Если вы управляете несколькими проектами, то подготовьте стандартный список вопросов для клиента. Они могут быть очень простой формы (хочет ли он купить продукт А, В или С) или очень сложной (21-страничная анкета, которую вы заполните при личной встрече). Хотя такие опросники лишены гибкости и потенциала для творчества, они заметно упрощают процесс — помогают провести подготовительную работу с заказчиком и минимизировать ущерб от первой причины невыполнения задачи в срок.
Но независимо от того, имеется ли у вас такая анкета, запланируйте сбор информации до того, как погрузитесь в работу. У вас не должно остаться никаких сомнений по поводу ожиданий клиента или босса.
Вооружившись необходимыми данными, чтобы двигаться дальше, начните выстраивать проект. Клиент, вероятнее всего, определит его конечную цель и, возможно, установит крайний срок ее реализации. Можно приступить к работе и без оговоренного конечного срока, однако для этого нужно четко понимать, чего от вас ждут.
Вспомните третью истину управления проектами: люди всегда недооценивают количество времени, необходимое на выполнение той или иной задачи. Когда начнете намечать промежуточные сроки, постоянно вспоминайте об этом, иначе отставание от графика неизбежно. Хороший практический: все отрезки времени меньше одного дня нужно умножать на два. Если вы думаете, что некая задача займет у вас два часа, запланируйте на нее четыре. Если вам кажется, что с работой вы справитесь за четыре часа, то лучше отвести на нее все восемь. Но когда предполагаемая длительность превышает восемь часов, правило удвоения уже не действует. Для проектов, которые, по моим оценкам, займут один-пять дней, я просто добавляю один дополнительный день. Если кто-то говорит мне, что ему потребуется на выполнения части проекта две недели, я вношу в график три дополнительных дня.
Также я использую два графика: один для моей команды, а второй — для клиента. Первый построен на основе расчетов моих сотрудников, а заказчик видит план, в котором сроки увеличены. Если моя команда уложиться в свой (сокращенный) график, то клиент будет очень доволен, что его заказ выполнен раньше срока и принес экономию бюджета (поскольку счет выставлен за меньшее количество рабочих часов, чем ожидалось). В противном случае (увы, более вероятном) мы все равно не обманем ожиданий клиента, поскольку, согласно его графика, у нас есть небольшой запас времени.
В ходе контрактных переговоров относительно моей книги издатель поинтересовалась, смогу ли я передать ей рукопись к 15 апреля. Я умножила 1500 слов (именно столько, по моим оценкам, я могу ежедневно писать в дополнение к другой своей нагрузке) на количество рабочих дней между предполагаемой датой заключения договора и 15 апреля. Исходя из полученной цифры, я увидела, что без труда завершу книгу к 31 марта. Но я согласилась с предложенной издателем датой и подписала документ. И как показали дальнейшие события, эти две недели форы оказались очень кстати. За время работы над книгой возникло несколько непредвиденных задержек: мне пришлось ненадолго слетать в Чикаго, нужно было запланировать телевизионное выступление и написать к нему текст, а моя мама попала в тяжелую автомобильную аварию. (Иногда в нашей жизни происходят неожиданные события, выбивающие нас из колеи и вынуждающие корректировать свои планы. Бывают периоды, когда приходится бросать все, связанное с работой, чтобы заняться решением личных проблем.) В результате я закончила текст только 7 апреля. Но поскольку я все равно сдала рукопись на неделю раньше срока, издатели были очень довольны. Я недооценила необходимое мне время — ошиблась на целую неделю, — однако ничего страшного не произошло, поскольку у меня был достаточный запас времени.
Несколько промежуточных сроков лучше одного крайнего
Конкретные индивидуальные задачи и промежуточные цели позволяют реализовывать проект, не испытывая страха перед огромным объемом предстоящей работы. Если «отщипывать» от него небольшие, вполне доступные «кусочки», то вы и не заметите, как выполните все грандиозное задание. Когда же вы думаете о нем в целом, то сомнения в том, по силам ли вам эта глыба, заставляют вас оттягивать начало, и вы рискуете так никогда и не достичь своей цели. Лучше сосредоточьтесь на небольших задачах, и тогда вы точно уложитесь в срок.
Промежуточные цели назначайте, исходя из естественного движения к конечной цели проекта. Если не ставить телегу впереди лошади, все будет в порядке. Но, предположим, вы не можете решить, какие промежуточные этапы выбрать. Тогда обсудите этот вопрос с коллегой или боссом и, определившись, приступайте к формулированию конкретных заданий для достижения промежуточных целей.
Это должны быть конкретные формулировки, точно описывающие предстоящую работу. Не используйте расплывчатых фраз наподобие «Позвонить Дэну, чтобы узнать о клиенте X». Задача должна звучать так: «Позвонить Дэну из бухгалтерии по внутреннему номеру 1234 в 13:00 в пятницу и попросить данные за 2009 год по клиенту X». Внесите ее в свой календарь на 13:00 в пятницу и до того момента забудьте о предстоящем телефонном разговоре. Если же Дэна в указанное время не окажется на месте, оставьте голосовое сообщение и перенесите беседу на понедельник тоже на 13:00. Возможно, до того момента коллега из бухгалтерии сам вам позвонит.
Перегибы в борьбе с хламом
Между назначением конкретных заданий и чрезмерно жестким управлением собственным временем, а также работой других людей существует тонкая грань. Если вы передаете часть проекта кому-нибудь из членов вашей команды, то предоставьте ему возможность полностью отвечать за этот участок работ. Лучше сосредоточьтесь на планировании собственной деятельности и разбиении ее на составляющие, а не превращайтесь в жестко контролирующего каждый шаг своих подчиненных начальника-монстра.
Также не тратьте слишком много времени на планирование своей работы. Сформулируйте необходимые пункты и беритесь за дело. Да, тщательно составленный проект радует глаз, но все же ваша главная задача — не планировать проекты, а выполнять их. На это и направьте свои основные усилия.
В четверг я говорила о том, что управление ожиданиями и прозрачность — важные составляющие общей производительности. Данное утверждение особенно справедливо в отношении эффективной реализации проекта. Не менее одного раза в день проверяйте, как идут дела у членов вашей команды. К тому же небольшие достижения по ходу выполнения задачи — прекрасная тема для разговора на встречах с клиентом. Ведь получив такую информацию, он сможет порадовать собственного босса хорошими новостями и откорректировать свою работу.
Если вы ищете инструменты проектного управления, могу порекомендовать следующее.
Бумажные инструменты. Управление проектом с помощью бумажного календаря ничем не отличается от планирования любой другой деятельности. Внесите в него задачи и промежуточные цели и вычеркивайте их по мере выполнения.
Цифровые инструменты. Большинство компаний, в которых я работала, пользовались целостной системой планирования ресурсов предприятия, включавшей в себя модули проектного управления. Если ваша организация тоже применяет такую систему, не пренебрегайте ею. Если же у вас ничего подобного пока нет, подыщите подходящую программу самостоятельно.
Если вы — не руководитель проекта
Быть рядовым членом команды не менее важно, чем руководителем проекта. Без вас заказ клиента не будет выполнен. Подобно тому как ваш босс формирует рабочие процессы для проекта в целом, вы должны сделать то же самое для порученной вам части задания.
— Соберите как можно больше информации о проекте.
— Узнайте, как цель вашей индивидуальной работы соотносится с общим видением задачи.
— Составьте реалистичный календарный график.
