| №№ статей | Месяц и число | №№ расходных статей денежного журнала | Расход | Сумма |
| Рубли | Коп. |
| ЖАЛОВАНЬЕ |
| Перенос | – | – |
| Октябрь |
| 1 | 2 | 1 | Сдано на восстановление кредита остаток от жалованья служащих, отпущенного в сметном периоде январь — сентябрь 192… года | 200 | – |
| 2 | 14 | 9 | Жалованье личн. составу за октябрь | 1.122 | – |
| Итого в расходе | 1.322 | – |
| Ноябрь |
| 3 | 6 | 12 | Выдано жалованье к-ру полка Иванову — 2 обл. … займа с текущими купонами ср. 1/II-192… г. достоинством 25 руб. по курсу 22 руб. | 44 | – |
| Разница на курсе номинала | 6 | – |
| Итого | 50 | – |
| КАНЦЕЛЯРСКИЕ РАСХОДЫ |
| Перенос | – | – |
| Октябрь |
| 1 | 2 | 2 | Сдано на восстановление кредита остаток от денег на канцелярские расходы, отпущенных в сметном периоде январь — сентябрь 192… г. | 100 | – |
| Итого в расходе | 100 | – |
| Ноябрь |
| 2 | 6 | 11 | Израсходованные согласно счета от 2 ноября казначеем полка на покупку канцелярских принадлежностей обратить на погашение документа № 1 | 200 | – |
| Итого | – | – |
| ПОДРЯДЧИКОВ |
| Перенос | – | – |
Пояснения к форме книги по учету всех сумм, поступающих в полк
1 Книга служит для учета всех сумм, поступающих в полк, для наблюдения за своевременным истребованием их (не допуская израсходования каждого аванса в размере свыше двух третей отпущенной суммы) и для того, чтобы знать, кому и сколько отпущено по каждому виду расходов.
2. Но каждому отдельному виду поступающих в полк сумм в книге заводится особый счет, который указывается в оглавление книги.
3. Левая сторона книги служит для записи прихода и разделена на 5 граф, столько же граф имеется на правой стороне книги, предназначенной для записи расхода. Сверху страницы обозначается наименование сумм и № счета. Книга заводится на срок, соответствующий сметному периоду.
4. Делопроизводитель, по записи приходной статьи приказа в денежный журнал, записывает ее в книгу по учету всех сумм, поступающих в полк на соответствующую страницу. В 1-й графе проставляется очередной номер статьи книги, во 2-й графе пишется месяц и число (те же, что и в денежном журнале), в 3-й графе обозначается номер приходной статьи денежного журнала; в 4-й графе указывается от кого и при каком документе поступили деньги, и в 5-й графе проставляется сумма денег. После занесения в книгу всех статей прихода за месяц, подводится итог прихода за месяц с остатком за предыдущий месяц.
5. Запись расхода и подсчет производится так же, как и прихода.
6. По подведении месячных итогов прихода и расхода, из прихода вычитается расход, и выводится разница (остаток на 1-е число месяца) которая затем переносится на следующий месяц. Под остатком подписывается делопроизводитель.
7. Суммы итогов прихода, расхода и остатков по всем счетам книги учета на 1-е число должны равняться соответственно итогам прихода, расхода и остатку на то же число по денежному журналу.
8. Остатки на 1-е число месяца, с которого начинается новый сметный период, переносятся на соответствующие страницы новой книги учета
9. В конце раздела "приход" должна быть заведена дополнительная графа "отметка о высылке отчета", с подразделением ее на две подграфы "№ и дата отчета" и "сумма отчета" (цирк. НКВМ 1926 г. № 186).
ПРИЛОЖЕНИЕ 9
ТЕТРАДЬ
долговых документов на заимообразную выдачу полка с 1 октября 1925 г.
Лицевая сторона документа
КОРЕШОК
Приказ по хозяйственной части полка № 303
30 октября 1925 г.
КОРЕШОК ДОКУМЕНТА № 1
на 200 рублей — коп.
Выдано казначею полка Иванову под его расписку на документе … на что: на мелочные расходы …
Погашается: по предъявлении счетов
Делопроизводитель Николаев.
30 октября 1925 г. Город Москва.
ДОКУМЕНТ
Разрешено приказом по хозяйственной части полка № 303
30 октября 1925 г.
ДОКУМЕНТ № 1
на 200 рублей — коп.
Казначею 1-го стрелкового полка под расписку на сем казначею полка Иванову двести рублей … на мелочные расходы.
Погашение производить по предъявлении счетов.
Пом. К-ра полка по хозчасти Парфенов.
Город Москва.
Получил двести рублей 30 октября 1925 г. Казначей полка Иванов.
Оборотная сторона документа
ДОКУМЕНТ
Приказ № 310
19-6/XI –25 г.
Погашено 200 р. — к.
Осталось — р. — к.
Пом. к-ра полка по хозчасти Парфенов.
Казначей Иванов.
Приказ № 322
19-18/ XI –25 г.
Погашено — р. — к.
Осталось — р. — к.
Пом. к-ра полка по хозчасти Парфенов
Казначей Иванов.
Приказ №…
19-число/мес. — 25 г.
Погашено — р. — к.
Осталось — р. — к.
Пом. к-ра полка по хозчасти (подпись).
Казначей (подпись).
Приказ № …
19-число/мес. — 25 г.
Погашено — р. — к.
Осталось — р. — к.
Пом. к-ра полка по хозчасти (подпись).
Казначей (подпись)
Приказ № …
19-число/мес. — 25 г.
Погашено — р. — к.
Осталось — р. — к.
Пом. к-ра полка по хозчасти (подпись).
Казначей (подпись)
КОРЕШОК
Погашено
| Год, месяц, число | № приказа | Сумма погашения |
| 6/XI–25 г. | 310 | 200 р. |
Пояснения к форме тетради документов на заимообразную выдачу денег
1. Тетрадь документов состоит из самого документа и корешка его, пронумерованных по порядку номеров (1, 2 и т. д.), и хранится у делопроизводителя.
2. Документ составляется делопроизводителем на основании приказа по хозяйственной части и подписывается пом. к-ра полка по хоз. части; на корешке прописываются те же сведения, что в самом документе, и свидетельствуются делопроизводителем. Затем документ передается казначею, который выдает деньги указанному в документе лицу, под его расписку на документе, а самый документ вкладывает в денежный ящик.
3. Порядок погашения должен быть указан в приказе и на документе. Всякое (полное и частичное) погашение документа отмечается на обороте его и на корешке; если документ погашен полностью, то он вынимается из денежного ящика и подшивается в дело; если погашен не полностью, то хранится до окончательного погашения в денежном ящике.
Погашение удостоверяется на документе подписями пом. к-ра полка по хоз. части и казначея.
ПРИЛОЖЕНИЕ 10
АТТЕСТАТ
Дан настоящий (кому) … (от кого) … в том, что он при … удовлетворен денежными видами довольствия:
1. Жалованием по … разряду тарифной сетки приказа РВС СССР №… в сумме … руб. … коп. 192… г.
2. Подъемными деньгами по приказу РВС СССР №… удовлетворен на его самого в сумме … руб. и на членов семьи … человек, в сумме … руб. … коп. 192… г.
