Если бы реестр хотя бы отсортировали по уменьшению суммы, тогда директор, если у него не хватает времени прочитать всё, смог бы увидеть самые большие, самые важные платежи. Но платежи в реестр попадали в порядке поступления. Если его взгляд вдруг задерживался на каких-то платежах, он мог спросить уточнения у главного бухгалтера. Такое вот управление деньгами.

Холдинг довольно известный, до сих пор живёт, хотя с определенными потрясениями. Мне же такая схема утверждения платежей кажется издевательством над системой делегирования, системой бюджетирования, системой казначейства. Если нет времени на весь реестр платежей (а могут быть сотни платёжных поручений ежедневно), не надо делать вид, что управляешь деньгами. Найми финансового директора, или поручи главному бухгалтеру составить бюджет, утверди бюджет и только то, что вне бюджета, должно идти на согласование. Не надо носить каждую платёжку на покупку картриджа для принтера генеральному директору.

Кстати, в этом холдинге была сделана попытка автоматизации, начатая именно с казначейства и бюджетирования. Бюджет проекта был больше 20 миллионов рублей, исполнителем проекта была компания – одна из мировых лидеров в консалтинге, ушедшая в 2022 году из России. Однако проект закончился неудачей. Потратили миллионы рублей, сделали какую-то работу, но из-за того, что не было внутренней культуры и внутренней готовности к переходу на нормальные управленческие технологии, проект автоматизации закончился без существенных результатов.

Тому есть несколько причин. Первая причина, в том, что заказчики – руководители этого холдинга – посчитали: «Мы платим вам деньги за автоматизацию, вот вы и делайте», – и не готовы были вкладывать свой человеческий ресурс. Это как откупиться деньгами. Приведу такое, может и грубое сравнение. Это похоже на отношение родителей с детьми. Вместо того, чтобы общаться и спрашивать, как у тебя дела в школе, помогать с уроками, просто дают 100 рублей на обед – и на этом все отношения заканчиваются. Это, конечно, неправильный подход, деньги все не решают. Нужно личное участие, нужно тратить свое время на управление процессом (проектом) автоматизации. И финансовые директора, как никто другие, должны быть глубоко погружены в процессы автоматизации.

Продолжая про управление денежными средствами: реестр платежей помогает сделать первый шаг и взять платежи под контроль. Следующим шагом нужно научить ваших менеджеров, ваших финансовых специалистов оформлять заявки на расходование денег. Это стандартная процедура со стандартными документами во всех ERP системах, включая конфигурации 1С, но к этим документам можно применить особый подход.

Как в любой системе 1С, в которой есть функционал заявок на расходование денежных средств, можно доработать печатную форму самой заявки.

В Институте МИРБИС мы расширили типовую печатную форму – добавили: статью бюджета (статью движения денежных средств) и бюджетный лимит. Об этом я расскажу дальше подробнее.

Рисунок 5

Что мы видим в печатной форме Заявки на расход:

С какого расчётного счёта происходит оплата.

В Институте МИРБИС несколько расчётных счётов и каждый счет используется как отдельный кошелек. В институте открыто четыре приходных расчётных счета: у нас три факультета, и у каждого из них свой расчётный счёт. Каждый факультет принимает деньги от учащихся на свой расчётный счёт. Образование в МИРБИС платное, нет бюджетных мест, Институт живёт за счёт выручки от студентов. Есть ещё четвертое подразделение, которое сдает свободные площади в аренду и у этого подразделения тоже отдельный расчетный счет.

Есть исходящие расчетные счета, они тоже по-своему нарезаны. Вот один из них – Инфраструктурный, – это счёт, с которого платят все коммунальные платежи, покупки картриджей, и прочие платежи, связанные с содержанием института как физического объекта. Есть расходный HR счет для платежей персоналу и всех связанных расходов. И общий счет – для оплаты остальных платежей.

Хочу обратить внимание на то, чего нет в типовой версии Заявки на расходование в системах 1С – поле Сальдо взаиморасчётов. В примере оно кредитовое – 295 000 рублей. Это информация казначею или финансовому директору о том, что запрашиваемый платеж как раз и погашает кредитовое сальдо взаиморасчетов.

Такое поле (вместе с полем Условие оплаты) позволяет моментально оценить разумность платежа. Если меня просят заплатить, например, 100 тысяч, а я вижу в Заявке дебетовое сальдо и Условие оплаты – Постоплата, это повод задать вопрос менеджеру: почему не закрыт предыдущий платёж, а снова платим контрагенту? Менеджер даст объяснение, которое поможет принять решение о платеже. По крайней мере, я могу эту информацию видеть. Вы сможете такую печатную форму Заявки имплементировать у себя в компании.

Здесь хочу акцентировать ваше внимание на следующем: мы дорабатываем типовую форму. Не нужно бояться создавать печатные формы в системах 1С, они практически не усложняют обновление конфигурации – можете делать их столько, сколько вам удобно. Я обычно в своих компаниях создаю много дополнительных отчетов и печатных форм. Почему я не стесняюсь называть IT-проект Института МИРБИС, который я возглавлял, проектом цифровизации? Потому что в результате проекта участие человека в бизнес-процессах минимизировано: глядя на этот отчет, не надо задавать дополнительных вопросов – всё понятно, информационная система предоставила максимум информации.

Вернемся к Заявке. Еще одно интересное поле – и это уже про бюджетирование – Сумма по плану. Кассовый план (бюджет движения денежных средств) у нас составляется на полугодие, потому что мы привязаны к обучению по семестрам, у нас такт полугодие. Сумма по плану – это бюджет по статье 267122, сумма бюджета – 1 950 000 рублей на полгода. Уже потратили до текущего платежа – 2 661 079 рублей, то есть по этой строке бюджета уже перерасход 711 079. А когда этот платёж проведем перерасход составит 1 006 079 рублей.

Когда такой документ на оплату приносят казначею или финансовому директору, они, конечно, начнут разбираться в причинах перерасхода бюджета. Менеджер, который оформляет такую Заявку, проставляет «галочку» в поле сверх (вне) кассового плана и в графе Объяснение объясняет перерасход.

Обратите внимание на два поля: оплата по графику, оплата вне графика. В компаниях, в которых я работал финансовым директором, или настраивал управление финансами, все платежи были привязаны к платёжным дням. Например, все инфраструктурные платежи оплачиваются по средам. Вот применение регулярного менеджмента в казначействе. Если возникает срочный платёж вне графика – нужно провести платёж в четверг, иначе электричество отключат, – то менеджер ставит “галочку” в поле Вне графика и заполняет графу Объяснение. Но просто слова что если срочно не заплатим, то отключат электричество, меня не устраивают. Мне нужно объяснение, почему об этом стало известно только сейчас, а не заранее, и что нужно сделать в будущем, чтобы такую ситуацию предотвратить.

Рассмотрим, кто подписывает Заявку. Во-первых, инициатор платежа, он же распорядитель бюджетной линии, менеджер-распорядитель. Мы с вами, когда будем говорить про бюджетирование, поговорим об этой роли подробнее. Но хочу обратить ваше внимание, что именно инициатор платежа должен оформлять в информационной системе заявку. Да, менеджер должен разбираться в бюджете и знать, что такое дебиторская и кредиторская задолженность. Иначе им нельзя доверить расходование денег. Мы же говорим, что бюджетирование – это определённое делегирование финансовой ответственности, финансовых полномочий. Человеку, который не знает, что такое остаток бюджета, мы не можем доверить распоряжаться деньгами.