С тех пор я побывала еще на сотнях различных встреч и пришла к заключению, что их существует всего четыре типа.

1. Собрание акционеров и/или совета директоров. В зависимости от размера и структуры компании или организации такие мероприятия могут быть обязательными согласно требованию закона. Если их не проводить, то можно и в тюрьму угодить.

2. Мозговой штурм. Выдвижение творческих идей необходимо любой организации или компании. Мозговой штурм способен принести огромную пользу. Но следите за тем, чтобы количество его участников не превышало десяти человек, а также весьма желательно хотя бы за 24 часа до начала мероприятия разослать его тему участникам по электронной почте. Это позволит людям заранее подумать над вопросом. Еще полезно на роль модератора (распорядителя) назначить человека, непосредственно не участвующего в процессе. Дискуссия должна быть оживленной (возможно, даже горячей), причем в центре внимания должны находиться идеи, а не люди.

3. Стратегические встречи. Наиболее продуктивны, если количество участников не превышает десяти человек, причем все они присутствуют. Повестку дня, где каждый пункт посвящен общим стратегиям развития организации или команды, следует разослать хотя бы за 24 часа до начала совещания. Избегайте презентаций, лучше сосредоточьтесь на дискуссиях по делу. Используйте таймер, чтобы ограничивать длительность выступлений, и привлеките модератора — эти два способа помогут участникам сконцентрироваться на теме обсуждения, а не уходить в сторону. Я обнаружила, что совещания проходят эффективнее, если запретить присутствующим приносить с собой еще что-нибудь, кроме любимой кофейной чашки или бутылки воды (никаких ноутбуков, карманных компьютеров, коммуникаторов BlackBerry и т. д.). В начале собрания людям раздаются чистые блокноты и ручки. Исключением из данного правила могут стать справочные материалы, согласованные с организатором мероприятия. Они копируются и раздаются участникам в качестве дополнительной информации к какой-нибудь теме (допускается выводить материалы на ноутбук людям с ограниченными физическими возможностями). Лучше всего проводить такие встречи регулярно, в строго определенное время (например, ежегодно, раз в полгода, ежеквартально). Именно на них определяется стратегический курс развития организации или подразделения.

4. Информационные встречи «на ногах». Иногда самым быстрым способом узнать мнение по какому-нибудь вопросу становится личное общение. Вместо рассылки длинной вереницы электронных писем, которые нужно написать и прочитать, гораздо эффективнее собрать всех членов команды в небольшой комнате для переговоров и провести мини-собрание. Такие «пятиминутки» также отлично подходят для еженедельного обнародования последних новостей о работе подразделения, чтобы все знали, каковы успехи их коллег. Все участники экспресс-совещаний (кроме людей с ограниченными физическими возможностями) должны стоять, поскольку в креслах люди расслабляются, и «пятиминутка» может затянуться. Длительность подобных встреч не должна превышать пятнадцати минут, и если нет заранее обнародованной повестки дня, то сообщить о цели собрания необходимо на первой же минуте. Представление новых сотрудников, сообщение деликатной информации (кончина коллеги, несчастный случай на рабочем месте, сокращение штатов, закрытие другого подразделения) и награждение отличившихся — вот хорошие поводы для подобных мероприятий.

Прежде чем организовывать встречу любого другого типа, кроме вышеописанных, подумайте, действительно ли это нужно и на самом ли деле является наиболее эффективным способом распространения информации. Чтобы рационально распорядиться рабочим графиком участников, собрания должны планироваться и иметь жесткие временные рамки. Могу предложить действенный способ борьбы с ненужными заседаниями. Подсчитайте, сколько стоит одна минута рабочего времени присутствующих, умножьте на длительность совещания и вы узнаете, в какую сумму компании оно обошлось. Под таким углом зрения чаще всего оказывается, что заседания финансово неоправданны, особенно если они не организованы должным образом, тема не важна для участников, а ресурсы используются неэффективно. С другой стороны, встречи по вопросам сбыта определенно стоят потраченных на них денег.

Также не мешает рассмотреть возможность приглашения людей только на часть собрания, чтобы затем отпустить их.

Если встреча тщательно спланирована, то вы будете знать, на какое время звать того или иного сотрудника. Если ради пятиминутной речи человек просиживает в конференц-зале целый час, то вы плохой организатор такого рода мероприятий.

Возможно, вы этого и не осознаете, но участники встречи способны управлять его длительностью, темпом проведения и, безусловно, качеством дискуссий.

— Подготовьтесь к встрече. Ознакомьтесь с повесткой дня по меньшей мере за сутки до собрания. Приходите с необходимыми материалами. Не забудьте взять блокнот и ручку. Переведите мобильный телефон или коммуникатор BlackBerry на виброзвонок. Поинтересуйтесь, кто еще в числе приглашенных. Узнайте цель встречи, место проведения, время начала. Не опаздывайте.

— Уважайте других участников. Сколько раз вы присутствовали на совещаниях, на которых докладчику приходилось повторять информацию, потому что Гари и Стефани увлеченно смотрели в свои ноутбуки, а не слушали оратора? Из-за такого отношения к происходящему теряют время не только сами Гари и Стефани, но и все остальные присутствующие. Уважайте других людей и слушайте докладчика внимательно. Смотрите на него, проявляйте заинтересованность. Не шепчите соседу едких замечаний по поводу услышанного. Если у вас проблемы с концентрацией, подробно записывайте все, что говорит докладчик. Это поможет вам сосредоточиться, а после совещания еще раз внимательно ознакомиться с информацией, если не усвоили ее в конференц-зале.

— Сначала думайте, потом говорите. Прежде чем вставить свою реплику в дискуссии на совещании, задайте себе следующие вопросы.

1. Имеет ли мой комментарий отношение к обсуждаемой теме и полезен ли он для нее? (Если нет, то лучше выскажите свое мнение после совещания.)

2. Мой комментарий интересен всем присутствующим или только одному человеку? (В последнем случае сэкономьте всем время и поговорите с конкретным человеком индивидуально после совещания.)

3. Можно ли переформулировать мое замечание таким образом, чтобы оно длилось не более тридцати секунд? (Если нет, продолжайте думать над тем, как выразить свою мысль короче. Говорить пространно разрешено докладчику, а реплики слушателей должными быть краткими.)

На хорошо организованное собрание любо-дорого смотреть. К сожалению, такие встречаются крайне редко. Умение проводить эффективные и продуктивные заседания — весьма ценное и достойное уважения качество.

Если вы решили созвать совещание, прежде всего подготовьте повестку дня. Ее следует предоставить участникам для ознакомления хотя бы за 24 часа до начала мероприятия. Если за день до него вы еще не знаете, что же хотите обсудить, то лучше перенести его на другое время, когда у вас сложится более четкое представление о теме.

Как организатор собрания вы должны уметь сформулировать его цель одним предложением. Для этого закончите такую фразу «В конце этой встречи ее участники должны…» Далее следует конкретное, определенное задание, которое должно быть выполнено благодаря коллективной работе.

Рассмотрим пример правильно сформулированной цели.

А это пример того, какой не должна быть цель встречи.