Согласно последним исследования, офисные служащие проводят около двадцати процентов своего рабочего времени, «сидя» в чатах и поисковых серверах. Эти и другие бесполезные занятия, которым так легко поддаться, работая на компьютере, получили название «футзинг». Действительно, технологии изобретаются для того, чтобы сделать работу более быстрой и эффективной, тем не менее, многие из них вводят нас в соблазн, искушая очевидно бесполезными, но почему-то притягательными занятиями. Почти треть служащих получает и читает во время рабочего дня последние спортивные новости.

Сейчас многие компании запрещают своим сотрудникам работать на офисных компьютерах или вводят ограниченный доступ к ним. Однако все равно ежегодно миллионы рабочих часов теряются на покупки, организацию выходных, оформление счетов и поиски работы по Интернету. Впрочем, далеко не все разделяют опасения по поводу глобальной сети, а многие даже приветствуют ее как нечто, могущее привить сотруднику интерес к своей работе. Они даже предпочтут, чтобы сотрудник оформлял свои счета прямо за своим компьютером по Интернету, чем чтобы он опаздывал на работу из-за очередей в банке.

Итак, если вы хотите, чтобы технологии экономили ваше время, строго следите за тем, чтобы каждое ваше действие приближало вас к намеченной цели. Не попадайтесь в ловушку недобросовестных продавцов, пытающихся всеми правдами и неправдами заставить вас купить их бесполезный товар. Вы деловой человек, вам нужны не лишние игрушки, а системы, повышающие производительность вашего труда. Не стесняйтесь воспользоваться ручкой, бумагой и телефоном в случаях, когда это представляется более быстрым и удобным.

Выберите самую простую модель, удобную в использовании. Вероятно, вам потребуется программа для работы с текстами и электронная почта. Купите такой принтер, который печатает быстро и качественно. Заведите пару учебников по работе на компьютере. Не стоит покупать учебники, в названии которых стоит «... для полных идиотов». Их авторы убедят вас в том, что компьютер может помочь вам в любой ситуации, но не верьте им: компьютер разговаривает на собственном жаргоне, который вы никогда не поймете.

Они также посоветуют вам расслабиться, потому что ваш компьютер никогда не сломается, что бы вы с ним ни делали. Это тоже ложь. Компьютер ломается. Он выбрасывает непонятные и страшные предупреждения. У вас могут пропасть файлы и вся ваша работа. Будьте внимательны и осторожны.

Вот два моих совета:

1. Держите под рукой телефонные номера людей, которые могут прийти вам на помощь, если у вас сломается компьютер. (Внимание: такая зависимость может разрушить дружеские отношения.)

2. Работая с текстом, постоянно нажимайте на кнопку «Сохранить». (Это значит, что ваш текст будет где-то сохранен, неважно где, пусть даже на другой планете.)

Впервые вы чувствуете неодолимое желание сделать апгрейд в первый же час после того, как приобрели новый компьютер. Впоследствии это желание постоянно возрастает, становясь всепоглощающим. Коллеги смеются над вашим «устаревшим» компьютером. Компании по производству компьютерного оборудования пытаются заставить вас почувствовать себя старой клячей. Не поддавайтесь на эти провокации. Соглашайтесь на апгрейд только если:

1. Ваш компьютер сломался.

2. Ваш компьютер работает слишком медленно.

3. Вам необходимо делать на компьютере нечто, на что не способен ваш старый компьютер. (Убедитесь, что вам действительно необходимо это делать. Остерегайтесь внешних соблазнов.)

Если вы пользователь со стажем, вам придется избавиться от некоторых старых привычек работы на компьютере. Хотя они, возможно, и ускоряют вашу работу, они не позволяют вам овладеть новыми, более прогрессивными методами.

• Храните свои файлы в порядке, разбирайтесь в них так же, как и в бумажных документах.

• Пользуйтесь таблицами наподобие Excel (несмотря на то, что с ними довольно сложно научиться обращаться, они очень удобны для работы с финансовыми и статистическими данными).

• Пользуйтесь программами для работы с текстами.

• Пользуйтесь программами для подготовки проектов.

• Используйте «PowerPoint». Если вы проводите презентации и показываете слайды, то он станет для вас просто незаменимым помощником. Научиться работать с ним очень легко: у вас уйдет на это не более десяти минут. Не увлекайтесь созданием сложных объектов: они всегда выглядят безвкусно. Вам вовсе не обязательно уметь создавать сложные графические объекты, со звуком пролетающие в воздухе. Иллюстрации должны быть ясными, конкретными и относящимися к делу. Добавить же симпатичный фон в этой программе очень легко, вы сможете делать это даже прямо по ходу презентации.

• Попробуйте установить голосовое управление. Оно позволяет задавать команды не только с клавиатуры, но и с голоса. Я видела одну из первых версий этой программы, она работала только тогда, когда не было слышно никаких посторонних шумов, а владелец компьютера говорил с четкостью ведущего телевизионных новостей. Мне кажется, теперь эти программы значительно усовершенствовались.

• Если нужно, печатайте буклеты, приглашения и так далее на своем компьютере, но только в том случае, если это действительно экономит ваше время и деньги. Некоторые компании сами печатают стильные и красивые документы, у других же это получается просто отвратительно. Эта работа не из тех, за которые можно приниматься, не будучи заранее уверенным, что она вам по силам.

• Пользуйтесь автоответчиком, только если вы уверены, что это экономит ваше время.

• Если вы собираетесь организовать видеоконференцию, вам потребуется высокоскоростной Интернет, видеокамера, специальные компьютерные программы и плата оцифровки видеоизображений. Благодаря тому, что вам не придется путешествовать по всему свету, вы сэкономите просто феноменальное количество времени. Но вы должны быть уверены, что видеоконференция проводится вместо командировки, а не в дополнение к ней. Если вы сомневаетесь в ее эффективности, возьмите калькулятор и подсчитайте, сколько часов в год вы тратите на поездки. Сколько времени вы смогли бы сэкономить с помощью видеоконференции?

• Организовать собрание вам поможет программа Microsoft Outlook. С ее помощью вы сможете проверить, все ли приглашенные могут его посетить, сделать запись о готовящемся собрании в их собственных ежедневниках, послать по электронной почте запрос о подтверждении приглашения и напоминание о собрании.

• Если добавить карманный компьютер к мобильному телефону и ноутбуку, то полученного снаряжения будет достаточно для нескольких полетов на Марс. Существует несколько разновидностей карманных компьютеров:

1. Мобильный телефон, оснащенный функциями доступа к Интернету, электронной почте и электронным ежедневником.

2. PDA, что расшифровывается как «personal digital assistant» (персональный электронный помощник) карманный компьютер, предназначенный для выполнения некоторых специальных функций.

3. Ноутбук, обладающий всеми возможностями настоящего компьютера.

Все эти устройства позволяют вам работать где угодно. А это экономит время. Благодаря им вы теперь можете работать дома или в гостинице, а, работая в офисе, вы больше не привязаны к своей комнате и своему рабочему столу.

• дневник и ежедневник;

• адресная книга;

• блокнот для записей;

• калькулятор;

• подсчет расходов;

• совместимость с персональным компьютером;

• электронная почта.

Работа с помощью карманного компьютера: советы

• Купите защитный фильтр для экрана, чтобы уменьшить яркость и защитить экран от повреждений.