Итак, ведя деловую переписку, необходимо исходить из того, что содержание письма должно быть ясным и недвусмысленным («прозрачным»). Недопустимо исходить из того, что вы умнее, способнее своего партнера, «крепче стоите на ногах», а тем более стремиться продемонстрировать это. Не приветствуются избыточная информация, сложные грамматические конструкции, замысловатые выражения, похвальба. Не должна смущать тавтология, повторение одних и тех же слов, не поддающихся замене синонимами без ущерба для смысла. Следует исходить из того, что письмо будет читать не литературовед, а такой же деловой, достаточно занятый человек, который стремится скорей ухватить суть проблемы, и ему просто не до ваших писательских способностей.

Коммерческому письму как разновидности деловой переписки в большей мере присущи устоявшиеся достаточно архаичные языковые клише, своеобразный деловой канцелярит. В то же время в последние годы традиционная суховатость «разбавляется» доверительным характером изложения, обычными разговорными формулами, яркими образными выражениями; не редкость — сленг. В коммерческой корреспонденции особенно важное значение придается убедительности изложения, стремлению заинтересовать клиента любой ценой, не оставить его безразличным, равнодушным. В ход идут в таких случаях интересные цитаты, шутки, уместный анекдот и т. п.

В предыдущем параграфе было показано значение смысловой части любого вида официальной деловой корреспонденции. Не менее важны и содержание, существо любого частного письма, ибо для переписки в такой же мере верен принцип «встречают по одежке», как и для личного общения. Знакомясь с письмом даже неизвестно-го человека, вы невольно формируете для себя его образ, составляете достаточно четкое представление об интеллекте, уровне образования и культуры, организованности. Вместе с тем и сама «одежка» (обилие опечаток или отсутствие таковых, расположение текста, качество бумаги, используемые формулы вежливости и др.) поможет утвердиться во мнении об отправителе письма. Наличие надлежащей, привычной для большинства деловых людей «светской формалистики», несомненно, сослужит добрую службу, произведет благоприятное впечатление, поможет открыть нужную дверь. Равенство, уважение и корректность — вот, пожалуй, «три кита», на которых должны строиться отношения между отправителем и получателем деловой корреспонденции.

Родиной этикета составления делового письма, прочно вошедшего в современное международное общение, принято считать Англию. Сложившись полтора века назад, формальные правила переписки, внешняя атрибутика корреспонденции практически остались неизменными.

В структурном отношении корректно подготовленное письмо выглядит, как правило, следующим образом:

Адрес отправителя пишется в правом верхнем (либо в левом нижнем) углу и воспроизводится на конверте.

Дата, включающая число, месяц и год написания (как правило, в сокращенном виде не воспроизводится), ставится под адресом отправителя.

Адрес получателя помещается ниже адреса отправителя только в левом верхнем углу письма.

Обращение включает в себя имя, иногда фамилию со словами «Уважаемый господин» или указание официального поста или принятого титула («Уважаемый господин Президент», «Ваше Превосходительство» и др.). Оно располагается немного отступив вниз от адреса получателя и начинается, как правило, на той же вертикали, что и текст письма. В отличие от принятого в русском языке восклицательного знака, после обращения при написании на иностранных языках принято ставить запятую или двоеточие.

Текст письма всегда начинается с красной строки и с заглавной буквы (несмотря на то, что следует после запятой или двоеточия).

Комплимент (заключительная формула вежливости), завершающий письмо, выбирается с учетом адресата и характера переписки. Примеры: «Примите, господин Президент (воспроизводится чаще всего титул, содержащийся в обращении) уверения в моем весьма высоком уважении», «искренне Ваш», «Ваш» и др.

Подпись, удостоверяющая письмо, помещается, естественно в самом конце его.

При оформлении корреспонденции принято придерживаться также следующих правил:

Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на лицевой стороне. Внешний вид бланка является своего рода визитной карточкой учреждения; к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью.

Если письмо переходит на следующую страницу, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over», «с.о.»).

Каждая страница (кроме первой) нумеруется арабскими цифрами.

При печатании письма на машинке ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала; обращение к адресату пишется без абзаца. Абзацы отделяются друг от друга 2–3 интервалами.

В письме не должно быть каких-либо пометок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т. д. Все это допустимо на 2-м или 3-м «деловых» экземплярах письма.

Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные послания желательно не сгибать, а направлять в больших плотных конвертах; менее официальные можно складывать. Конверты должны быть соответствующего размера.

При отправке поздравительных открыток следует помнить о том, что ставить только подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк подобающего случаю текста.

В высшей степени желательно избегать опечаток в деловой переписке. Но если все же необходимо внести поправки, то делать это надо с помощью специальной корректирующей бумаги или жидкости — флюида (разного рода подчистки с помощью ластика или лезвия неприемлемы для современного письменного этикета).

Современный ритм жизни, развитие принтерных систем приводят к тому, что печатные тексты все чаще применяются в полуофициальной и частной переписке. Несмотря на многие очевидные преимущества такого способа общения (нет нужды, в частности, переживать из-за неразборчивости почерка), следует все же порекомендовать не пренебрегать «дедовскими способами» — пером и чернилами. Печатные тексты неизбежно придают контактам налет официальности, не дают возможности проявиться «личностным» особенностям авторов писем. В то же время написанное от руки послание как бы несет в себе тепло души, помогает сформировать о человеке благоприятное впечатление, создает климат доверительности и уважения. Эти очевидные плюсы явно перевешивают возможные в рукописном материале орфографические и стилистические погрешности. При всех условиях не принято печатать письма, в которых выражаются соболезнование, благодарность, содержатся поздравления с какими-либо событиями в личной жизни.

Определенные трудности возникают иногда при определении пола корреспондента, когда вам известна только его фамилия. В некоторых случаях в ней самой содержится и подсказка. В Исландии, например, фамилия женщины образуется из имени отца и добавления слова «dottir» (дочь), фамилия мужчины — путем добавления «sson» (сын); в странах арабского Востока в длинном ряду имен предков, образующем фамилию, выделяются (разумеется, при знании этой традиции) нужные слова «ибн» (сын) и «бинт» (дочь). Если у адресата имеются специальные звания или титулы, также можно избежать ошибки при употреблении в обращении слов «господин» или «госпожа». Они вполне заменимы на «доктор», «профессор», «генерал» и т. п. Ну и, соответственно, при первичном обмене письмами, чтобы не ставить партнера в трудное положение с определением вашего пола желательно в подписи указать свое имя полностью.

Если после написания письма возникает неотложная необходимость сообщить о событиях, которые произошли позже, то ставятся заглавные латинские буквы P.S. (постскриптум — после написанного) и дописывается необходимая информация. Постскриптум, как правило, не подписывается; в конце его автор ставит свои инициалы. Злоупотреблять этой формой в деловой переписке не принято.