4. В принципе, можно разработать регламент и приказом генерального обязать менеджмент сообщать новости. Но в таком случае можно нарваться на саботаж. “Нет у нас новостей” – и, уверяю, не будет. В должностной инструкции менеджера отдела сбыта не написано, что он должен делать новости. Да и вице-президент по производству отвечает за хозяйство в целом – ему релизы до лампочки. Значит, нужно стать тем, с кем будут считаться и рядовой менеджер, и топ. К значимому лицу прислушиваются, его в делах выручает авторитет.

В сущности, кто такой пиармен? И для чего он нужен на производстве? Это тот, кто строит коммуникации между корпорацией и целевыми группами.

Вам нужно донести до менеджеров коммуникацию: их новостная информация помогает возвышать имидж предприятия, повышает лояльность к нему со стороны партнеров, власти, клиентов и т. д. Всё это помогает компании быть успешной на рынке. Менеджеры должны услышать этот Ваш посыл и, пройдя все этапы от интереса к сотрудничеству с вами до желания сотрудничать, перейти к активной плодотворной совместной работе. Это рядовая PR-задача. Одна из многих, которые приходится решать пиармену.

Вопрос:

Я – начинающий пиарщик, работаю в крупной компании, занимающейся установкой и обслуживанием компьютерных программ. У меня возник вопрос, связанный с внутрикорпоративным информированием. Дело в том, что численность сотрудников – сто человек, треть всегда на встречах с клиентами. Постоянно возникают проблемы с тем, что кто-то чего-то не знает (о мероприятии, соревновании). Я использую стенд в зоне ресепшен, домашнюю страничку. Но страничку не все читают. Потом обижаются. Может, рупор повесить? Подскажите, пожалуйста, что лучше предпринять.

Елена

Ответ:

Компьютерщики, как правило, плохо читают бумажные носители, но любят электронную почту и в свободное время не гнушаются экскурсий по сайтам и чатам.

На стенде оптимально размещение информации, которая воспринимается “весомо, грубо, зримо”. В которую не надо особо вчитываться. Например:

“Поздравляем Машу Иванову из отдела продаж с рождением двойни!"

Портрет счастливой Маши, фломастер на веревочке. Кто захочет присоединиться к поздравлениям – пишет свой текст и расписывается. Потом этот свиток вручите Маше вместе с коляской.

Или:

“Отдел логистики (руководитель NNN) стал победителем городского конкурса “Порядок-2011". Спасибо, ребята, наша компания гордится вами (перечислить имена)".

Если же перед Вами поставлена задача информирования персонала о новинках в своей отрасли, о том, что делают конкуренты, то нужно начинать день со свежих газет (а вечером можно не спеша просматривать отраслевые журналы), копировать нужные материалы и множить их на ксероксе. Потом эти подшивки отдавать по 1–2 экземпляра в отделы. Учитывая, что Вы одна, и всё на Вас, нужно постараться делать такие обзоры раза два в неделю. Разумеется, такой экземпляр должен быть в приемной и обязательно у генерального (равно, как у иных руководителей, принимающих решения).

ВСЁ. На этом бумажные носители, как средство оповещения в компьютерной компании, себя исчерпывают…

Остальное должно быть в электронном виде. У вас есть сайт? Заведите страничку “Пресс-релизы”, которую будут видеть только “свои”. Публикуйте там релизы для внешних контактов (то, что Вы посылаете в прессу, можно сканировать вышедшие в газетах материалы) и свои внутренние новости.

Если сайта нет, то с адреса “Пресс-служба” присылайте ежедневные релизы (или короткие новости, объявления, фактурные листы) на электронные адреса сотрудников. Можно с пометкой “Уведомить о получении” – это дисциплинирует адресата.

Но лучше всего завести на “Общем доступе” папку “Пресс-служба”, в которой помещать новости по блокам. Самое интересное в мире, стране, городе, компании. Файл “Фотоотчет” (объезд территорий, запуск филиала…). Там же разместите файл “Срочно” или “Внимание!” (для экстренного информирования сотрудников). Возможно, не все работники вашей компании подключены к Интернету, и тогда Вы приохотите людей к чтению Вашей папки. Ведь если просмотр интересных материалов из Сети войдет в привычку, Вы станете полезным человеком в сознании многих. Но для этого нужно знать интересы людей…

100 человек – это всё же не такая большая компания. На Вашем месте я бы старалась работать с людьми очно. Зайти утром в отделы, рассказать свежий анекдот или хохму из реальной жизни компании, поднять людям настроение – это так просто! Пройтись по отделам вечером, узнать новости дня, услышать усталые речи о проблемах – тоже важно, пиармен должен быть в гуще событий. Знакомьтесь, узнавайте людей, делайте пометки об их привычках, желаниях. Пиармена в компании должны любить и ждать, как солнышко.

Иногда сотрудники не знают, что Вы называете новостью. Иногда им лень пересказывать что-то из пережитого за день. А Вам нужна информация… Определите, какая информация внешняя и внутренняя необходима, критерии новостей, уясните, что руководство считает правильным для обнародования. КРАЙНЕ ВАЖНО чтобы Ваша инициатива была регламентно одобрена высшим руководством, и оно санкционировало Ваше участие в планерках подразделений (сколько полезных тем там можно выловить!).

Вы должны иметь доступ к открытым финансовым документам. Очень полезно брать у финансистов графики выполнения объемов работ помесячно и помещать их для общего обзора, чтобы рядовой работник ориентировался: насколько его отдел сработал в текущем месяце хуже-лучше, чем до того. А рядом

– комментарии руководителей подразделений, а может быть и генерального. С выводами: “назван лучший работник месяца компании”, “такие-то люди приглашены на традиционный годовой ужин с боссом”.

Словом, возможностей для внутреннего оповещения – масса. Вы начнете “увязать” по-доброму в Вашей работе, “купаться” в ней и сами обнаружите еще десятки вариантов.

Вопрос:

Я пока начинающий, можно сказать, “связник", поэтому обращаюсь к Вам как эксперту за советом. В работе с коллективом, в налаживании информационного потока в вертикали “руководство – сотрудники" как просчитать эффективность того или иного применяемого инструмента PR?

К примеру, насколько эффективны организация ящиков обратной связи, конкурсов на лучшего сотрудника, выпуск внутрикорпоративной газеты?

Какие из инструментов, по вашему мнению, наиболее эффективны для структуры компании, коллектив которой разбит на множество ячеек (к примеру, аптечная сеть, где формируются отдельные коллективы внутри каждой аптеки)?

Станислав Пичкур

Ответ:

Аптечная сеть – это периферийные подразделения (сами аптеки) и метрополия (главный офис). При этом в самом бизнесе присутствует два вида персонала: штабной (офисные работники) и линейный (продавцы, склад, транспортные службы и т. д.).

Линейные всегда ощущают себя несколько ниже штабных в эмоциональном и социальном плане – получается своего рода пирамида, в которой присутствует и география, и социально-эмоциональный аспект. Задача внутренних пиарщиков – сплющить эту пирамиду, что в свою очередь должно привести к сплочению коллектива (понимание рядового сотрудника, что в компании много ему подобных), поднятию статуса каждого сотрудника в его собственных глазах (осознание, что он работает в большой и сильной компании), приверженности корпоративным ценностям (приведение личных систем ценностей к общей желаемой).

Как мы можем этого добиться? В арсенале пиарщика есть три основных инструмента: внутренний сайт, внутренняя газета, внутренние акции. В арсенале HR-щика (психолога, например) есть и другие методы, вроде тренингов, но они малоэффективны, с нашей, пиаровской точки зрения, так как обычно реализуются “бездушно”, формально, “всех под одну гребенку” (не персонифицированно), и, что самое ужасное, HR, как правило, даже не понимает, зачем действовать иначе.