выступающих. При необходимости нужно пригласить сурдопереводчика. Если кто-то из участников передвигается в инвалидном кресле, позаботьтесь о том, чтобы ему было легко добраться до места проведения совещания и разместиться в комнате. Уберите стулья, чтобы он мог выбрать себе место. Обеспечьте ему беспрепятственный доступ к входу и выходу из помещения. Для людей с проблемами зрения необходимы альтернативные визуальные материалы. Посадите рядом с ними тех, кто сможет тихо пояснить содержание визуальных материалов – тогда человек не почувствует себя исключенным из процесса. (См. также «Отношение к людям с ограниченными физическими возможностями», стр. 107.)
КАК ВЕСТИ СЕБЯ СО СЛОЖНЫМИ УЧАСТНИКАМИ
Сложные участники встречаются на каждом совещании – менеджер, которому непременно нужно доминировать, руководитель отдела, который постоянно отвлекается от темы, участник-всезнайка, которому нужно продемонстрировать свои познания, «адвокат дьявола», непременно оспаривающий все новые идеи, человек, привыкший перебивать, сотрудник, хронически неспособный прийти вовремя… Изменить этих людей невозможно, поэтому нужно учиться работать с ними максимально эффективно.
Любитель доминирования, всезнайка и адвокат дьявола обычно ввязываются в открытые дискуссии, но их можно «усмирить», задавая прямые вопросы другим участникам или вежливо их останавливая при необходимости. Вы можете остановить такого человека словами: «Не могли бы вы подождать с этим до того момента, когда мы перейдем к ответам на вопросы?» или «Я думаю, миссис Родригес расскажет нам об этом. Позвольте ей закончить». Сомневающемуся в перспективности любой новой идеи можно просто напомнить: «Том, давай сначала выслушаем и взвесим все „за“ и „против“, а потом уже будем оценивать идею, какой бы она ни была. Спасибо». Опаздывающие обычно незаметно проскальзывают в зал и извиняются. Но если человек начинает пространно пояснять причины опоздания, жестом покажите, что это необязательно. Надеемся, вас правильно поймут.
Помните, что управлять дурными привычками сотрудников невозможно. Вам придется вежливо, но твердо призывать проблемных участников совещания к порядку и разрешать возникающие сложные ситуации. Даже если вы не добьетесь успеха, остальные участники увидят, что вы понимаете проблему и пытаетесь ее решить в рамках разумной вежливости.
