Руководитель подразделения – это непосредственный начальник менеджера. В данном примере Заявки это руководитель инфраструктурной службы.

Бухгалтер. В моей финансовой структуре к каждой группе статей бюджета / бюджетной линии прикреплен свой бухгалтер. Бухгалтеры закрепляются не за бухгалтерскими счетами, как часто бывает (бухгалтер, отвечающий за ведение учета материалов на счете 10, бухгалтер, отвечающий за расчёты с поставщиками на счете 60 и т. п.), а делятся по видам платежей, по бюджетным линиям. Допустим, есть статья бюджета ремонт объекта недвижимости и под эту статью закреплён бухгалтер: он делает как платёжное поручение, так и оприходование услуг. Когда поступят приходные документы – акт или накладная со счётом-фактурой – он сам сделает оприходование. Он же выписывает доверенности на получение ТМЦ по своей статье бюджета.

Бюджетный контролёр (или казначей) также ставит подпись на Заявке. В данном случае его задача убедиться, что действительно платёж делается в пределах плана, а если нет, то надлежащие объяснения получены. По сути, это помощник, который предваряет контроль от имени финансового директора. Потом мы с вами увидим, что финансовый директор смотрит не каждую Заявку – а агрегированные Заявки на платеж – Сводное Платежное Распоряжение. Финансовый директор обращается к Заявке только, если видит в Сводном Платежном Распоряжении, что есть превышение кассового плана, или возникли какие-то нестандартные ситуации.

Вот такая интересная форма Заявки на расходование денежных средств.

А теперь расскажу про производственную компанию.

До того, как стать консультантом по управлению финансами и автоматизации, я был три года управляющим партнером производственной компании. Небольшой по обороту, но с возрастом более 20 лет. Эта компания производила сантехнические аксессуары и поставляла их в торговые сети «Леруа Мерлен», «Максидом» в России, а также на экспорт – в Казахстан и в Белоруссию (а до 2022 года еще в Литву и Эстонию).

Компания находилась в Санкт-Петербурге. Все бизнес-процессы автоматизированы на 1С: УПП. Мы не стали переходить на 1С: ERP, это отдельная история, почему не стали, и сколько это нам могло бы стоить. Нас вполне устраивали настройки, сделанные в УПП, и платить больше 10.000.000 рублей чтобы всё это перенести в 1С: ERP, мы были не готовы.

Покажу несколько экранов 1С: УПП этой производственной компании. Здесь тоже есть заявки на расходование денежных средств:

Рисунок 6

Покажу пример Заявки – оплата в адрес компании ПОЛИМЕРКОМПЛЕКТ.

Рисунок 7

Остановлюсь в Заявке на расходование на важном поле – Заказ поставщику.

Спасибо 1С что им удалось реализовать в своих ERP-решениях заказно-ориентированную систему управления. В том числе систему управления финансами.

Рисунок 8

Посмотрите на дерево документов. Заявка на расход создана не сама по себе, она является частью дерева документов, исходящих из Заказа поставщику. В этой производственной компании было запрещено делать оплаты за комплектующие и материалы без оформления заказа поставщику.

Более того, запрещено делать заказы поставщикам иначе как из информационной системы 1С. Канцтовары можно закупать как угодно (потому что объем закупок в общем объеме расходов небольшой), но вот все, что относится к производству – любую комплектующую, любой материал, – заказ только через информационную систему. То же самое рекомендую делать и в ваших производственных или торговых компаниях – все ваши закупки комплектующих или торговой продукции должны исходить только из информационной системы, никаких MS word и excel.

Если компания только на старте и в самом начале своего казначейского пути, то казначей вынужден за всех делать заявки. Но в целом это неправильно. Правильно, чтобы заявку делал тот, кто должен заплатить. Допустим, если инициатор платежа директор по маркетингу, то он или его помощник, сотрудник отдела маркетинга, должен оформить заявку. Это важно чтобы настроить регулярный менеджмент: то финансовый директор должен общаться с человеком, который инициирует платеж. Он должен иметь возможность задать вопросы по заявке, на которые только инициатор (а не казначей) может ответить. Например, пояснить почему не закрыты, актами предыдущие рекламные расходы, а уже опять требуется оплата, какая эффективность рекламных расходов? Казначей на это не ответит. Поэтому нужно приучать, чтобы сотрудники компании, инициаторы платежа оформляли заявку в системе. И это вопрос не технический. Заявку сделать – одна минута, если в системе всё хорошо настроено: вводите контрагента, и система дальше ведет вас вопросами, и заявка заполняется почти автоматически. Времени занимает немного, но это вопрос принципиальный – заявку должен делать тот, кому нужны деньги, кто хочет заплатить.

Да, в 1С есть типовая система согласования заявок – определённый маршрут, который можно выполнять и в 1С: ERP и в 1С: Документооборот. Но я показываю вам не маршруты согласования, а дополнительную информацию, которой нужно наполнить типовую заявку. Это доработка печатной формы заявки: добавить состояние взаиморасчетов, условия оплаты, состояние расчётов по бюджетной статье. Это несложно, не занимает много времени, но это делается дополнительно.

И здесь хочу поделиться своими мыслями что же такое цифровизация финансового управления. Для меня – это делегирование максимума обработок данных информационной системе, чтобы система готовила информацию, оставив за человеком лишь бремя принятия решения. Потому что искусственный интеллект еще не в состоянии полноценно заменить человека на этапе принятия решения. Такой же подход я использую и при управлении оборотным капиталом: система готовит все расчеты, показывает результаты расчета человеку, выдает рекомендации. А человек принимает решения, рекомендованные системой, или отклоняет их. Вот это я называю цифровизацией. До какого момента можно делегировать системе принятие решения в казначействе? Если по заявке условия оплаты по договору соответствуют взаиморасчетам с контрагентом на текущую дату, если заявка в пределах бюджета, если платёж идёт по графику в свой платежный день, то теоретически система может сама подготовить платежное поручение и направить его в банк не спрашивая человека. Однако прямо сейчас такой смелый подход в казначействе я бы не приветствовал. Система пока не может полностью заменить человека и, например, распознать мошенничество. Поэтому человек в текущей ситуации должен оставаться на этапе принятия решения. Но всю информацию для быстрого и правильного принятия решения ему должна предоставить система, причем «по одной кнопке».

Возвращаемся к заявке на расходование денежных средств.

Итак, все платежи мы делаем по заявкам на расходование, но заявки часто связаны с заказами поставщику. Посмотрите на такую структуру документов:

Рисунок 9

Сначала Заказ поставщику, потом Заявка, и на основании Заявки платежное поручение.