Следует подумать и о том, насколько часто вы общаетесь с подчиненными и коллегами, когда это не является необходимым. Не стоит поощрять подчиненных, которые целый день снуют в ваш кабинет по поводу каждой мелочи. Конечно же, проблемы членов коллектива нельзя игнорировать, как служебные, так, возможно, иногда и личные, ведь все мы люди. Но большинство таких проблем может подождать определенного дня недели или времени, специально отведенного для этих целей. В случае большой срочности секретарь вполне может самостоятельно решить, что наступил тот самый исключительный момент, когда вас можно побеспокоить в неурочное время.

Много проблем возникает, если руководитель не находит времени для того, чтобы вовремя читать входящие документы, особенно директивные.

Этого не следует допускать ни в коем случае.

Для того, чтобы все успевать, при планировании, особенно в начале своей деятельности в отдельном кабинете, просто необходимо быть реалистом. Рекомендуется оставлять 40–60 % рабочего времени свободными для того, чтобы неожиданные проблемы и дела, которые нередко спонтанно возникают во время работы, не ломали дальнейшие планы.

Конкретно строить рабочий день с учетом того, что было сказано ранее, можно примерно так.

Не нужно, встав с постели, сломя голову бежать на службу, заранее расстраиваясь по поводу того, что вы, скорее всего, опять ничего не успеете.

Лучше встать, выпить кофе, позавтракать, привести себя в порядок и спокойно отправляться на работу.

Начинать рабочий день следует с изучения ежедневника и корректировки планов. При этом желательно посоветоваться с секретарем и дать ему указания.

В первую очередь приступайте к решению главных задач.

В течение дня по возможности следует придерживаться намеченного, избегать возникновения внезапных проблем, а в случае, если они появились, не бросаться на прорыв, а найти для них время, хотя бы и на следующий день. Спешное решение часто бывает ошибочным.

Постарайтесь не остаться без перерыва на обед.

В конце рабочего дня проконтролируйте, насколько выполнено то, что запланировано. Только после этого рекомендуется составлять план на следующий день. Показателем того, насколько правильным было планирование, будет то время, в которое вы закончите работу.

Еще одним фактором, который «съедает» время, является обилие информации в печатном виде и необходимость с ней работать. Мало прочитать то, что находится на столе. Важно понять, какие последствия влечет документ, и определиться со своими действиями. Кроме того, приходится изучать массу информации, которую содержат периодические издания. Иногда от этого очень устаешь.

Овладение навыками скорочтения может помочь, но полностью проблему не решит. Нужно научиться анализировать информацию, а иногда лично отвечать на письма.

Анализ документов облегчится, если записывать тезисы и делать заметки. Отвечать же проще, имея опытного секретаря. План ответа, составленный начальником, и последующая проверка того, что получилось, сэкономят массу времени. Кроме того, такая совместная работа позволяет вашему секретарю и вам действовать более слаженно, способствует пониманию задач, которые вы ставите.

То же самое касается планерок и совещаний. Чтобы они занимали меньше времени и приносили больше пользы, можно заранее составлять план планерки и вместе с обсуждаемыми документами заранее предоставлять его всем участникам. Это сразу повысит эффективность таких мероприятий.

И, наконец, следует оптимизировать общение с помощью современных средств коммуникации. Это телефон, факс, Интернет, сотовая и мобильная связь. Конечно, это дополнительные расходы, но в большинстве случаев они окупаются добавляя вам четкости работы, слаженности действий, быстроты реакции.

Как советуют специалисты, различные электронные записные книжки, компьютерный ежедневник, списки контактов и использование всех средств экономии времени и упрощения связи значительно облегчают жизнь.

Еще один важный момент, который связан с пользой всех этих новинок, – они уменьшают количество бумаг. Это само по себе является чистой экономией времени и средств.

Если своими силами решить проблему времени вы не в состоянии, то можно воспользоваться пособиями по экономии времени, которых великое множество, как и систем планирования. А, может, вам просто нужен исполнительный директор?

Попробуйте каждое из средств оптимизации использования рабочего времени. На наш взгляд, все они по своему полезны. Но без личного стремления к самодисциплине, ответственности, самоконтроля ничего не получится. Но не будем рассматривать вариант, при котором у вас нет этих качеств, потому что, не обладая ими, нечего и думать о карьере руководителя.

Все рабочие коллективы состоят из людей. Кто-то из них является вашим начальником, другие – подчиненными. Выбор оптимальной линии руководства и подчинения играет огромную роль не только в деле выстраивания карьеры (хотя разговор пойдет именно об этом), но и просто в человеческих отношениях и в жизни, которая начинается за порогом офиса или проходной.

Начальник и подчиненный. Какими же характеристиками должен обладать человек, который стоит у власти, даже если он не «самый главный начальник»? Даже в общении с окружающими нас людьми мы можем быть и начальниками, и подчиненными одновременно. На работе, например, мы можем быть подчиненными, а придя домой, мы становимся начальниками для своих близких и детей. Поэтому в жизни нужно уметь и подчиняться, и быть хорошим начальником.

Каким же должен быть руководитель? Какие чувства овладевают вами, когда на работе к вам подходит непосредственный начальник? Хочется с ним поделиться своими идеями, переживаниями или хочется съежиться, ожидая хорошей «взбучки», или скорее остаться наедине с собой? Как реагируют на вас люди, которыми вы руководите?

Каким же должен быть человек, который управляет людьми? Конечно, все мы имеем недостатки характера, каждый имеет слабые места. Человек, который управляет людьми, уже стоит выше остальных по должности, поэтому для демонстрации силы не требуется никаких дополнительных усилий с его стороны. Не нужно бояться, что люди увидят ваши слабости, и напускать на себя важный, начальственный вид. Будьте сами по себе. Не «играйте роль» начальника, а будьте им.

Главное для руководителя – иметь внутри себя цель, чтобы вести за собой людей, как вожак птичьей стаи, который летит впереди, а за ним – остальные. Но при этом именно вожак, который находится впереди, тратит больше всех сил, чтобы преодолеть сопротивление ветра. Так и руководитель должен четко видеть конечную цель, к которой нужно идти и быть всегда и во всем впереди. Иначе как люди пойдут за вами, если вы сами не знаете, в какую сторону идти? Начальник, кроме всего прочего, должен обладать чувством ответственности за тех людей, которые вверены ему. Если вам безразличен человек сам по себе и все равно, какой человек будет работать на этом месте – сегодня один, а завтра другой, то вы никогда не будете хорошим руководителем. Конечно, к одному человеку у вас могут возникнуть симпатии, к другому – наоборот, но это не снимает с вас ответственности.

Нужно помнить главное: и руководитель, и подчиненный собрались вместе для выполнения одной цели, одной работы. Весь коллектив должен работать как единый организм, чтобы всем было интересно и, по возможности, комфортно.

Иногда у руководителей складывается мнение, что если человек на данном месте не справляется с работой, его поскорее нужно заменить другим. Но когда на то же место придет другой, будет ли он лучше прежнего? Насколько лучше новый человек будет выполнять эту работу? Частая смена кадров – это не лучший принцип в работе руководителя. Есть две вещи, которые начальник не должен спешить делать: во-первых, ставить человека на ответственное место, во-вторых – смещать человека с должности или увольнять.